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Für Entgeltabrechner sind die Unübersichtlichkeit und Sperrigkeit des derzeitigen Reisekostenrechts besonders bedauerlich, weil sie so oft damit...

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Wie Sie Ihre Reisekosten richtig absetzen

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Von Iris Schuler,

Es ist kompliziert genug, Reisekosten abzusetzen, z.B. wenn Sie mehrere Betriebsstätten haben oder es um reisende Mitarbeiter geht. Verschaffen Sie sich ein solides Basiswissen zum Thema „Reisekosten absetzen“, damit Sie Ihre eigenen Geschäftsreisen zu Kunden, Lieferanten, Messen oder Veranstaltungen so gut wie möglich als Reisekosten absetzen können.

Es wird nicht mehr unterschieden zwischen Geschäfts- bzw. Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Sie vorübergehend nicht in Ihrer Wohnung oder an einer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig werden. Das kann der Besuch beim Kunden oder Geschäftspartner sein, eine Einkaufsfahrt, ein Seminar oder der Aufenthalt auf einer Messe.

Reisekosten absetzen: Welche Kosten können Sie geltend machen?

Die Regeln, wie Sie Reisekosten absetzen sind relativ einfach. Sie können folgende Reisekosten geltend machen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungspauschalen, falls Sie länger als 8 Stunden unterwegs sind
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Wie Sie Ihre Fahrtkosten geltend machen

Besonders einfach setzen Sie Ihre Fahrtkosten ab, wenn Sie mit den tatsächlichen Kosten rechnen. Das bedeutet, dass Sie per Flugzeug, Bahn, Bus, Taxi, Schiff oder mit einem Mietwagen unterwegs waren. Sie haben die Tickets, Quittungen oder Rechnungen als Belege für Ihre Fahrtkosten. Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, setzen Sie die Netto-Beträge als Betriebskosten an, ansonsten die Butto-Beträge.

In Tickets und Quittungen von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxen innerhalb von 50 Kilometern muss die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen sein. Vergessen Sie nicht, diese zu ziehen, denn Sie verschenken ansonsten bares Geld.

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Falls Sie mit Ihrem Dienstwagen auf Geschäftsreise gehen, den Sie ohnehin schon absetzen, dürfen Sie keine Fahrtkosten zusätzlich geltend machen. Führen Sie ein Fahrtenbuch, können Sie die gefahrenen Kilometer für die Geschäftsreise unter den betrieblichen Fahrten eintragen. Einen privaten Umweg müssen Sie als Privatfahrt ausweisen. Diese Fahrtkosten können Sie nicht absetzen.

Unternehmen Sie eine Geschäftsreise in Ihrem Privatauto oder in einem geliehenen Fahrzeug, können Sie Fahrtkosten als Pauschale oder in tatsächlicher Höhe absetzen.

Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale absetzen

Ganz einfach setzen Sie Ihre Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale ab. Diese beträgt € 0,30 bei einem Auto, € 0,13 bei einem Motorrad, € 0,08 bei seinem Moped oder Mofa und € 0,05 bei einem Fahrrad. Rechnen Sie die Zahl der Kilometer für Hin- und Rückweg Ihrer Geschäftsreise aus, und nehmen Sie die Kilometerzahl mit der Kilometerpauschale mal. Sie haben den absetzbaren Betrag der Fahrtkosten schon ermittelt.

Aus einem Pauschalbetrag können Sie eigentlich keine Vorsteuer ziehen. Sie dürfen die Vorsteuer jedoch ziehen, wenn diese unmittelbar und ausschließlich auf die Verwendung des Autos für eine bestimmte, von übrigen Fahrten genau abgrenzbare Geschäftsreise entfällt.

