PR- und Öffentlichkeitsarbeit: So führen Sie erfolgreiche Pressegespräche

Anlässe für ein Pressegespräch

Das kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Sie in den Folgemonaten ein Thema verstärkt lancieren wollen oder eine Kampagne starten.

Weitere Anlässe für ein Pressegespräch können sein:

• eine (neue) Unternehmensstrategie,
• eine Standorterweiterung,
• Ihre Weiterbildungsinitiative für die Mitarbeiter,
• der Wunsch, Irritationen oder Missverständnisse auszuräumen,
• Verständnis für die Vorhaben zu wecken oder
• das neue soziale Engagement des Unternehmens.

Wie Sie erfolgreiche und professionelle Pressegespräche führen

Laden Sie nur wenige Journalisten ein

Während Sie zur Pressekonferenz ganz breit alle relevanten Medien einladen, sollten Sie für das Pressegespräch eine Auswahl treffen: Laden Sie die für Sie wichtigsten Medienvertreter ein.

Das sind zum einen die Journalisten, zu denen Sie ohnehin einen guten Kontakt haben, und zum anderen Journalisten, zu denen bisher noch kein so intensiver Kontakt bestand, in deren Medien Ihr Unternehmen aber unbedingt besser vertreten sein sollte. Vielleicht fehlte dem Vertreter des Mediums bisher nur Wissen über Ihr Unternehmen oder ein Ansatz für die Berichterstattung. Beides kann das Pressegespräch bieten.

Tipp: Wenn die Auswahl schwer fällt – beraumen Sie zwei Termine an: Einen für die Medienvertreter, die Sie schon kennen, einen für die, die Sie kennen lernen möchten.

Vorteile des Pressegesprächs: Mehr Nähe, bessere Zusammenarbeit

Der zum Pressegespräch geladene Journalist weiß: Im Unterschied zur Pressekonferenz geht es bei einem Pressegespräch nicht darum, unmittelbar im Anschluss einen Artikel zu schreiben. Im Vordergrund stehen stattdessen Informationen, die der Journalist mittel- und langfristig als Hintergrundwissen für seine Arbeit benötigt, um Vorgänge oder Themen besser zu verstehen. Das Pressegespräch eröffnet dem Journalisten auch die Möglichkeit, im direkten Dialog mit den Unternehmensrepräsentanten die Themen zu erörtern, die ihn besonders interessieren. Denn am Pressegespräch sollten die hochrangigen Vertreter des Unternehmens teilnehmen. Daneben ggf. die Leiter der Abteilungen, deren Arbeit Thema des Pressegesprächs ist, sowie Sie als PR-Verantwortlicher.

Ein weiterer Vorteil: Der Gesprächspartner aus dem Unternehmen bleibt besser im Gedächtnis haften. Die Folge: Sucht der Journalist zu einem späteren Zeitpunkt einen Interviewpartner aus Ihrer Branche, erinnert er sich bestimmt an den Geschäftsführer Ihres Unternehmens.

Geheimnisse bleiben geheim

Pressegespräche dienen auch dazu, den Journalisten (noch) vertrauliche Informationen zu geben. Diese dürfen nicht veröffentlicht werden, sondern dienen einzig zum besseren Verständnis. Journalisten halten sich in der Regel daran, diese Information nicht preiszugeben.

Dazu sind sie per Pressekodex verpflichtet. Es besteht allerdings das Restrisiko, dass sich der Journalist eine andere Quelle sucht, die ihm die vertrauliche Nachricht bestätigt, so dass er sie mit Verweis auf diese andere Quelle doch noch veröffentlichen kann.

PR Praxis-Tipps für erfolgreiche Pressegespräche

• Laden Sie maximal fünf Journalisten zum Pressegespräch ein.
• Stimmen Sie den Termin vorab telefonisch mit den für Sie wichtigsten Medienvertretern ab. So können Sie sicher sein, dass diese Zeit haben. In der Regel reicht es, drei Wochen vor dem Termin anzurufen.
• Verschicken Sie die Einladungen drei Wochen vor dem Termin.
• Bereiten Sie sich auf das Pressegespräch inhaltlich genauso intensiv und präzise vor wie auf eine Pressekonferenz.
• Entwickeln Sie einen Ablaufplan und stimmen Sie innerhalb des Unternehmens die Statements mit den teilnehmenden Personen ab.
• Wählen Sie für das Pressegespräch den Konferenzraum Ihres Unternehmens.
• Denken Sie auch an einen kleinen Imbiss: Konferenzgetränke und ein paar Schnittchen sind immer angebracht, schließlich dauert ein Pressegespräch gerne auch mal anderthalb Stunden.

Frühstück und Kamingespräch sind besonders beliebt

Pressefrühstück und Kamingespräch sind zwei Varianten für das Pressegespräch. Beide Veranstaltungen finden in der Regel im kleinen Kreis mit maximal fünf bis sechs Journalisten statt.

Während das Pressefrühstück einen deutlichen Arbeitscharakter hat und in der Regel auch nach einer bis anderthalb Stunden vorbei ist, bietet das Kamingespräch Raum für ausführlichere Besprechungen.

Auch wenn es inhaltlich natürlich um fachliche Themen geht – ein wichtiges Ziel besteht darin, sich besser kennen zu lernen und Vertrauen aufzubauen.

Fazit der Redaktion von PR Praxis:

Ein guter Termin für Pressegespräche sind die ruhigeren Sommermonate. Dann haben die Journalisten eher Zeit, um die Kontakte zu Unternehmen zu pflegen, und den Kopf frei, um sich Hintergrundwissen für die turbulenteren Monate des Jahres anzueignen.