Unterweisung von Fremdfirmen

So minimieren Sie Haftungsrisiken durch eine Unterweisung der Fremdfirmen

Der Einsatz von Fremdfirmen ist im modernen Geschäftsalltag unverzichtbar. Ob spezialisierte Wartungstechniker, Reinigungskräfte oder Bauhandwerker, externe Experten bringen wertvolles Know-how in den Betrieb. Doch mit dieser Flexibilität steigt das Risiko für komplexe Schnittstellenunfälle.

Für Entscheider stellt sich dabei eine kritische Frage: Wie lässt sich die Verantwortung für den Arbeitsschutz rechtssicher organisieren, wenn Mitarbeiter fremder Firmen auf dem eigenen Gelände tätig werden? Der Schlüssel liegt in einer strukturierten Unterweisung von Fremdfirmen und einer lückenlosen Dokumentation von Unterweisungen.

Klare Verantwortliche schaffen Sicherheit

Bevor operative Maßnahmen ergriffen werden, müssen die Rollen klar definiert sein. Der Auftraggeber, meist der Betreiber des Standorts, trägt die Verantwortung für die allgemeine Infrastruktur und die dort geltenden Sicherheitsregeln. Der Auftragnehmer, die Fremdfirma, entsendet seine Beschäftigten zur Erbringung einer Dienst- oder Werkleistung. Als essenzielles Bindeglied fungiert der Koordinator (eine vom Auftraggeber benannte Person), die befugt ist, Sicherheitsabläufe zu harmonisieren, bei Gefahr einzugreifen und sicherzustellen, dass die Anforderungen des Arbeitsschutzes nicht nur auf dem Papier existieren, sondern aktiv gelebt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Vertragsgestaltung

Die Rechtsgrundlage für den Schutz von Fremdpersonal ist eindeutig. Gemäß § 8 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sind Auftraggeber verpflichtet, sicherzustellen, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber während ihrer Tätigkeit im eigenen Betrieb keine Gefährdungen erfahren. Doch wie unterscheidet sich die Verantwortung?

Die Auswahl der Partner sollte bereits mit dem Arbeitsschutz beginnen. Eine Präqualifikation prüft, ob das Unternehmen nicht nur fachlich geeignet ist, sondern auch über gelebte Sicherheitsstandards verfügt. Achten Sie auf Zertifizierungen und die nachgewiesene Qualifikation der entsandten Kräfte.

Verträge sollten zudem explizite Klauseln enthalten: Sicherheitsmängel dürfen nicht nur geduldet werden, sondern müssen als Grund für Vertragsstrafen oder bei Gefahr im Verzug als Grundlage für einen sofortigen Baustopp definiert sein.

Gemeinsame Gefährdungsbeurteilung: Der Sicherheits-Check

Ein häufiger Fehler ist die isolierte Betrachtung von Gefahren. Die Gefährdungsbeurteilung darf kein reiner Verwaltungsakt hinter verschlossenen Türen sein. Sie ist ein Dialog. Der Auftraggeber kennt die betriebsspezifischen Tücken, etwa Lärmquellen, Gefahrstoffe oder laufende Anlagen. Die Fremdfirma kennt ihre tätigkeitsspezifischen Risiken, beispielsweise durch den Einsatz von Schweißgeräten oder Arbeiten in der Höhe.

Erst aus der Kombination beider Perspektiven entsteht ein Schutzkonzept, das wirkt. In der Produktion beispielsweise muss der Auftraggeber auf das Risiko des unbeabsichtigten Anlaufens von Maschinen hinweisen, woraufhin die Fremdfirma verpflichtet wird, ein striktes LOTO-Verfahren (Lockout-Tagout) anzuwenden. In der Logistik müssen Fahr- und Fußwege zwischen eigenen Gabelstaplern und fremden Wartungskräften konsequent getrennt werden.

Der Prozess der Unterweisung von Fremdfirmen

Um Sicherheit bei Fremdeinsätzen zu garantieren, empfiehlt sich ein strukturierter Prozess. Alles beginnt mit der Benennung eines Auftragsverantwortlichen. Ohne einen klaren Ansprechpartner verliert sich Kommunikation. Gefolgt vom Einsatz eines Koordinators, der die Oberaufsicht über alle sicherheitskritischen Prozesse behält. Ein detailliertes Leistungsverzeichnis stellt sicher, dass Umfang und Anforderungen der Arbeiten bereits vor Vertragsunterzeichnung klar sind.

Die Unterweisung von Fremdfirmen selbst sollte idealerweise vor Ort stattfinden. Abstrakte Belehrungen im Konferenzraum sind wenig effektiv. Ein Gang zum Einsatzort, bei dem Gefahrenstellen direkt visualisiert werden, bleibt im Gedächtnis. Entscheidend ist hierbei die Dokumentation von Unterweisungen. Jedes Gespräch über Schutzmaßnahmen muss in einem Formular festgehalten und von allen Beteiligten unterzeichnet werden. Dieser Unterweisungsnachweis ist Ihr wichtigster Beleg bei einer Kontrolle durch die Berufsgenossenschaft oder im Falle eines Unfalls.

