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Dienstreise als Existenzgründer: Anlässe, Einsparungsmöglichkeiten & mehr

 
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Die Wahl des richtigen Standorts ist eine der wichtigsten Entscheidungen bei der Gründung eines Unternehmens. Je näher du an potenziellen Investoren, Geschäftspartnern, Kunden & Co bist, desto besser. Die eine oder andere Dienstreise wird sich auf Dauer trotzdem nicht vermeiden lassen, schließlich bist du in einer globalisierten Welt tätig und manchmal ist persönliches Erscheinen besser als rein virtuelle Kommunikation. Bei einer solchen Geschäftsreise kommt es jedoch auf die richtige Organisation an, damit sie so erfolgreich, stressfrei und günstig wie möglich wird.

In unserem Beitrag erfährst du, worauf es bei der Organisation sowie während der Dienstreise ankommt. Das betrifft beispielsweise finanzielle Fragen und steuerliche Belange. Aber die folgende Checkliste bietet dir auch Unterstützung, damit du auf deiner ersten – und jeder folgenden – Geschäftsreise als Unternehmer nichts Wichtiges vergisst. Hilfestellung findest du zudem, wenn es um die Frage geht, welche Anlässe eine Dienstreise erfordern und inwiefern das Image deines Unternehmens dabei eine Rolle spielt.

Reisen als Repräsentant deines (zukünftigen) Unternehmens

Bei einer Geschäftsreise als Existenzgründer ist wichtig zu verstehen, dass sie sich grundlegend von einer privaten Urlaubsreise unterscheidet. Schließlich reist du in diesem Fall als „Aushängeschild“ für dein neu gegründetes Unternehmen und deshalb ist es wichtig, beispielsweise dein Outfit anzupassen oder stets eine Visitenkarte griffbereit zu haben. Wenn du auf deiner Dienstreise einen positiven Eindruck hinterlässt, prägst du dadurch ein positives Image, was deine Chancen beispielsweise bei Investoren deutlich verbessert. Du stellst sozusagen die Corporate Identity deines Start-ups dar. Tappst du hingegen in Fettnäpfchen und verspätest dich vielleicht bei einem Meeting oder bist falsch gekleidet, leidet darunter der erste Eindruck – und dieser ist bekanntlich bleibend. Wenn deine erste Geschäftsreise als Existenzgründer ansteht oder du diese zumindest in Erwägung ziehst, solltest du dich daher mit folgenden Fragen auseinandersetzen:

Zu welchen Anlässen empfiehlt sich eine Dienstreise?

Dank der modernen Technologien können viele Treffen heutzutage virtuell stattfinden. Manchmal sind jedoch persönliche Gespräche erfolgsversprechender als digitale. Ein häufiger Anlass für Geschäftsreisen in der Gründungsphase sind daher Meetings mit wichtigen (potenziellen) Investoren oder Geschäftspartnern. Aber auch die Einweihung neuer Standorte oder Produktionsstätten findet bestenfalls persönlich statt.

Vor allem im B2B-Bereich werden zudem Meetings mit wichtigen Kunden nach wie vor gerne vor Ort geführt, zumindest für ein erstes Kennenlernen. Zuletzt ist es vor allem als Start-up wichtig, sich auf Messen zu präsentieren oder auf für dein Unternehmen relevanten Veranstaltungen. Es kann somit unterschiedliche Anlässe für eine Dienstreise geben – schlussendlich musst du selbst abwägen, wann sich diese lohnt und wann digitale Kommunikationsmittel ausreichen.

Was ist bei der Planung wichtig?

Viele Existenzgründer sind daran interessiert, die Anzahl der Dienstreisen auf das notwendige Minimum zu reduzieren. Grund dafür sind einerseits die Kosten, welche durch die Reise anfallen. Andererseits sind Geschäftsreisen zeitintensiv und diese Zeit kann nicht für andere wichtige Aufgaben genutzt werden – schließlich sind die To-Do-Listen im Rahmen einer Existenzgründung lang und die Gründer müssen zu diesem Zeitpunkt noch viele Aufgaben selbst übernehmen. Dennoch sind einige Dienstreisen wichtig und damit unvermeidlich. In solchen Fällen solltest du nicht an der falschen Stelle sparen, sondern diese als Investition in den Unternehmenserfolg betrachten.

Auch die Art des Reisens will mit Bedacht gewählt werden. Angenommen, du gründest ein „grünes“ Unternehmen, kann sich der größere Zeitaufwand für die Anreise mit dem Zug gegenüber dem Flugzeug lohnen, um glaubwürdig zu wirken und das Image des noch jungen Unternehmens zu pflegen. Auf die Details kommt es also an, wenn es um die richtige Planung einer Geschäftsreise geht.

Welche Unterkunft solltest du wählen?

Dies gilt ebenso für die Wahl der Unterkunft, denn oftmals ergibt sich im Smalltalk mit Geschäftspartnern, Messebesuchern & Co die Frage, wo du während deines Aufenthalts schläfst. Auch die Unterkunft muss daher einerseits in dein Budget und andererseits zum Image des Unternehmens passen. Beliebt sind unter Gründern daher alternative Übernachtungsmöglichkeiten zum klassischen Hotel, beispielsweise moderne Unterkünfte mit speziellen Angeboten für Businessreisen oder einem besonderen Augenmerk auf ökologischen Aspekten. Es lohnt sich also, nach entsprechenden Alternativen für die Geschäftsreise zu suchen, die beispielsweise Vergünstigungen für Geschäftsreisende oder praktische Zusatzservices wie Tagungsräume bieten. Zudem solltest du bei der Planung auf die jeweiligen Besonderheiten achten wie ein zeitiges Frühstücksbuffet und eine gute Anbindung, damit du zu deinen Terminen pünktlich erscheinst.

