Unterweisung im Betrieb: Inhalte, Durchführung & Vorgaben

Was sind Unterweisungen?

Die Unterweisung ist ein wichtiges Instrument zur Umsetzung des betrieblichen Arbeitsschutzes. Gleichzeitig gewährleistet die Unterweisung die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Beschäftigten während ihrer Arbeitszeit. 

Was ist das Ziel bei einer Unterweisung?

Das Ziel einer Unterweisung ist es, eine Gefährdung am Arbeitsplatz zu vermeiden sowie Unfälle auf der Arbeit auf ein Minimum zu reduzieren. Daher steht die Unterweisung in engem Zusammenhang zur Gefährdungsbeurteilung – die Ermittlung und Beurteilung von Gefährdungen am Arbeitsplatz. Außerdem zielt die Unterweisung darauf ab, alle Mitarbeiter in den betrieblichen Arbeitsschutz mit einzubinden und leisten damit einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung einer verantwortungsvollen Arbeitsweise und eines sicherheitsbewussten Verhaltens. 

Welche Arten von Unterweisungen gibt es?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten der Unterweisung: die Erstunterweisung und die Folgeunterweisung – auch Wiederholungsunterweisung genannt. 

Was ist die Erstunterweisung?

Die Erstunterweisung bildet das Fundament für alle weiteren Unterweisungen und beinhaltet alle wichtigen Informationen zum betrieblichen Arbeitsschutz. Die Erstunterweisung ist vor allem bei Einstellungen sowie bei Änderungen im Arbeitsbereich relevant.  Die Erstunterweisung muss auch dann durchgeführt werden, wenn zum Beispiel neue Maschinen im Unternehmen eingeführt werden.

Was ist die Folgeunterweisung? 

Die Folgeunterweisung richtet sich nach den betrieblichen Erfordernissen und nach dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung. Wenn eine weitere Beurteilung die Erkenntnis bringt, dass ein erhöhtes Risiko für Gefährdungen am Arbeitsplatz besteht, müssen Sie eine Folgeunterweisung durchführen.

Wie sind Unterweisungen durchzuführen?

Im Vorfeld der Durchführung müssen Sie die Themen beziehungsweise die Unterweisungsinhalte festlegen, in denen Sie Ihre Beschäftigten unterweisen. Gleichzeitig müssen die Lernziele genau definiert sein. Eine wichtige Anforderung ist, dass Sicherheitsunterweisungen stets arbeitsplatz- und tätigkeitsbezogen erfolgen. Ihre Mitarbeiter sollen für die spezifischen Gefährdungen des Arbeitsbereiches sensibilisiert werden, die unmittelbar an ihrem Arbeitsplatz oder in ihrem Arbeitsbereich entstehen können. 

Deshalb sollten Sie ihnen zunächst die Lernziele der Unterweisung nennen und ihnen einen Überblick über die Unterweisungs-Themen geben. 

Sie können als Arbeitgeber auf Vorlagen und Muster zur Durchführung von Unterweisungen zurückgreifen, die von den einzelnen Berufsgenossenschaften kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Wichtig ist allerdings, dass Sie für Ihr Unternehmen ein individuelles Gesamtkonzept für den betrieblichen Arbeitsschutz erstellen und die Unterweisung speziell auf die Tätigkeiten und die Aufgabenbereiche Ihrer Mitarbeiter ausrichten. 

Ein weiteres Thema der Unterweisung ist die Vermittlung der Schutzmaßnahmen in einem Maßnahmenkatalog. 

Ihre Beschäftigten müssen in sämtlichen Schutzmaßnahmen unterwiesen werden, die zur Verringerung der Gefährdungen und zum Erhalt der Sicherheit und Gesundheit dienen. Außerdem muss das individuelle Verhalten zur Einhaltung der Schutzmaßnahmen auf der Agenda der Unterweisung stehen.

Fakt ist: Die Gefährdungen im Unternehmen sowie die einzelnen Sicherheitsvorkehrungen stehen bei der Unterweisung im Mittelpunkt.

Welche Inhalte sollten unterwiesen werden?

Welche Inhalte eine Unterweisung umfassen muss, ist stets abhängig von der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung. Sie als Arbeitgeber müssen die Beschäftigten in der Unterweisung einerseits über die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung aufmerksam machen. Andererseits müssen Sie die Schutzmaßnahmen umsetzen und die Mitarbeiter in den technischen, organisatorischen und den persönlichen Schutzmaßnahmen unterweisen. 