Fahrtkosten als tatsächliche Kosten abziehen

Als Alternative zur Kilometerpauschale können Sie auch die tatsächlichen Fahrtkosten absetzen. Das Verfahren ist aufwändig, kann sich jedoch lohnen, wenn Ihr Privatauto teuer ist, also einen hohen Anschaffungspreis hatte, häufig Reparaturen anfallen und der Verbrauch hoch ist. Zusätzlich sollten Sie viele Kilometer geschäftlich fahren. Zur Absetzung der Fahrtkosten rechnen Sie die Gesamtkosten zusammen, die das Auto in einem Jahr verursacht hat und teilen den Betrag durch die Kilometer, die Sie laut Tacho gefahren sind. Das Ergebnis sind die Fahrtkosten, die Sie pro Kilometer absetzen können.

Zur Abrechnung der Fahrtkosten Ihrer Geschäftsreisen dürfen Sie den Kilometersatz nehmen, den Sie für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt haben. In der Regel ist das der Satz des letzten Jahres. Sie dürfen diesen so lange nutzen bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Wie Sie Kosten für Ihre Verpflegung absetzen

Eine Verpflegung auswärts ist meist teurer als eine zu Hause. Den Mehraufwand dürfen Sie steuerlich geltend machen und als Reisekosten absetzen. Sie können jedoch nicht die tatsächlichen Kosten für Speisen und Getränken als Reisekosten absetzen, aber es gibt pauschale Absetzungsbeträge je nach Dauer Ihrer Geschäftsreise. Die Vorsteuer dürfen Sie aus diesen Pauschalen nicht ziehen.

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen stehen Ihnen zu, wenn Sie mindestens 8 Stunden auf Geschäftsreise sind. Zwischen 8 und 14 Stunden stehen Ihnen € 6,- zu, zwischen 14 und 24 h sind es € 12,- und bei mehr als 24 h Abwesenheit sind es € 24,-.

Die tatsächlichen Verpflegungskosten dürfen Sie zwar nicht als Reisekosten absetzen, Sie sollten die Rechnungen und Quittungen für Speisen und Getränke dennoch sammeln. Daraus dürfen Sie nämlich die Vorsteuer ziehen.

Ab 0:00 Uhr meist neu berechnen

Sind Sie an einem Tag mehrfach auswärts tätig, rechnen Sie die Abwesenheitszeiten zusammen. Beginnt Ihre Geschäftsreise nach 16:00 Uhr, und Sie kehren vor 8:00 Uhr des folgenden Tages ohne eine Übernachtung zurück, rechnen Sie die gesamte Abwesenheitsdauer dem Tag der überwiegenden Abwesenheit zu. Wenn Sie vor 16:00 Uhr starten, nach 08.00 Uhr des Folgetages zurückkehren oder übernachten, rechnen Sie ab 0:00 Uhr die Zeit neu.

Führt Ihre Dienstreise Sie an einem Tag ins In- und Ausland, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgeblich. Es ist dabei egal, wo Sie länger waren. Bei Flugreisen gilt das Land mit dem Zeitpunkt der Landung als erreicht. Zwischenlandungen werden nicht berücksichtigt, es sei denn Sie übernachten dort.

Auswärtstätigkeit dauerte länger als drei Monate

Dauert dieselbe Auswärtstätigkeit länger als drei Monate, dürfen Sie keine Reisekosten für Ihre Verpflegung steuerlich geltend machen. Sie müssen Ihre Geschäftsreise mindestens für vier Wochen unterbrechen, damit einen neue Drei-Monats-Frist startet. Anders läuft es, wenn Sie die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an ein bis zwei Tagen pro Woche aufsuchen. Dann können Sie Reisekosten für den Verpflegungsmehraufwand absetzen. Das Gleiche gilt auch für Fortbildungen, die Sie besuchen.

Wie Sie Übernachtungskosten absetzen

Dauert Ihre Geschäftsreise mehrere Tage und Sie übernachten deshalb, können Sie im Inland die tatsächlichen Kosten laut Rechnung als Reisekosten absetzen. Im Ausland können Sie genauso vorgehen oder die für das Land geltende Übernachtungspauschale geltend machen.

Beachten Sie, dass Sie als Arbeitgeber für Ihre Arbeitnehmer für Übernachtungen im Inland ohne Nachweis einen Pauschalbetrag von € 20,- steuerfrei auszahlen dürfen. Reisen Sie selbst, können Sie Übernachtungskosten im Inland nicht als Pauschale absetzen.

