Philipp
Wietlake, langjähriger, ausgewiesener Veranstaltungs-Experte der Gütersloher
Bertelsmann AG, ist Geschäftsführer der PubliConsult GmbH. Er organisiert
regelmäßig Kongresse, Messen und Symposien, unter anderem für die Bertelsmänner
und die Deutsche Post AG.
Profitieren Sie von
seinem Fachwissen, und lesen Sie, wie Sie Ihre Präsentationen optimal
vorbereiten und Pannen gezielt vermeiden.
1.
Die richtige Sitzordnung
Ein
Großteil des Erfolgs einer Präsentation hängt von der Sitzordnung ab. Daher
lohnt es sich, verschiedene Möglichkeiten der Bestuhlung durchzuspielen.
Jedes
Konferenzhotel und jedes Kongreßzentrum besitzt Bestuhlungspläne. Besorgen Sie
sich diese Pläne, ehe Sie dort auftreten oder den Auftrag vergeben, die
Veranstaltung zu organisieren.
Zeichnen
Sie in die Bestuhlungspläne Ihre Präsentationsbühne ein. Präsentationsbühne
heißt: Wo wollen Sie stehen und agieren? Wo stehen Flipchart, Overhead,
Computer, Leinwand etc.? Ordnen Sie anschließend die Sitzplätze entsprechend
an.
Machen
Sie sich auf die Suche nach "toten Bereichen", in denen den Zuhörern die
Sicht versperrt wird. Schraffieren Sie sie mit Bleistift (siehe Vorseite).
Denken Sie auch an von Ihnen aufgestellte "Sichtfallen" wie Dekorationen
oder Blumen.
Legen
Sie diese Skizze für jede mögliche Sitzordnung an. Sie hilft Ihnen, sich für
die richtige Anordnung zu entscheiden. Die Sitzordnung hängt in erster Linie
von der Art der Veranstaltung ab. Probieren Sie im Zweifel alle Varianten aus:·
durchgehende Stuhlreihen
·
Stuhlreihen in zwei oder mehr Blöcken
·
parlamentarische Sitzordnung
·
Tischgruppen
Bedenken
Sie bei der Wahl Ihrer Sitzordnung auch, wie lange es dauert, bis jeder Zuhörer
zu Beginn und nach der Pause seinen Platz einnehmen und verlassen kann.
Entscheiden Sie sich für die Anordnung in einem Block ohne Mittelgang, werden
Ihre Gäste nach der Pause viel mehr Zeit benötigen als bei zwei Blöcken mit
einem Mittelgang.
Bei
der Variante mit zwei Blöcken haben Sie als Redner allerdings das "Loch"
des Mittelgangs vor sich. Nehmen Sie dies zum Anlass, nach rechts, links und ein
wenig in den Mittelgang zu wandern (bei größerem Publikum Umhängemikrofon
erforderlich).
Für
Präsentationen, bei denen es gesellig zugehen soll, ordnen Sie die Stühle um
viele kleine Tische herum an. Das sorgt für eine ungezwungene Atmosphäre.
Leider lässt es sich in diesem Fall nicht vermeiden, dass ein Teil der Zuhörer
mit dem Rücken zur Bühne sitzt. Daher müssen Sie eine höhere Geräuschkulisse
durch Stuhlrücken in Kauf nehmen.
2.
Achtung: 25 Prozent kommen nicht
Berechnen
Sie die Zahl der Eingeladenen, die nicht erscheinen werden. Durchschnittlich
bleiben trotz Zusage rund 25 Prozent der Teilnehmer der Veranstaltung fern.
Bedenken
Sie den Anteil der NoShow-Gäste bei der Wahl der passenden Sitzordnung.
Stellen
Sie lieber zu wenig Stühle auf als zu viele. Im ersten Fall können Sie
problemlos weitere Stuhlreihen beim Eintreffen der Zuhörer aufstellen. Das
signalisiert dem Publikum sofort eine gutbesuchte Veranstaltung. Zudem stellen
Sie so sicher, dass die unbeliebten vorderen Sitzreihen als erste besetzt
werden.
3.
Behindertengerechte Ausstattung
Vergessen
Sie nicht, für eine behindertengerechte Ausstattung des Raums zu sorgen. Das fängt
bei einem rollstuhlgerechten Zugang zu der Veranstaltung an und endet
gegebenenfalls bei einem Gebärden-Dolmetscher für Hörgeschädigte. Prüfen
Sie im Vorfeld so intensiv wie möglich, ob einer Ihrer Gäste ein körperliches
Handicap hat.
4.
Rund um den Präsentator
Unterschätzen
Sie nicht die Frage, wo Sie sich als Präsentator am besten auf der Bühne
platzieren. Die optimale Position hängt unter anderem von der Beschaffenheit
des Raums ab sowie von der Anzahl und Sitzordnung der Gäste.
Bedenken
Sie auch die Höhe der Bühne. Zusammengerechnet mit der Körpergröße des Präsentators
ergibt eine hohe Bühne häufig einen über allen thronenden Redner, was nicht
nur zu Nackenbeschwerden in den ersten Reihen, sondern auch zur Unaufmerksamkeit
bei den Zuhörern führt.
