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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Auf Geschäftsreise im Ausland – die besten Tipps rund ums Firmenhandy

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Quelle: pixabay.com © Daniel Reche

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In einer globalisierten Welt ist die Auslandsreise aus Arbeitsgründen bei vielen eher die Norm denn die Ausnahme. Damit gerade Einsteiger hier aber keine böse Kosten- und Problemfallen bei ihrer wichtigsten „Nabelschnur“ erleben, gilt es einiges zu beachten.

Es ist der wirtschaftliche GAU: Man fliegt ins Ausland, um sich mit einem Kunden zu treffen, nur um entsetzt feststellen zu müssen, dass das Handy, mit dem man eigentlich die gesamte Präsentation aus der Firmen-Cloud laden wollte, sich weigert, eine Datenverbindung herzustellen. Bestenfalls peinlich, schlimmstenfalls jedoch eine absolute Katastrophe. Damit solche und ähnliche Malheure nicht passieren, beleuchtet der folgende Artikel die wichtigsten Tricks und Kniffe rund um das Mobiltelefon bei Geschäftsreisen.

1. Weltreisetauglich?

Eins vorweg: Dieser Punkt ist nur noch die Ausnahme, sollte aber dennoch Beachtung finden. Und zwar ist es so, dass Europa und der amerikanische Kontinent zwei verschiedene Handy-Sprachen sprechen. Bei uns gibt es praktisch nur zwei Netze für das Telefonieren:

  • Das D-Netz im 900MHz-Bereich
  • Das E-Netz im 1800MHz-Bereich

Wer ein Dualband-Handy besitzt, kann also bedenkenlos in ganz Europa und weiten Teilen der restlichen Welt damit arbeiten, auch weil hier LTE und andere Datennetze gleich sind. Bloß wird in (Nord-)Amerika auf anderen Frequenzen telefoniert. In früheren Zeiten bedeutete das, dass man rein technisch mit seinem hiesigen Telefon nicht agieren konnte. Und diese Regel gilt auch heute noch teilweise, denn längst nicht jedes Smartphone beherrscht die dazu notwendige Tri- oder Quadband-Fähigkeit. Der erste Check zuhause sollte also in die Bedienungsanleitung führen. Dort werden die Frequenzen aufgeführt.

2. Die Datenfalle

Seit dem 15. Juni herrscht, ebenfalls in der EU, endlich Rechtssicherheit für alle Handybenutzer, denn es trat die letzte Stufe der Roaming-Verordnung in Kraft. Damit gilt nun im gesamten Bereich der Europäischen Union nicht mehr nur eine Tarifgleichheit wie hierzulande beim Telefonieren und SMS-Schreiben, sondern endlich auch eine Anpassung beim Daten-Roaming. Allerdings mit einigen Haken. So enthält der Vertrag eine „Fair Use Policy“, also eine Klausel, die es dem Netzbetreiber erlaubt, das Datenvolumen im Ausland zu drosseln. Das Problem daran: Es wurde nicht festgelegt, ab welchem verbrauchten Volumen gedrosselt werden darf. Wer hierzulande Highspeed-Volumen gebucht hat, kann dafür auch im EU-Ausland pro GB Daten mit bis zu 9 Euro belangt werden. Zudem gelten diese Regeln wie gesagt nur innerhalb der EU. Bei einer Geschäftsreise ins fernere Ausland können teilweise auch gänzlich andere Tarife anfallen, die aber von den Einzelheiten des Mobilfunkvertrages abhängen und die den Reisekosten-Anteil nochmals erheblich erhöhen können.

Deshalb ein guter Rat: Insbesondere Daten, die wirklich zwingend für die Reise benötigt werden, sollten einfach vorab auf dem Firmenhandy oder einem USB-Stick gespeichert werden. Und wenn man im Ausland gezwungen ist, live Daten herunterzuladen (etwa für Präsentationen), dann nur in einer WLAN-Umgebung, die ja ebenfalls bei den meisten Firmen mittlerweile Standard ist.

