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Verpflegungspauschale überschritten: So fallen keine Beiträge an

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung

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Für Dienstreisen dürfen Sie Ihren Mitarbeitern Verpflegungspauschalen von pro Tag 6, 12 oder 24 € (je nach Dauer der Abwesenheit) steuerfrei zahlen. Wenig bekannt ist: Gemäß § 40 Abs. 2 EStG dürfen Sie diese Beträge um bis zu 100 % überschreiten und die zusätzlichen Zahlungen mit 25 % pauschal versteuern. Sozialversicherungsbeiträge fallen dafür nicht an (§ 2 ArEV).

Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie die Zahlungen bündeln. (BSG, 26.1.2005, B 12 KR 3/04 R):

Der Fall: Ein Arbeitgeber hatte seinen Außendienstmitarbeitern zusätzlich zur steuerfreien Pauschale eine Aufwandsentschädigung von damals 2.000 DM pro Jahr gezahlt. Davon erhielten die Mitarbeiter jeweils im Januar und im Juli 1.000 DM für das folgende Halbjahr. Nachträglich wurden hiervon Abzüge für Abwesenheitstage wegen Krankheit, Urlaub sowie Arbeitstage im Innendienst vorgenommen. Die Aufwandsentschädigungen wurden pauschal versteuert

  • bis Ende 1996 als „sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen“ gemäß § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG nach Antrag beim Finanzamt und
  • ab 1.1.1997 gemäß § 40 Abs. 2 EStG (siehe oben).

Die Krankenkasse hielt die Aufwandsentschädigungen insgesamt für sozialversicherungspflichtig und forderte die entsprechenden Beiträge.

Die Entscheidung: Die bis Ende 1996 gezahlten Aufwandsentschädigungen waren beitragspflichtig. Denn sonstige Bezüge gemäß § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG sind nur dann beitragsfrei, wenn es sich nicht um Einmalzahlungen handelt. Da die Aufwandsentschädigungen zum Zeitpunkt der Zahlung noch nicht einer konkreten Arbeitsleistung zugeordnet werden konnten, waren sie jedoch Einmalzahlungen und damit beitragspflichtig. Die Zahlungen ab 1.1.1997 waren hingegen gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 ArEV beitragsfrei.

Fazit: Auch bei der Antragspauschalierung nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG können Sie Beiträge sparen, wenn Sie die Aufwandsentschädigungen nachträglich und nur für die tatsächlichen Außendiensttage zahlen.

So funktioniert die Pauschalversteuerung auf Antrag

Zahlen Sie einer größeren Zahl von Arbeitnehmern (in der Regel mindestens 20) sonstige Bezüge, können Sie die Lohnsteuer für bis zu 1.000 € pro Mitarbeiter und Jahr nach Antrag beim Finanzamt pauschal erheben.
Der Pauschalsteuersatz wird dabei so festgesetzt, dass insgesamt nicht zu wenig Lohnsteuer abgeführt wird. Schuldner der Pauschalsteuer sind Sie als Arbeitgeber. Sie können sie jedoch im Innenverhältnis auf den Mitarbeiter abwälzen. Hier haben Sie also eine zusätzliche Möglichkeit, Ihrem Mitarbeiter etwas Gutes zu tun und gegebenenfalls (siehe oben) Sozialabgaben zu sparen.

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