Unterweisungsinhalte ergeben sich jedoch ebenfalls aus bestimmten Verordnungen und Vorschriften. Dazu gehören unter anderem die:

• Lastenhandhabungsverordnung,
• Arbeitsstättenverordnung,
• Gefahrstoffverordnung,
• Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung und
• Betriebssicherheitsverordnung.

Welche Unterweisungsmethoden gibt es?

Wenn eine Sicherheitsunterweisung ins Haus steht, gibt es verschiedene Unterweisungsmethoden, mit dessen Hilfe Sie die Inhalte vermitteln können.

• Vortrag: Sie machen Ihre Mitarbeiter auf die Gefährdungen an Ihrem Arbeitsplatz aufmerksam und erläutern Ihnen die Ergebnisse der jüngsten Gefährdungsbeurteilung.
• Gespräch: Sie machen in einem Mitarbeitergespräch beziehungsweise mehreren Gesprächen auf die Gefährdungen im Betrieb sowie auf die Erkenntnisse der Gefährdungsbeurteilung aufmerksam.
• Rolle des Moderators: Es findet eine Mitarbeiterversammlung statt. Sie schlüpfen in die Rolle des Moderators und stellen gezielt Fragen zu Gefährdungen und zum betrieblichen Arbeitsschutz an die Mitarbeiter. Auf diese Weise kann einerseits vorhandenes Wissen abgefragt werden, andererseits können Kenntnisse zum Sicherheits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen erweitert werden.
• Diskussionsrunde: Hierbei sind Sie ebenfalls in der Rolle des Moderators, lassen jedoch Ihre Mitarbeiter überwiegend zu Wort kommen. Wenn zum Beispiel neue Technologien im Unternehmen zum Einsatz kommen, sollen vor allem langjährige und erfahrene Mitarbeiter die Gefährdungslage einschätzen und an Beschäftigte weitergeben, die erst kürzere Zeit im Betrieb sind. Auch das Für und Wider von Schutzmaßnahmen kann in Form einer Diskussion besprochen werden.
• Praktische Übung: Bei einer praktischen Übung erfahren Ihre Beschäftigten, wie der betriebliche Arbeitsschutz im Unternehmen funktioniert. Gleichzeitig wird bei einer Demonstration beziehungsweise Übung das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter gestärkt. Auf Gefährdungen am Arbeitsplatz wird vermehrt geachtet.

Wie können Unterweisungen aufgelockert werden?

Unterweisungen müssen keinesfalls trocken durchgeführt werden. Sie als Vorgesetzter können sie kreativ gestalten und zum Beispiel in Mitarbeitergespräche einbauen. Im Fachjargon “Toolbox-Meetings” genannt, bewirkt diese Methode der Unterweisung beim Mitarbeiter eine nachhaltige Sensibilisierung für Gefährdungen und für die eigene Sicherheit. 

Verschiedene Medien unterstützen Sie bei der visuellen Veranschaulichung Ihrer Themen und Ziele der Unterweisung. Folien, Tafeln und Filme können dabei helfen. Auch eine kurzweilige Power-Point-Präsentation ist hilfreich. Die Mitarbeiter sollten die Themen der Unterweisung rasch verinnerlichen und umsetzen. Die Umsetzung kann zum Beispiel in Einzel- oder Gruppenübungen erfolgen – zum Beispiel das Verhalten bei einem Arbeitsunfall. 

Auch der Punkt “Motivation der Beschäftigten” sollte bei der Unterweisung nicht vernachlässigt werden. Arbeitnehmer, die in Bezug auf den betrieblichen Arbeitsschutz positiv auffallen, können von Ihnen belohnt werden – beispielsweise mit einem Gutschein.

Wann und wie oft sind Unterweisungen durchzuführen?

Unterweisungen sind stets vor der Aufnahme der jeweiligen Tätigkeit im Betrieb durchzuführen – in Form einer Erstunterweisung. Das Arbeitsschutzgesetz regelt konkret, dass Arbeitgeber Unterweisungen bei der Einstellung sowie bei Änderungen im Aufgabenbereich durchführen müssen. Des Weiteren sind Unterweisungen stets während der Arbeitszeit der Beschäftigten durchzuführen.  

Außerdem muss eine Unterweisung dann erfolgen, wenn Unternehmen neue Arbeitsmittel oder technologische Verfahren in Produktionsprozessen einführen. Auch wenn es neue Erkenntnisse nach einer wiederholten Gefährdungsbeurteilung gibt, sind Sie als Vorgesetzter zur Unterweisung verpflichtet. In jedem Fall muss die Unterweisung mindestens einmal im Jahr erfolgen.

