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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Personelle Veränderung: Mit Klarheit beugen sie Gerüchten vor

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Von Astrid Engel,

Jede Firma durchlebt gute und schlechte Zeiten. Fällt eine personelle Veränderung ausgerechnet in eine Phase, in der es einer Firma etwas schlechter geht, ranken sich um die personelle Veränderung schnell die unterschiedlichsten Gerüchte.
Beugen Sie diesen Gerüchten vor, indem Sie so früh wie möglich alle wichtigen Informationen weitergeben - sobald Sie wissen, wie sich die neue Situation gestaltet.

Fehlende Informationen über die personelle Veränderung setzen falsche Zeichen

Gerüchte erzeugen einen Nebel, in dem sich alle verunsichert fühlen. Klarheit verschafft Sicherheit und Vertrauen. Durch eine gute Informationspolitik signalisieren Sie nach außen, dass Ihre Kunden und Geschäftspartner in gewohnt guter und professioneller Art und Weise mit Ihnen zusammenarbeiten können. Beugen Sie vor, bevor Ihre Geschäftspartner oder Lieferanten spekulieren: Informieren Sie schriftlich, per Brief oder - wenn es bei sehr guten Geschäftsfreunden etwas formloser sein darf - per E-Mail.
Tipp: Einen guten Eindruck macht es, wenn der ausscheidende Mitarbeiter das Schreiben selbst unterschreibt - so signalisieren Sie, dass die personelle Veränderung keine negativen Gründe hat. Es gibt Kunden und Geschäftspartner, die ein Unternehmen auch danach beurteilen, wie es mit Mitarbeitern umgeht!
Beachten Sie: Denken Sie bei der Information Ihrer Kunden oder Geschäftspartner über die personelle Veränderung auch daran, wie Sie dem Nachfolger die zukünftige Arbeit erleichtern können. Je besser Sie ihn bei Kunden und Partnern vorstellen und in Ihre Firma einführen, umso besser und motivierter kann er seine Arbeit verrichten.

Das gehört in Ihren Informationsbrief über die personelle Veränderung

Was in Ihre Mitteilung gehört, ist immer abhängig vom Empfänger des Briefs und von der Position, die neu besetzt wurde. Zum Beispiel sollte ein Schreiben an Lieferanten diese Fragen beantworten:

  • Wann erfolgt der Personalwechsel?
  • Wer wird der neue Ansprechpartner?
  • Gibt es neue Ziele?
  • Was ändert sich?

Kommunizieren Sie die personelle Veränderung mit Stil

Wenn ein langjähriger Mitarbeiter die Firma verlässt, danken Sie ihm unbedingt für seine bisherige Arbeit. Genauso selbstverständlich sollte es sein, dass in einem Brief an Partner oder Kunden keine schmutzige Wäsche gewaschen wird - egal was den Personalwechsel verursacht hat. Bleiben Sie neutral und sachlich und schreiben Sie lieber, dass die Trennung in gegenseitigem Einvernehmen geschah.
So nicht:
Leider musste ich meinen Mitarbeiter Bernd Martens entlassen.
Dieser Satz fördert garantiert Gerüchte und Spekulationen und verbreitet gleichzeitig das Gefühl, „dass in dieser Firma irgendetwas nicht stimmt“.
Besser so:
Ab sofort übernimmt Herr Jürgen Eger die Funktion meines bisherigen Mitarbeiters Bernd Martens. Ich bin ganz sicher, dass dieser Übergang für alle Seiten problemlos verlaufen wird.

 

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