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Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreise - gesetzliche Vorschriften

 
Verpflegungsmehraufwand
© ivanko80 | Adobe Stock

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Arbeitnehmer können bei einer Auswärtstätigkeit eine Pauschale als Werbungskosten anrechnen. Arbeitgeber können diese ebenfalls zahlen. Der folgende Artikel erklärt praxisnah die Grundlagen zum Verpflegungsmehraufwand.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Rahmen einer Dienstreise oder generell bei einer Außendiensttätigkeit außerhalb der ersten Arbeitsstätte tätig sind, erhalten einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand. Dieser soll Kosten für Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit decken. Aus Gründen der Einheitlichkeit hat der Gesetzgeber unterschiedliche Verpflegungspauschalen im Gesetz verankert, die bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden als Verpflegungsmehraufwand angesetzt werden können.

Dieser Artikel erklärt, welche grundsätzlichen gesetzlichen Vorgaben Unternehmen in Bezug auf den Verpflegungsmehraufwand kennen sollten. Außerdem geht der Artikel darauf ein, ob es eine gesetzliche Notwendigkeit gibt, Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen zu zahlen und welche Pauschalen aktuell gelten. Da es erhebliche Unterschiede zwischen den Pauschalen bei Geschäftsreisen im Inland und im Ausland gibt, zeigt der Artikel ebenfalls auf, wie hoch Übernachtungs- und Verpflegungspauschalen in den wichtigsten Dienstreiseländern sind.

Verpflegungsmehraufwand aus Sicht des Gesetzgebers – was rechtlich relevant ist

Arbeitgeber unterliegen grundsätzlich keiner Rechtsverordnung, die vorschreibt, dass eine Verpflegungspauschale bzw. den Verpflegungsmehraufwand bei einer Dienstreise oder Auswärtstätigkeit bezahlt werden muss. Zahlt der Arbeitgeber keine Pauschale, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen ihrer jährlichen Einkommensteuererklärung anzurechnen. Im Einkommensteuergesetz (EStG) im § 9 Absatz 7 werden verbindliche Entfernungspauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen festgelegt.

Der Gesetzgeber erklärt, dass eine Verpflegungspauschale anzusetzen ist:

  • Wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit) ist.
  • Die Pauschalen werden zur Abgeltung der ihm tatsächlich entstandenen, beruflich veranlassten Mehraufwendungen bezahlt.

Die folgenden Verpflegungspauschalen gelten im Kalenderjahr 2021 je nach Abwesenheitsdauer:

28 Euro

Für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

14 Euro

Für einen An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet hat

14 Euro

Für einen Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist

 Wichtige Rechtsgrundsätze zum Verpflegungsmehraufwand

  1. Führt der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrere Auswärtstätigkeiten durch, können die Zeiten der Abwesenheit zusammengerechnet werden.
  2. Verpflegungsmehraufwendungen können ausschließlich für die Einkommensteuererklärung abgesetzt werden, wenn es sich um eine auswärtige berufliche Tätigkeit (Einsatzwechseltätigkeit) handelt. Diese liegt zum Beispiel bei einem Außendienstmitarbeiter vor, der täglich andere Kunden besucht. Arbeitet ein Monteur mehr als drei Monate auf derselben Baustelle, können keine Verpflegungspauschalen angesetzt werden. Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitsort an mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Zusammenfassend stehen allen Beschäftigten, egal ob diese abhängig oder selbstständig beschäftigt sind, Verpflegungspauschalen zu. Da Selbstständige ihre Aufwendungen bei Dienstreisen in voller Höhe absetzen können, profitieren vor allem abhängig Beschäftigte von der Zahlung einer Verpflegungspauschale.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die gültigen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen aus dem Einkommensteuergesetz zu übernehmen. Sie können diese ihren Mitarbeitern im Rahmen der monatlichen Spesen- oder Reisekostenabrechnung auszahlen. Mit einer Spesenabrechnung werden zusätzlich entstandene Fahrt- und Nebenkosten sowie Kosten von Übernachtungen abgerechnet.

Steuerfreiheit und motivatorische Mehrwerte für Arbeitgeber, die Verpflegungspauschalen bezahlen

Arbeitgeber, die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand an ihre Beschäftigten zahlen, haben einen besonderen steuerlichen Benefit. Die im § 9 EStG aufgeführten Verpflegungspauschalen in Höhe von 14 Euro oder 24 Euro sind grundsätzlich steuerfrei.