Best Practices für eine gelebte Sicherheitskultur

Eine gute Dokumentation von Unterweisungen ist eine Sache, die Umsetzung in der Praxis eine andere. Machen Sie Fremdpersonal für Ihre Belegschaft kenntlich, beispielsweise durch Besucherausweise oder deutlich sichtbare Westen. Dies schafft soziale Kontrolle und fördert die Achtsamkeit. Vergessen Sie dabei nie, Ihre eigenen Mitarbeiter einzubeziehen. Auch sie müssen wissen, wenn gerade in ihrer Nachbarschaft externe Arbeiten stattfinden, die ihr gewohntes Arbeitsverhalten einschränken könnten.

Nach Abschluss der Arbeiten empfiehlt sich ein kurzes Feedback-Gespräch. War die Sicherheitskommunikation effektiv? Gab es kritische Situationen, die in der Vorbereitung nicht bedacht wurden? Dieses Wissen fließt in die nächste Unterweisung von Fremdfirmen ein und sorgt für eine stetige Prozessoptimierung.

Praxis-Beispiel: Warum die Unterweisung von Fremdfirmen nötig ist

Der Mitarbeiter auf dem Foto (Ein Mitarbeiter einer Reinigungsfirma) hat die Arbeitsbühne auf einem nicht dafür vorgesehenen Weg verlassen und ist auf das Dach umgestiegen. Fällt dieser Mitarbeiter vom Dach, hat nicht nur sein Unternehmen ein Problem, sondern auch Sie als Auftraggeber.

Warum ist das ist verboten?

• Das Dach hat keine Absturzsicherung in Form einer Attika oder eines Geländers mit einer Höhe von mindestens 1 m. Es besteht also Absturzgefahr, weil er sich auf weniger als 2 m Abstand der Dachkante genähert hat.
• Das Glasdach ist nicht durchsturzsicher und nicht zum Betreten freigegeben.
• Der Mitarbeiter trägt keine Absturzsicherung!

Konsequenzen bei Missachtung

Arbeitsschutz ist kein optionales Extra. Wenn Sicherheitsregeln konsequent missachtet werden, ist Zögern fehl am Platz. Als Auftraggeber tragen Sie eine Mitverantwortung. Ein unmittelbarer Einsatzstopp bei Gefahr im Verzug ist keine bloße Empfehlung, sondern eine notwendige Schutzmaßnahme.

Denken Sie daran: Die sauberste Dokumentation von Unterweisungen nützt wenig, wenn vor Ort die Realität ignoriert wird. Ein starker Sicherheitsstandard, der auch bei Fremdfirmen durchgesetzt wird, ist ein wesentliches Qualitätsmerkmal eines professionell geführten Betriebs. Die Unterweisung von Fremdfirmen ist ein komplexes Thema, aber mit der richtigen Struktur und einer konsequenten Dokumentation von Unterweisungen schaffen Sie ein sicheres Arbeitsumfeld für alle Beteiligten.

Checkliste-Unterweisung: 10 Schritte zum sicheren Arbeiten mit Fremdfirmen

Die folgenden 10 Schritte sind bei der Unterweisung von Fremdfirmen unerlässlich:

1. Den Auftragsverantwortlichen benennen

Legen Sie fest, wer in Ihrem Betrieb der Verantwortliche für die jeweiligen Arbeiten ist. Er ist der Ansprechpartner der Fremdfirma in Ihrem Unternehmen. Der Auftragnehmer wird bei der Auftragsvergabe angewiesen, sich bei dieser Person an- und abzumelden und die auftragsrelevanten Informationen abzuholen.

2. Den Koordinator bestimmen

Beachten Sie: Es kann nur einen Koordinator geben. Aufgaben des Koordinators können sein:

• Aufstellen eines Arbeitsablaufplans
• Festlegen, wer darf/muss wo mit welcher Arbeit unter welchen Voraussetzungen
  innerhalb welcher Zeit arbeiten
• Definition von Gefahrenbereichen
• Abstimmung von Sicherheitsmaßnahmen vor Aufnahme der jeweiligen Arbeiten
• Information an betroffene und ggf. benachbarte Bereiche
• Festlegung von Maßnahmen für den Störungs-/Notfall
• Überprüfung der Einhaltung des aufgestellten Arbeitsablaufplans und der Sicherheitsmaßnahmen
• Bei Bedarf Festlegung zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen
• Information von Auftraggeber und Fremdunternehmer über etwaige Planänderungen
  Eingreifen muss der Koordinator, wenn
• Sicherheitsbestimmungen und Schutzmaßnahmen missachtet werden,
• die Mitarbeiter unvorhergesehene Situationen, in denen sie selbst oder Dritte gefährdet werden, nicht allein meistern können,
• die Fremdfirma ihrer Aufgabenstellung offensichtlich nicht gewachsen ist.

