Wie Sie eine Mitarbeiterzeitschrift herausgeben und was Sie dabei beachten müssen

Dabei spielen Ihr Know- how, Ihr Sinn für Aktualität, Ihr Sprachgefühl und Ihr Wissen darum, wie integrierte Kommunikation funktioniert, eine maßgebliche Rolle. Doch neben dieser Kür gibt es Vorschriften und Regeln. Ob rechtlich vorgeschrieben oder aus Erfahrung empfohlen, diese Hinweise erleichtern Ihnen die Einhaltung der Pressebestimmungen, die Zusammenarbeit mit Fotografen und Textern, den Versand und die Archivierung.

Titelblatt, Name und Layout Ihrer Mitarbeiterzeitschrift stehen fest. Titel und Motiv ändern sich mit jeder Ausgabe – ebenso das Nennen der Heft-Highlights. Kleine Konstanten, die den Versand, die Archivierung und die Zitierfähigeit vereinfachen, sind hingegen:

• Hinweis, dass es sich um die kostenlose Mitarbeiterzeitschrift Ihres Unternehmens handelt,
• die Nummerierung der Ausgabe, und zwar chronologisch und jährlich, z. B. 1/2008 oder, wenn es sich um einen monatlichen Erscheinungsrhythmus handelt: Januar 2008,
• Erscheinungsort,
• Postversandnummer oder freie Fläche für entsprechenden Strichcode – je nach Versand-Dienstleister.

7 Regeln für Ihre Mitarbeiterzeitschrift

1. Impressum

Das Impressum ist in Deutschland für alle periodisch erscheinenden Publikationen Pflicht. Es muss mit jeder Ausgabe veröffentlicht werden, und zwar als solches erkennbar, also anders gestaltet als der redaktionelle Teil. Setzen Sie diese Angaben in einen Kasten mit Hintergrundfarbe am Ende einer Seite, wählen Sie die Schrift mit geringerer Punktgröße und geben Sie mindestens an:

• verantwortlicher Redakteur
• redaktionelle Mitarbeiter
• Herausgeber
• Verlag
• Werbeberatung
• Druck
• Gesamtproduktion.

Informationen und Beratung zum Impressum Ihrer Mitarbeiterzeitschrift erhalten Sie beim Deutschen Presse Verband e. V. unter www.dpv.org.

2. Anzeigen

Hin und wieder stellt sich die Frage nach Anzeigen. Das kann bei Mitarbeiterzeitschriften mit höheren Auflagen durchaus empfehlenswert sein, weil sie Geld in die Kasse bringen. Aber bitte bedenken Sie: Anzeigen müssen als solche gekennzeichnet und erkennbar sein.

3. Urheberrecht

Beauftragen Sie Dritte mit dem Schreiben eines Textes, so vereinbaren Sie vorher schriftlich, in welchem Umfang, zu welchem Zeitpunkt und für welchen Zweck dieser Beitrag erstellt werden soll. Sinnvoll ist der Zusatz, dass Sie die Rechte am Text erhalten, somit entfällt bei wiederholter Veröffentlichung ein weiteres Honorar.

Markieren Sie den Text in der Mitarbeiterzeitschrift mit dem Namen des Autors. Ebenso sind Fotos mit dem Namen des Fotografen und Grafiken mit einer Quellenanzeige zu versehen. Professionelle Fotos dürfen – wenn es nicht ausdrücklich anders vereinbart wurde – nur für diese eine vereinbarte Veröffentlichung abgedruckt werden, und zwar in der gelieferten Form – auch wenn die Versuchung groß sein mag, Retuschearbeiten vorzunehmen. Widersagen Sie, denn dieser Eingriff würde dem Urheberrecht widersprechen.

4. Das Recht am eigenen Bild

Erst die Fotos der Mitarbeiter lassen die Zeitschrift individuell und bunt erscheinen. Aber Vorsicht: Wenn es sich nicht um ein Gruppenfoto handelt, sondern um eine Großaufnahme Ihres Kollegen bei der letzten Neujahrsfeier, fragen Sie ihn!

Tipps

Bitten Sie den Mitarbeiter um Genehmigung zur Veröffentlichung seines Bildes. Lassen Sie sich das Einverständnis am besten durch seine Unterschrift auf vorgefertigtem Formular geben. Dann sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite:

Bildabdruck in der Mitarbeiterzeitschrift xyz, Ausgabe April 2008, Ich bin mit der einmaligen Veröffentlichung des unten abgebildeten Fotos einverstanden. Ich verzichte auf ein Honorar und erteile nach § 22 des Kunsturhebergesetzes die Einwilligung zur Veröffentlichung. Ort, Datum, Unterschrift, Kopie des Fotos.

5. Künstlersozialkasse

Wenn Sie regelmäßig Text- und Bildaufträge vergeben und Ihre Mitarbeiterzeitschrift nicht ausschließlich interner Werbung und Kommunikation dient, so sind Sie mit großer Wahrscheinlichkeit verpflichtet, in die Künstlersozialkasse einzuzahlen. Informationen finden Sie unter www.kuenstlersozialkasse.de.

6. VG-Wort und VG Bild-Kunst

Wenn Sie mit freien Textern und freien Fotografen arbeiten, so kann unter Umständen eine Gebühr für die Veröffentlichung entstehen. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich konkret erkundigen unter www.bild-kunst.de und www.vgwort.de.

7. Pflichtexemplare

Auch Mitarbeiterzeitschriften unterliegen je nach Umfang, Größe und Erscheinungsrhythmus der Meldepflicht. Ob Sie verpflichtet sind, Belegexemplare zu stellen, erfahren Sie unter www.d-nb.de.