Wer darf Unterweisungen durchführen?

Sie als Arbeitgeber beziehungsweise als Unternehmensleiter tragen die Verantwortung für die Durchführung der Unterweisung und müssen Sie demnach durchführen. Wenn Ihnen dafür die Kompetenzen fehlen sollten, können Sie auch einen Verantwortlichen aus dem Unternehmen benennen, der diese Aufgabe wahrnimmt. In manchen Fällen führen die betriebseigenen Sicherheitsbeauftragten die Unterweisung durch. Es können jedoch auch andere Personen aus dem Betrieb sein. 

Wichtig ist, dass sich diejenigen, die die Unterweisung durchführen, mit den jeweiligen Tätigkeiten auskennen sowie mit den Gefährdungen, die daraus resultieren. Darüber hinaus sollten sie redegewandt sein und etwas pädagogisches Verständnis mitbringen, sodass jeder Mitarbeiter die Inhalte der Unterweisung verstehen und verinnerlichen kann. Außer dem Sicherheitsbeauftragten können Sie zum Beispiel einen Meister, eine Fachkraft oder einen Abteilungsleiter mit der Durchführung der Sicherheitsunterweisung beauftragen.

Wichtig: Wenn Sie Leiharbeiter beschäftigen, ist der Entleiher zur Unterweisung verpflichtet. Dabei müssen diese die berufliche Qualifikation und die Erfahrung der Personen, die ihm zur Arbeitsleistung überlassen werden, berücksichtigen. Sonstige Pflichten bezüglich des Arbeitsschutzes liegen bei Ihnen.

Wie müssen Unterweisungen dokumentiert werden?

Die analoge Dokumentation der Unterweisung geschieht mithilfe eines Formulars. Neben dem Datum der Durchführung und den namentlich genannten Teilnehmern der Unterweisung muss das Formular die vermittelten Inhalte beinhalten. Zudem müssen die Teilnehmer die Teilnahmebestätigung in Form ihrer Unterschrift leisten. Das Dokument muss mindestens zwei Jahre aufbewahrt und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorgelegt werden. 

Darüber hinaus gibt es softwarebasierte Unterweisungssysteme, die Sie bei der Dokumentation entlasten. Ein Vorteil der elektronischen Durchführung: Mehrfachunterweisungen und Nichtteilnahmen werden so vermieden. Zudem können Ihre Mitarbeiter die Unterweisungsinhalte jederzeit einsehen.

Müssen Unterweisungen von Arbeitnehmern nachgeholt werden?

Sollte ein Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Unterweisung aufgrund von Krankheit oder Urlaub fehlen, muss er die Unterweisung zum nächstmöglichen Termin nachholen. Sie als Vorgesetzter müssen daher einen neuen Termin ansetzen.

Welche Strafen drohen Ihnen bei fehlender Unterweisung?

Wenn Sie die Unterweisung nicht durchführen, drohen Ihnen hohe Geldstrafen. Der Gesetzgeber sieht Bußgelder bis zu 10.000 Euro vor (§ 209 Abs. 3 SGB VII). Darüber hinaus sieht die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ein Bußgeld von 5.000 Euro vor, wenn Sie Ihre Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit nicht unterwiesen haben. Mit einer Geldstrafe von 5.000 Euro müssen Sie laut ArbStättV auch dann rechnen, wenn keine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt und/oder unzureichend dokumentiert wurde.

Was sind die gesetzlichen Grundlagen der Unterweisung?

Unterweisungen werden vom Gesetzgeber in §12 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) geregelt. Darin heißt es, dass Sie die Beschäftigten während ihrer Arbeitszeit ausreichend und angemessen über die Sicherheit und den Gesundheitsschutz bei der Arbeit unterweisen müssen. 

Neben dem Arbeitsschutzgesetz gibt es weitere Vorschriften und Verordnungen, die Sie zur Unterweisung Ihrer Beschäftigten verpflichten.

• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG): § 29 Unterweisung über Gefahren
• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): § 12 Unterweisung und besondere Beauftragung von Beschäftigten
• DGUV Vorschrift 1 “Grundsätze der Prävention” (§ 4 Unterweisung der Versicherten)
• Biostoffverordnung (BioStoffV): § 14 Betriebsanweisung und Unterweisung der Beschäftigten
• Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): § 14 Unterrichtung und Unterweisung der Beschäftigten
• Strahlenschutzverordnung (StrlSchV): § 63 Unterweisung
• Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung: § 11 Unterweisung der Beschäftigten