Kosten für Verpflegung herausrechnen

Kosten für ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen dürfen Sie nicht als Reisekosten absetzen, weil Sie für die Verpflegung schon eine Pauschale geltend machen. Sind diese Kosten auf der Hotel Rechnung extra ausgewiesen, setzen Sie diese Kosten einfach nicht als Reisekosten ab. Bei Übernachtungskosten inklusive Verpflegung gibt es folgende Regelung:

Ist bei Ihren Übernachtungskosten das Frühstück inklusive, müssen Sie 20 Prozent der Verpflegungspauschale für 24 Stunden kürzen. In Deutschland beträgt die Verpflegungspauschale zurzeit € 24,-, 20 Prozent davon sind € 4,80. Sie dürfen also von Ihrer Hotelrechnung € 4,80 weniger als Reisekosten absetzen.

Ist im Übernachtungspreis auch noch ein Mittag- oder Abendessen enthalten, oder haben Sie eine Tagungspauschale gebucht? Dann kürzen Sie die Verpflegungspauschale jeweils um 40 Prozent. Das sind € 9,60 pro Mahlzeit.

Diese Regelung ist nur dazu da, dass Sie die Anteile für die Verpflegung aus Ihren Übernachtungskosten herausrechnen. Der Betrag für die Verpflegungspauschale bleibt unverändert.

Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, können Sie die volle Vorsteuer aus der Brutto-Rechnung des Hotels ziehen. Es ist egal, ob Sie den Betrag noch wegen darin enthaltener Mahlzeiten kürzen.

Vergessen Sie die Reisenebenkosten nicht

„Reisekosten absetzen“ bedeutet auch Reisenebenkosten steuerlich geltend machen. Dazu zählen die tatsächlichen Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Maut, Straßenbenutzungsgebühren und Parkplatzkosten, Telefonate oder Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn diese Kosten während einer Geschäftsreise angefallen sind. Es ist wichtig, dass Sie sämtliche Belege in diesem Zusammenhang für Ihre Reisekostenabrechnung sammeln. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, können Sie die Vorsteuer ziehen.

Kosten für Bekleidung, Koffer und andere Reiseutensilien sowie Strafzettel oder Bußgelder können Sie nicht als Reisekosten absetzen.

Dokumentieren Sie den betrieblichen Reisezweck

“Reisekosten absetzen“ ist in vielen Fällen ein umstrittenes Thema, zum Beispiel wenn der betriebliche Reisezweck nicht genau erkennbar ist. Kosten für ein Auswärtstätigkeit können Sie nur dann als Reisekosten absetzen, wenn es für Ihre Reise einen konkreten betrieblichen Anlass gibt.

Notieren Sie deshalb auf jeden Fall den konkreten betrieblichen Anlass. Schreiben Sie sich genau auf, wen Sie wann aus welchem geschäftlichen Grund und an welchem Ort besucht haben. Diese Dokumentation gehört in Ihre Reisekostenabrechnung, die Sie für jede einzelne Geschäftsreise anfertigen sollten.

Über die einzelnen Termine einer Geschäftsreise Buch zu führen, kostet Sie etwas Zeit. Der Aufwand zahlt sich jedoch aus.

Allgemeine Angaben reichen nicht aus

Zu allgemeine Angaben wie eine Recherchefahrt, Verschaffung eines Marktüberblicks oder eine Informationsreise werden meistens nicht anerkannt. Sie können die damit verbundenen Kosten nicht als Reisekosten absetzen. Haben Sie solche Reisekosten steuerlich geltend gemacht, kann es sein, dass Ihnen dieser Steuervorteil im Rahmen einer Betriebsprüfung wieder gestrichen wird.

Geschäftsreisen mit einem zusätzlichen privaten Anlass

War der private Anteil Ihrer Geschäftsreise mehr als geringfügig, müssen Sie die Reisekosten aufteilen. Dann gibt es die betrieblich absetzbaren Reisekosten sowie einen privat veranlassten Teil, der nicht absetzbar ist.

