Je genauer und konkreter Sie den Absagegrund benennen, desto glaubhafter kommt er beim Empfänger an, weiß Stil & Etikette:
· Schreiben Sie daher nicht "aus terminlichen Gründen", sondern "weil der Referent kurzfristig eine Vortragsreise in den USA antritt".
· Liefern Sie im Absageschreiben auch all die Informationen nach, die Sie bei einer mündlichen Absage vielleicht noch nicht gegeben haben: Wird es einen Ausweichtermin geben? Wann (voraussichtliches Datum/Monat) wird die Veranstaltung nachgeholt? Oder wird der Termin ersatzlos gestrichen?
· Können Sie Alternativen anbieten (freie Plätze in ähnlichem Seminar)?
· Welche organisatorischen Dinge gibt es zu klären (Erstattung der Seminargebühren, Kosten für gebuchte Anreise/Hotelzimmer)?
· Nennen Sie persönliche Aspekte und - in jedem Fall! - die Absagegründe wie Krankheit oder höhere Gewalt (Feuer, Rohrbruch, Unfall). Halten Sie die eingeladenen Gäste über die weitere Entwicklung auf dem Laufenden.
