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Übernachtungen bei Dienstreisen: Das kann die GmbH Ihnen erstatten

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Von Sebastian Jördens,

Als Geschäftsführer sind Sie zumindest ab und zu auch über Nacht für Ihre GmbH unterwegs. Sei es, dass Sie eine Messe besuchen oder einen Kunden oder Lieferanten. Selbstverständlich bekommen Sie dann von Ihrer GmbH die Reisekosten erstattet. Die Erstattung ist für Sie steuerfrei, wenn sie die tatsächlichen Aufwendungen bzw. bestimmte Pauschalen nicht überschreitet.

GmbH darf weniger als den Maximalbetrag erstatten

Die GmbH als Arbeitgeber ist aber nicht gezwungen, diese maximal steuerfreien Beträge auch auszunutzen. Sie kann Ihnen oder anderen Mitarbeitern auch geringere Beträge erstatten. Die Differenz zu den tatsächlichen Kosten ist dann als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzbar.

Keine Werbungskosten können Sie dagegen geltend machen, wenn die GmbH die tatsächlichen Kosten erstattet, aber die von der Finanzverwaltung vorgegebenen Pauschalen höher sind. Dann fallen bei Ihnen nämlich objektiv gar keine Kosten an (BFH, 8.7.2010, Az: VI R 24/09).

Differenz zur Übernachtungspauschale ist nicht steuerlich absetzbar

Beispiel: Bei einer Auslandsreise nach Finnland übernachtet der Geschäftsführer einer GmbH in einer günstigen Pension. Dafür zahlt er pro Nacht 100 €. Nach den von der Finanzverwaltung für Auslandsreisen geltenden Pauschbeträgen dürfte die GmbH ihm sogar 150 Euro erstatten. Die Differenz von 50 Euro pro Nacht kann der Geschäftsführer aber nicht als Werbungskosten geltend machen.

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Erstattungsregelung im Geschäftsführer-Vertrag

Regeln Sie die Reisekostenerstattung für sich am besten direkt im Geschäftsführer-Vertrag. Sind Sie beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer ist eine solche Regelung zwingend vorgeschrieben. Sie kann wie folgt aussehen:

Der Gesellschafter-Geschäftsführer hat grundsätzlich Anspruch auf Erstattung seiner Reisekosten in Höhe der Beträge, die nach den lohnsteuerlichen Vorschriften steuerfrei ersetzt werden dürfen. Darüber hinausgehende Zahlungen sind zulässig, soweit sie auch einem Nicht-Gesellschafter-Geschäftsführer gewährt würden. Die betriebliche Veranlassung einer Reise ist nachzuweisen. Die Aufwendungen sind zu belegen, soweit üblicherweise Belege erstellt werden.

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