3. Die Feierabend-Klausel

Der erste Tag im Ausland ist geschafft, die Präsentation lief gut. Klar, im Hotel laufen nur einheimische TV-Sender, die man nicht versteht. Was macht also der moderne Geschäftsreisende? Er zückt sein Firmenhandy und schaut sich an, was auf Facebook und Co. los ist. Böser Fehler. Denn ein dienstlich bereitgestelltes Smartphone behält seinen Status auch im Ausland. Das bedeutet, alles was nicht explizit vom Chef erlaubt wurde, ist erst mal als verboten anzusehen. Dabei gilt, dass das Firmenhandy, sobald die Privatnutzung explizit verboten wurde, auch nach der Reise kontrolliert werden darf. Dabei sollte man sich nicht dem Trugschluss hingeben, dass etwas unentdeckt bleibt, nur weil es im Ausland über das Hotel-WLAN lief. Deshalb besser vor Reiseantritt die Nutzungsmöglichkeiten abklären und gegebenenfalls einfach das Privathandy für die Feierabend-Unterhaltung heranziehen.

4. Spannende Verständigungsschwierigkeiten

Was landet bei den meisten Auslandsreisen ganz oben im Koffer? Klar, der Adapterstecker für das jeweilige Stromnetz. Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten, denn es gibt weltweit nicht nur insgesamt 16 unterschiedliche Steckertypen, sondern in vielen Ländern auch noch unterschiedliche Netzspannungen. Aruba und Barbados etwa verwenden 115 Volt, ebenso Brasilien und die Caymans. In Teilen von Japan gibt es sogar nur 100 Volt und in Kanada 110.

Das bedeutet, selbst wenn man einen Adapterstecker verwendet, ist nicht zwingend bei jedem Handy sichergestellt, dass das Ladegerät sich auf die geringere Netzspannung einstellen kann. Die sicherste Alternative ist es deshalb, auf den USB-Standard zu setzen – der ist nämlich weltweit gleich und sorgt dafür, dass alle Geräte mit 5 Volt aufgeladen werden.

Tipp: In vielen Hotels, insbesondere bei Ketten, finden sich an den Steckdosen neben dem Bett mittlerweile auch USB-Anschlüsse, in die man bedenkenlos sein Handy-Ladekabel stecken kann.

5. Die Notfall-Option

Natürlich kann es trotz penibler Vorbereitung passieren, dass man im Ausland sein Handy nicht benutzen kann – sei es, weil es aus unerfindlichen Gründen Verbindungsprobleme gibt, das Gerät sich nicht laden lässt oder es schlichtweg getreu nach Murphy’s Law den Dienst versagt, wenn es am dringendsten gebraucht wird.

Hier gibt es im Endeffekt drei Optionen:

 

  1. Bei mitgebrachtem Privat-Handy alle relevanten Daten auf dieses übertragen und sämtliche geschäftlichen Verbindungen hinterher über einen Einzelverbindungsnachweis auf der Kostenstelle im Unternehmen zurückerstatten lassen.
  2. Im nächsten Supermarkt eine örtliche Prepaid-SIM kaufen (auf die Spesen-Abrechnung setzen) und in das Diensthandy stecken (funktioniert natürlich nur wenn es sich bloß um Verbindungsprobleme handelt).
  3. Gleich ein ganzes Prepaid-Handy kaufen (nur das billigste Gerät, sonst könnte es Probleme bei der Rückerstattung geben). Das ermöglicht es zumindest, mit dem Geschäftspartner im Ausland zu kommunizieren, wenngleich bei vielen Prepaid-Verträgen Roaming und/oder Auslandstelefonate ausgeschlossen sind – um nach Deutschland zu telefonieren, muss man dann eine andere Option finden.

Davon ist natürlich das eigene Handy die beste Variante, denn sie ermöglicht es, alle gewohnten Dienste usw. in ähnlicher Form zu nutzen, wie beim Betriebshandy.

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