Wie sieht optimales Zeitmanagement während der Reise aus?

Mit der Pünktlichkeit ist ein wichtiges Stichwort gefallen, denn diese ist entscheidend für einen guten (ersten) Eindruck bei deinen Terminen mit potenziellen Geschäftspartnern, Investoren, Kunden & Co. Selbiges gilt bei Messeauftritten oder weiteren Veranstaltungen wie Netzwerktreffen beziehungsweise Kongressen, wo du als Speaker auftrittst. Ausreichende Pufferzeiten sind deshalb das A und O bei der Planung von Geschäftsreisen. Damit es sich jedoch nicht um verlorene Zeit handelt, solltest du auch direkt planen, wie du diese Leerlaufzeiten produktiv nutzen kannst. Wenn du beispielsweise eine halbe Stunde vor Abfahrt des Zuges am Bahnhof bist, kannst du vielleicht in einem Café mit WLAN noch etwas Arbeit am Laptop erledigen oder du führst ein wichtiges Telefonat – um nur zwei von vielen Möglichkeiten zu nennen.

Wann und wie musst du richtig gekleidet sein?

Diese Frage ist einfach zu beantworten: Auf einer Geschäftsreise solltest du immer professionell gekleidet sein – eben so, dass du dein Unternehmen optimal repräsentierst. Denn auch im Flugzeug, auf der Bahnhofstoilette, in der Unterkunft oder beim Bäcker kannst du niemals ausschließen, einem Geschäftspartner über den Weg zu laufen. Auch kannst du jederzeit neue Kontakte knüpfen; du weißt schließlich niemals, welche Türen sie dir eventuell öffnen. Eine Geschäftsreise dient also stets dem Networking und deshalb dürfen neben einem professionellen Outfit niemals die Visitenkarten fehlen, sobald du in die Öffentlichkeit gehst.

Wie kannst du die Geschäftsreise optimal nutzen?

Jede Gelegenheit für das Netzwerken zu nutzen, ist demnach ein wichtiger Tipp für deine Dienstreise – aber auch im Allgemeinen für jeden Existenzgründer. Je mehr Menschen von deinem Unternehmen und dessen Zielen wissen, desto höher ist schließlich die Chance, dass dich jemand dabei unterstützen kann und will, beispielsweise als Mitarbeiter, Geldgeber oder auf andere Weise. Sinnvoll ist zudem, eine Geschäftsreise mit möglichst vielen Terminen zu verbinden. So sparst du dir erneuten Zeit- sowie Kostenaufwand für eine weitere Reise. Überleg also, welche Veranstaltungen, Geschäftspartner, Investoren & Co in der jeweiligen Region sind und wie du in möglichst kurzer Zeit das Meiste aus deinem Aufenthalt herausholen kannst.

Was gilt es während deiner Abwesenheit zu beachten?

Ziel sollte für dich als Existenzgründer nämlich sein, so selten und so kurz wie möglich abwesend zu sein. Schließlich befindet sich dein Unternehmen noch in der Aufbauphase und du hast vermutlich erst wenige Mitarbeiter, die dich vertreten können. Organisiere deshalb vorab deine Abwesenheit, um Zuständigkeiten zu regeln. Auch ist es wichtig, klar zu kommunizieren, wann und wie du bei Fragen erreichbar bist.

Wie kannst du bei den Reisekosten sparen?

Zwar verursacht jede Dienstreise einen beachtlichen Kostenblock, jedoch genießt du als Unternehmer zahlreiche Möglichkeiten, um die Reisekosten zu mindern und steuerlich geltend zu machen. Du solltest dich deshalb vorab über diese Möglichkeiten informieren, gegebenenfalls in Rücksprache mit dem Steuerberater, und entsprechende Nachweise aufbewahren.

Welche weiteren Besonderheiten musst du beachten?

Abschließend gehört zur Planung einer Geschäftsreise auch die konkrete Vorbereitung der einzelnen Termine – ebenso wie allgemeine Maßnahmen. Je nach Reiseziel können dort schließlich Sprachbarrieren oder kulturelle Hürden lauern. Es ist deshalb wichtig, die Kommunikation sicherzustellen, gegebenenfalls durch einen Dolmetscher, und dich über den Knigge im jeweiligen Land zu informieren. Auch solltest du einen „Elevator Pitch“ vorbereiten, denn du weißt niemals, wann dir dieser wichtige Türen öffnen kann. Er ist sozusagen dein Aushängeschild als Existenzgründer.

Zuletzt ist es wichtig, die Dienstreise anschließend an deine Rückkehr nachzubereiten, sprich die neuen sowie bestehenden Kontakte zu pflegen, Absprachen einzuhalten und die Reisekostenabrechnung zu tätigen. Die Geschäftsreise endet also nicht mit deiner Heimkehr; sondern wenn sie erfolgreich war, hat sie Chancen wie neue Geschäftsbeziehungen eröffnet, die es nun zu nutzen gilt.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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