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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Tipp: So vergessen Sie garantiert nie wieder Reisekosten!

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Von Gerhard Schneider,

Nehmen Sie auf jede Reise einen Umschlag mit, am besten im DIN-A4-Format. Hierin sammeln Sie einfach alle Belege. Halten Sie unterwegs außen auf dem Umschlag einfach alle Daten der Reise fest, die Sie für die Reisekostenabrechnung benötigen:

 

  • Datum und Uhrzeit für Beginn, Stationen und Ende der Reise
  • Anlass der Reise
  • Verpflegungsmehraufwendungen pro Tag
  • Übernachtungskosten
  • Fahrtkosten: Gefahrene Kilometer (wenn Fahrt mit dem Wagen) bzw. Übersicht über die Bahnfahrten/Flüge/Taxifahrten
  • Reisenebenkosten (Parken etc.)

So haben Sie ohne Aufwand alle Papiere und Daten für eine bequeme Abrechnung beisammen und stellen sicher, dass unterwegs kein Beleg verlorengeht.

Die wichtigsten Infos zu Reisekosten auf einen Blick

Für Geschäftsreisen können Sie die folgenden 4 Arten von Kosten als Betriebsausgaben geltend machen:
1. Fahrtkosten
Hier gibt es 3 Möglichkeiten:

  • Wenn Sie mit dem Privatwagen fahren, setzen Sie pro Kilometer eine Pauschale von 0,30 € an.
  • Wenn Sie mit Ihrem Firmenwagen unterwegs sind, setzen Sie bei den Fahrtkosten nichts an, weil Sie alle Kfz-Kosten ja ohnehin schon als Betriebsausgaben geltend machen.
  • Reisen Sie mit Bus, Bahn oder Flugzeug, setzen Sie die tatsächlichen Kosten des Fahrscheins oder des Flugtickets an.

2. Verpflegungskosten
Hier können Sie lediglich Pauschalen absetzen – je nach Dauer Ihrer Abwesenheit. Wie hoch die Pauschalen sind, zeigt die folgende Übersicht:

Dauer der AbwesenheitPauschale bis 31.12.2013Pauschale seit 1.1.2014
24 Stunden24 €24 €
Weniger als 24 Stunden,
aber mindestens 14 Stunden
12 €12 €
Weniger als 14 Stunden,
aber mindestens 8 Stunden
6 €12 €

3. Übernachtungskosten

Sie können die tatsächlichen Kosten ansetzen, die Sie mit dem Hotelbeleg nachweisen. Allerdings dürfen Sie nur die reinen Übernachtungskosten geltend machen – die Kosten fürs Frühstück oder die Minibar müssen Sie herausrechnen.
4. Nebenkosten
Parkplatzgebühren, Telefonate, Gebühren für Gepäckaufbewahrung, Kosten für Mietwagen, Taxi – all das zählt zu den Nebenkosten, die Sie voll geltend machen können, wenn Sie Belege dafür haben.

So rechnen Sie die Pauschale ab

Die Geschäftsreise beginnt, wenn Sie Ihre Wohnung bzw. Ihren Arbeitsplatz verlassen. Sie endet, wenn Sie erstmals wieder zurückkehren. Wenn Sie also mehrere Geschäftsreisen verbinden, rechnen Sie diese zusammen.
Beispiel: Sie reisen von Ihrem Büro aus am 7.1.2014 um 8 Uhr zum Kunden A. Von dort aus fahren Sie um 14 Uhr direkt weiter zum Kunden B. Um 17 Uhr kehren Sie zurück. Ergebnis: Die Dienstreise dauerte insgesamt 9 Stunden. Sie können also ab 1.1.2014 12 € statt bisher nur 6 € ansetzen.

Das sollten Sie grundsätzlich beachten

Damit Sie die Pauschalen für eine Geschäftsreise überhaupt geltend machen oder an Ihre Mitarbeiter auszahlen dürfen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
Eine betrieblich veranlasste Reise liegt grundsätzlich immer dann vor, wenn Sie als Selbstständiger außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb Ihrer Betriebsstätte beruflich tätig werden, und zwar für mindestens 8 Stunden.
Das heißt: Sie können Reisekosten auch dann geltend machen, wenn Sie an Ihrem Wohnort mehr als 8 Stunden unterwegs sind. Beispiel: Sie können also etwa auch eine Verpflegungspauschale ansetzen, wenn Sie 8 Stunden eine Messe in Ihrer Stadt besuchen.

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