Gemäß § 40 EStG hat der Arbeitgeber gleichzeitig die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern höhere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen zu erstatten. Übersteigen die Pauschalen die gesetzlichen Vorgaben um nicht mehr als 100 Prozent, können sie zu einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent abgerechnet werden.

Arbeitgeber könnten sich beispielsweise entschließen, im Rahmen einer Außendiensttagung jeden vollen Tagungstag mit 24 Euro Verpflegungspauschale zu bezahlen, selbst wenn Vollverpflegung angeboten wird. Da aus gesetzlicher Sicht bei vollständiger Verpflegung kein Anrecht auf einen Pauschbetrag besteht, muss der Arbeitgeber die Pauschale versteuern.

Somit können Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen bezahlen, gleichzeitig motivatorisch punkten. Neben der Tatsache, dass sie Verpflegungspauschalen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten und Dienstreisen übernehmen, können sie durch großzügigere Pauschalen Mitarbeiter motivieren und das Employer Branding stärken. Unter dem Begriff Employer Branding versteht man alle Maßnahmen, die einen Arbeitgeber aus Sicht der Mitarbeiter attraktiv erscheinen lassen.

Verpflegungsmehraufwand und kostenlose Verpflegung – so berechnen Sie Kürzungen

Verpflegungspauschalen bzw. Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen sollen die Kosten der Mitarbeiter für entstandene Aufwendungen für Speisen und Getränke ausgleichen. Erhalten Beschäftigte während ihrer Auswärtstätigkeit vom Unternehmen kostenlose Verpflegung beispielsweise im Rahmen eines Mittagessens, müssen vom Pauschbetrag Kürzungen vorgenommen werden.

Der § 9 EStG erklärt:

„Wird dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:“

Frühstück

Abzüglich 20 %

Mittagessen

Abzüglich 40 %

Abendessen

Abzüglich 40 %

 Beispiel:

Ein Außendienstmitarbeiter arbeitet von 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr in seinem Vertriebsgebiet. Als Verpflegungspauschale kann er 14 Euro bei einer Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden für Verpflegungskosten ansetzen. Mittags trifft sich der Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten zum Mittagessen und zur Besprechung der aktuellen Verkaufszahlen. Er muss aus diesem Grund die Pauschale der Verpflegungskosten von 14 Euro um 40 % (= 5,60 Euro) kürzen. Er erhält als Verpflegungspauschale für diesen Tag 8,40 Euro ausbezahlt.

Dienstreisen im In- oder Ausland – das sind die Unterschiede

Die in § 9 EStG dargestellten Pauschalen von 14 Euro oder 24 Euro für eine Dienstreise oder Auswärtstätigkeit gelten ausschließlich im Inland als Werbungskosten. Bei einer Dienstreise ins Ausland können - übrigens auch noch am Abreisetag - abweichende Pauschalen angesetzt werden, über deren Höhe das Bundesfinanzministerium jährlich informiert. In den folgenden bei deutschen Unternehmen beliebten Dienstreiseländern, gelten abweichende Pauschalen:

Land

Abwesenheit 24 Stunden

Abwesenheit > 8 Stunden

Belgien

42 Euro

28 Euro

China (Peking)

30 Euro

20 Euro

China (Hongkong)

74 Euro

49 Euro

Frankreich (Paris)

58 Euro

39 Euro

Italien (Rom)

40 Euro

27 Euro

Katar

56 Euro

37 Euro

Niederlande

47 Euro

32 Euro

Österreich

40 Euro

27 Euro

Russische Föderation (Moskau)

30 Euro

20 Euro

USA (Washington D. C.)

62 Euro

41 Euro

USA (New York City)

58 Euro

39 Euro

Vereinigtes Königreich (London)

62 Euro

41 Euro

Die unterschiedlichen Pauschalen der einzelnen Länder oder Städte richten sich nach den jeweiligen Durchschnittskosten für die Lebenshaltung. Diese ist beispielsweise in den Vereinigten Staaten von Amerika höher als in der Russischen Föderation.

Neuerungen bei Auslandsdienstreisen seit 2021

  • Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland ohne Arbeitstätigkeit ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
  • Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes für den Abreisetag maßgebend.
  • Für die Zwischentage ist der Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
  • Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
  • Werden im Rahmen der Auslands-Dienstreise kostenlose Mahlzeiten angeboten, ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen. Dies bedeutet für die Praxis, dass die für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale angewandt wird, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Übernachtungskosten und Übernachtungspauschalen – das gilt im In- und Ausland

Grundsätzlich werden Arbeitgeber, die eine Auswärtstätigkeit oder eine Dienstreise im Inland mit Übernachtung anordnen, die Übernachtungskosten übernehmen. Sie sind rechtlich jedoch nicht verpflichtet, dies zu tun. Werden die vollen Kosten über eine Übernachtung in einem Hotel übernommen, handelte es sich um Arbeitgebersicht um eine Betriebsausgabe.