3. Leistungsverzeichnis erstellen

Beabsichtigen Sie, eine Arbeitsaufgabe durch eine Fremdfirma ausführen zu lassen, empfiehlt es sich, schon vor der Auftragsvergabe den Vertragsgegenstand im Werk- oder Dienstvertrag konkret festzulegen und die Leistungen detailliert zu beschreiben. Dazu bietet sich ein Leistungsverzeichnis in Form eines Pflichtenheftes oder einer Zeichnung an.

4. Regeln für Fremdfirmen festlegen

Wenn Sie regelmäßig mit Fremdfirmen arbeiten, empfiehlt es sich, Regeln in Form einer Betriebsordnung aufzustellen. Halten Sie alles fest, was in Ihrem Betrieb für alle gilt, wie Zutrittsverbote oder das Tragen von PSA. Informieren Sie in Ihrer Betriebsordnung auch gleich über die betriebliche Notfallorganisation. Damit stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter von Fremdfirmen immer wissen, wie sie sich etwa bei Feueralarm zu verhalten haben. Legen Sie fest, dass auf Ihrem Gelände nur geprüfte Arbeitsmittel verwendet werden dürfen.

5. Vertrag schließen

Schließen Sie einen Vertrag mit dem Auftragnehmer. Stellen Sie sicher, dass das Leistungsverzeichnis und die Regeln für die Fremdfirmen ein verbindlicher Vertragsbestandteil sind und der Auftragnehmer diese Unterlagen auf jeden Fall erhalten hat. Lassen Sie sich einen verantwortlichen Ansprechpartner des Auftragnehmers schriftlich mit Kontaktdaten nennen. Bestehen Sie auf dessen Anwesenheit während der Arbeiten und einer benannten, anwesenden Vertretung, wenn dieser nicht zugegen ist.

6. Auftragnehmer informieren

Informieren Sie den Auftragnehmer über die betrieblichen Rahmenbedingungen
bezüglich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes für den Bereich, in dem er tätig werden soll. Weisen Sie ihn auf besondere Gefahren und Gefahrenschwerpunkte sowie Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln hin. Kurz: Unterweisen Sie die Fremdfirma.

7. Fremdfirmenmitarbeiter kenntlich machen

Sorgen Sie dafür, dass Ihre eigenen Kollegen wissen, wer von einer Fremdfirma stammt. Machen Sie das beispielsweise mit Besucherausweisen oder Warnwesten kenntlich.

8. Dokumentieren Sie alles ausführlich

Finden Abstimmungen zu Arbeitsschutzmaßnahmen und gegenseitigen Gefährdungen statt, empfiehlt es sich, diese zu dokumentieren. Erstellen Sie dafür ein Formular, welches alle Beteiligten unterschreiben.

9. Eigene Mitarbeiter unterweisen

Vergessen Sie nicht, Ihre eigenen Kollegen zu unterweisen. Auch sie müssen wissen, was gerade aktuell ist und worauf sie zu achten haben, insbesondere dann, wenn es zu gegenseitigen Gefährdungen kommen kann und bestimmte, sonst übliche  Verhaltensweisen zu unterlassen sind.

10. Nachbetrachtung oder Feedback

Halten Sie nach einem abgeschlossenen Projekt fest, was gut war und was nicht optimal gelaufen ist. Ermitteln Sie Verbesserungspotenziale. So können Sie den Prozess des Fremdfirmeneinsatzes stets verbessen und vorantreiben.

Weitere Ratgeber zum Thema Unterweisung finden Sie im Folgenden:

Erstunterweisung: Bedeutung, Inhalte & Durchführung

Wie ist die Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise?

Arbeitsschutzbelehrung: Definition, Ablauf und Durchführung

Unterweisungsnachweis: Inhalte, Muster + Pflicht

Fazit zur Unterweisung von Fremdfirmen – regeln, fixieren und nachhalten

„Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben“, so steht es in § 8 Arbeitsschutzgesetz. Das erfordert von Ihnen einen eindeutigen Regelungsbedarf. Ignorieren dürfen Sie das nicht. Wer im Fall eines Unfalls eines Fremdmitarbeiters im Betrieb verantwortlich ist, kann nicht pauschal beantwortet werden.

Denn hier kommt es dann auf die jeweiligen Gesamtumstände an. Die Verantwortung für den Arbeitsschutz tragen in solch einem Fall der Arbeitgeber und Betriebsleiter des Auftraggebers und Auftragnehmers, die Koordinatoren, ggf. auch der Bau- oder Projektleiter sowie die Führungskräfte der Fremdfirma. Daher ist es wichtig, den Umgang miteinander zu regeln, diese Regelungen zu fixieren und alle Schritte zu dokumentieren bis hin zur Unterweisung der Mitarbeiter des Auftragnehmers und Auftraggebers.