In manchen Fällen ist die Trennung nicht einwandfrei möglich. Selbst mit einer Schätzung können die Kosten nicht aufgeteilt werden. Der Fiskus erlaubt dann keinen Kostenabzug. Sie können keine Reisekosten absetzen, obwohl diese Regel umstritten ist.

Die private Mitveranlassung einer Geschäftsreise ist sicherlich ein Problem und teilweise schwierig. Es gibt zahlreiche Urteile dazu. Bewerten Sie diesen Sachverhalt jedoch nicht über. Es besteht kein Anlass dazu, dass Sie wegen privaten Aktivitäten in geringem Umfang aus Vorsicht darauf verzichten, Reisekosten abzuziehen.

Eindeutig betriebliche Aufwendungen, wie zum Beispiel Seminargebühren, können Sie auf jeden Fall voll als Reisekosten absetzen. Selbst bei gemischt veranlassten Kosten, haben Sie gute Chancen, einen Teil der Kosten als Reisekosten absetzen zu können. Haben Sie beispielsweise ein Bahn-Ticket, weil Sie nach dem Seminar noch einen Urlaubstag angehängt haben, können Sie die Kosten mit dem Zeitfaktor aufteilen. Sie sehen, es gibt verschiedene Möglichkeiten, und der Fiskus muss Ihnen das erst einmal streitig machen.

Wenn ein anderer Ort zu Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte wird

Damit Sie Ihre Reisekosten absetzen können, sollten Sie es vermeiden, dass ein anderer Ort zu Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte wird. Eine Auswärtstätigkeit liegt nur dann vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und nicht an Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig werden.

Erledigen Sie Ihre Aufträge an ständig wechselnden Tätigkeitsorten? Das kann die Arbeit bei einem Kunden sein oder der regelmäßige Besuch auf Baustellen. Ihre Einsatzorte werden dann nicht zu Ihren regelmäßigen Arbeitsstätten, auch dann nicht, wenn Sie länger als drei Monate an einer solchen Arbeitsstätte tätig sind. Maßgeblich ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit.

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Regelmäßige Besuche bei Kunden und auf Baustellen

Besuchen Sie von Ihrem Betrieb aus Kunden oder Baustellen, können Sie Reisekosten absetzen. Das gilt für Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Es ist egal, ob Sie zu Ihrem Kunden direkt von Ihrer Privatwohnung fahren oder von Ihrem Betrieb aus starten.

Üben Sie Ihre selbstständige Tätigkeit auf einem Fahrzeug aus, z.B. als selbstständiger Lkw-Fahrer, zählen Fahrten für einen Auftraggeber als Auswärtstätigkeit. Sie können die Kosten als Reisekosten absetzen.

Anderes verhält es sich, wenn Sie Ihre Arbeit nicht typischerweise an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten ausführen. Arbeiten Sie beispielsweise als Programmierer unbefristet an einem Projekt im Betrieb des Kunden oder Sie besuchen als selbstständiger Handelsvertreter das Büro des Auftragsgebers zur Abstimmung und Abrechnung, kann dieser Ort zur Betriebsstätte werden.

Dauerhafte Auswärtstätigkeit

Das trifft zu, wenn Sie an diesem Ort dauerhaft einer Tätigkeit nachgehen, unabhängig davon, wie häufig Sie diese Arbeitsstätte aufsuchen. Selbst wenn Sie nur einmal pro Woche anwesend sind, können Sie keine Reisekosten absetzen, sondern können diese nur noch im Rahmen einer Entfernungspauschale steuerlich geltend machen.

Es bietet sich deshalb an, für Ihren Auftraggeber nur vorübergehend zu arbeiten. Schließen Sie beispielsweise nur einen befristeten Arbeitsvertrag ab, ist Ihre Tätigkeit dort nicht auf Dauer angelegt. Es handelt sich um ein Auswärtstätigkeit und nicht um eine regelmäßige Arbeitsstätte. Wenn Sie auf diese Kleinigkeit achten, können Sie besser Ihre Reisekosten absetzen, gerade der Abzug Ihrer Fahrtkosten ist so zu Ihren Gunsten.

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