Arbeitnehmer haben neben der Unterbringung in einem Hotel ebenfalls die Möglichkeit, eine Übernachtungspauschale zu nutzen. Diese kann als Werbungskosten bei der jährlichen Einkommensteuererklärung angesetzt werden. Sie beträgt pro Übernachtung 20 Euro. Die Übernachtung muss im Rahmen der Einkommensteuererklärung mit einem Beleg nachgewiesen werden. Übernachtungspauschalen können nicht angesetzt werden, wenn ein Mitarbeiter privat bei Freunden und Bekannten übernachtet. Eine Übernachtungspauschale kann für maximal 3 Monate als Werbungskosten eingereicht werden.

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Übernachtungspauschalen bzw. den Verpflegungsmehraufwand im Inland zu zahlen. Sie können gleichzeitig im Rahmen der in Deutschland geltenden Vertragsfreiheit festlegen, die gesetzliche Übernachtungspauschale zu übernehmen oder höhere Pauschalen vereinbaren.

Übernachtung im Ausland – diese Pauschalen gelten 2021

Die meisten Unternehmen übernehmen die Übernachtungskosten ihrer Mitarbeiter bei einer Auslandsdienstreise. Ist dies nicht der Fall, können Arbeitnehmer teilweise hohe Übernachtungspauschalen ansetzen und als Werbungskosten über die Einkommensteuererklärung geltend machen. Folgende Übernachtungskosten in beliebten Dienstreiseländern können genutzt werden:

Land

Übernachtungspauschale

Belgien

135 Euro

China (Peking)

185 Euro

China (Hongkong)

145 Euro

Frankreich (Paris)

152 Euro

Italien (Rom)

135 Euro

Katar

149 Euro

Niederlande

122 Euro

Österreich

108 Euro

Russische Föderation (Moskau)

110 Euro

USA (Washington D. C.)

276 Euro

USA (New York City)

282 Euro

Vereinigtes Königreich (London)

224 Euro

Durch die Abrechnung von Pauschalen haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei einer Abwesenheit im Ausland ebenso die Option, durch günstigere Hotelkosten einen Teil der Pauschale für sich zu nutzen. Finden Reisende beispielsweise ein günstigeres Hotel in New York City für 150 Euro pro Nacht, können sie 116 Euro als steuerfreien Zusatzbetrag sichern.

Arbeitgeber können durch die Anwendung der Pauschalen-Regelung im Ausland ihre Buchhaltung vereinfachen. Darüber hinaus erhöht die Übernahme von Pauschalen die Motivation und beugt Neid im Kollegenkreis bei Dienstreisen und Auslandsübernachtungen vor. Zusammenfassend vereinfachen Pauschalbeträge die Auslandsübernachtung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sorgen für Motivation und geben Dienstreisenden Freiheit bei der Hotelwahl.

Fazit: Verpflegungsmehraufwendungen sind gesetzlich geregelt und können vom Arbeitgeber übernommen werden

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stehen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit oder Dienstreise auf Grundlage des Einkommensteuergesetzes Verpflegungspauschalen bzw. Verpflegungsmehraufwand zu. Sie können diese als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuerabrechnung geltend machen. Ebenso sieht der Gesetzgeber Pauschalen für Hotelübernachtungen vor.

Verpflegungspauschalen bzw. Verpflegungsmehraufwand für Mahlzeiten und Pauschalen für Hotels unterscheiden sich nach Reiseland. Während im Inland pauschal 20 Euro angerechnet werden können, sind im Ausland bis zu 314 Euro (San Francisco) angesetzt werden. Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern die Kosten für den Verpflegungsmehraufwand oder die Pauschalen für Hotelübernachtungen steuerfrei ersetzen. Eine gesetzliche Verpflichtung besteht nicht. Ein Großteil der Arbeitgeber in Deutschland orientiert sich aus motivatorischen Gründen und steuerlichen Überlegungen an den gesetzlichen Verpflegungspauschalen und ersetzt diese und weitere Kosten im Rahmen einer monatlichen Reisekostenabrechnung.

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