Auch wenn Sie 50 oder mehr Telefonate am Tag erhalten, darf Ihre Freundlichkeit nicht darunter leiden. Die Telefon-Etikette ist Bestandteil Ihrer Professionalität:
· Gehen Sie zügig ans Telefon, bevor der Anrufer ungeduldig wird.
· Melden Sie sich bei externen Anrufern zuerst mit dem Firmennamen. Fügen Sie gleich hinterher Ihren eigenen Namen hinzu.
· Notieren Sie sich den Namen des Anrufers. Wenn Sie ihn im Verlauf des Gesprächs ein- oder zweimal persönlich ansprechen, spürt er, dass Sie an seinem Anliegen wirklich interessiert sind.
· Verbinden Sie den Anrufer nicht weiter, ohne dass er die Möglichkeit hat, sein Anliegen vorzubringen. So viel Zeit muss sein!
· Fragen Sie den Anrufer, ob er warten möchte. Sagen Sie ihm ungefähr, wie lange es dauert.
· Wenn Sie jemanden weiter verbinden, lassen Sie ihn nie länger als 30 Sekunden in der Warteschleife.
· Verabschieden Sie sich von Ihrem Gesprächsteilnehmer mit einem freundlichen "Danke für Ihren Anruf!"
In: Assistenz & Sekretariat, VNR Verlag für die deutsche Wirtschaft, Bonn
