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Entgelterhöhungen gibt das Budget eines Unternehmens nicht immer her – zudem bleibt den Beschäftigten nach Abzug von Lohnsteuer und...

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Doppelte Spesen – keine Abgaben: So funktioniert der Trick mit den Reisekosten

 
Reisekosten Spesen

Von Günter Stein,

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Reisen gehen, können Sie meist nur die mageren Verpflegungspauschalen erstatten. Bei Inlandsreisen 2011 also die Folgenden:

Wenn Ihre Mitarbeiter auf Reisen gehen, können Sie meist nur die mageren Verpflegungspauschalen erstatten. Bei Inlandsreisen 2011 also diese:

Verpflegungspauschalen bei Inlandsreisen

Dauer der Abwesenheit Verpflegungspauschalen
24 Stunden 24 Euro
Weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden 12 Euro
Weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden 6 Euro
Weniger als 8 Stunden 0 Euro

Zahlt Ihr Unternehmen Mitarbeitern höhere Beträge als die Verpflegungspauschalen, werden auf den übersteigenden Betrag Lohnsteuer und Sozialabgaben fällig.

Aber:

Solange die Erstattung allerdings nicht mehr als das Doppelte der Pauschale beträgt – z. B. bei 8-stündiger Abwesenheit im Inland also bis zu 12 statt 6 € –, darf Ihr Unternehmen die Zahlung aber mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG). Die Steuer trägt dann das Unternehmen. Sie können aber auch eine Abwälzung auf den betroffenen Mitarbeiter vereinbaren. Sozialversicherungsbeiträge werden darauf weiterhin nicht fällig.

Hier ist die Grenze:

Erst wenn die Verpflegungspauschalen um mehr als das Doppelte überschritten werden, sind die darüber hinausgehenden Beträge voll steuer- und ggf. sozialabgabenpflichtig.

Beispiel: Das Unternehmen zahlt einem Arbeitnehmer für eine Geschäftsreise von 8 bis unter 14 Stunden eine Verpflegungskostenpauschale in Höhe von 13 €. Davon sind

  • 6 € steuer- und sozialabgabenfrei,
  • 6 € pauschal mit 25 % zu versteuern und
  • 1 € steuer- und sozialabgabenpflichtiges Arbeitsentgelt.

 

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