In
einem solchen Fall verzichten Sie besser auf die Nutzung der Bühne und
bevorzugen beispielsweise ein kleines Podest mitten im Zuhörerraum.
Achten
Sie auf den Bühnenhintergrund. Dort können sich Dekorationsgegenstände
befinden, die Ihrer Präsentation nicht unbedingt entgegenkommen. Zum Beispiel
zweiarmige Leuchter oder Jagdtrophäen (Geweihe), die im Blickwinkel des Zuhörers
genau aus Ihren Schultern oder Ohren wachsen! Es sind oft solche Kleinigkeiten,
die übersehen werden und dann zu Verunsicherungen, Pannen oder Gelächter führen.
5.
Die Raumakustik
Auf
die Akustik des Raums sollten Sie besonders achten. Eine installierte
Lautsprecheranlage ist noch längst kein Garant dafür, dass die Zuhörer in der
letzten Reihe Sie verstehen können. Die Anlage könnte alt, unzureichend oder
defekt sein - oder einfach unbedacht installiert.
So
passierte es mir beispielsweise, dass ich eine große Präsentation in einem
imposanten Raum mit durchaus dekorativen, runden Stützpfeilern von ca. 1 Meter
Durchmesser organisieren musste.
Das
Problem: Die Pfeiler störten massiv die Akustik. Was also tun? Die Antwort gab
ein Tontechniker: Er benutzte die Pfeiler einfach zum Aufhängen von zwei
kleinen zusätzlichen Lautsprechern - und das Problem war behoben.
6.
Ton-Technik: Kleine Mikrofon-Lehre
Sorgen
Sie für das richtige Mikrofon. Mikros mit kleinem Einfallswinkel übertragen
nur das unmittelbar davor gesprochene Wort. Anders als bei Mikrofonen mit großem
Einfallswinkel werden so unerwünschte Nebengeräusche wie Blätterrascheln, Hüsteln,
Glockengeläut oder Verkehrslärm nicht über den Lautsprecher gehen.
Der
Nachteil von Mikros mit kleinem Einfallswinkel: Wenn Sie während der Rede den
Kopf drehen, um das Publikum rechts und links anzuschauen, werden Ihre Worte
nicht übertragen. Die Lösung: 2 Mikrofone, die nebeneinander stehen (eines
rechts, eines links).
Erkundigen
Sie sich, welche Mikrofone Sie zur Verfügung haben. Fragen Sie gegebenenfalls
nach Alternativen, und probieren Sie alles vor der Präsentation aus.
7.
Tipps für den Einsatz von Bildern und Charts
Keine
Präsentation kommt heute mehr ohne Bilder aus. Ob Sie sich dazu eines
Dia-, eines Video- oder eines Overhead-Projektors bedienen, ist zunächst
zweitrangig. Für alle Bild-Medien gibt es einige Tipps, die sich bewährt
haben:
Nutzen
Sie die Kraft der Farben
Setzen
Sie Farben zur Gliederung Ihrer Präsentation ein; sie eignen sich dazu
hervorragend. Eine in "Rückblick", "Gegenwart" und "Ausblick"
gegliederte Präsentation können Sie mit drei Farben strukturieren:
Alle
Charts, die sich auf die Vergangenheit ("Rückblick") beziehen, zeigen Sie
in Blau; alle Bilder der Gegenwart hinterlegen Sie rot und für das Kommende
("Ausblick") wählen Sie die Farbe Grün. So machen es übrigens alle Präsentatoren
im Medienkonzern Bertelsmann!
Grundsätzlich
ist es übrigens besser, Bilder und Charts farbig zu gestalten und die Schrift
weiß oder schwarz zu halten, als umgekehrt: Farbige Schrift liest sich
schlecht!
Nummerieren
Sie Dias und Bilder
Nummerieren
Sie alle Bilder durch, und schreiben Sie die Nummer jeweils an den Rand Ihres
Manuskripts. Das ist vor allem bei Rückfragen aus dem Publikum sehr hilfreich.
Dann finden Sie immer sofort den richtigen Bezug. Optimal ist es, wenn Sie von
allen Bildern ein Gesamtverzeichnis mit Nummern und kurzer Inhaltsbezeichnung
anlegen. So haben Pannen keine Chance mehr.
Verwenden
Sie im Zweifel nur Querformate - und mischen Sie nie Hoch- und Querformate
Bilder
sind in der Regel dann für Ihre Zuschauer am besten und am vollständigsten zu
sehen, wenn sie möglichst hoch an die Wand projiziert werden. Wenn Sie Hoch-
und Querformate mischen, zwingt Sie das, den Projektor niedriger auszurichten,
als wenn Sie nur Querformate verwenden, weil sonst ein Teil des hochformatigen
Bildes auf die Zimmerdecke projiziert würde.
Die
Größe des Raums bestimmt die Größe der Bilder
Als
Grundregel gilt: Jedes Bild muss auch noch in der letzten Reihe des Publikums zu
sehen sein. Testen Sie das vorher!
Der
besondere Tipp: Das leere Bild zur rechten Zeit
Bereiten
Sie ein Leer-Dia oder eine Leer-Folie vor, worauf nichts weiter zu lesen ist als
Ihr Firmenlogo und (eventuell) der Titel der Veranstaltung. Denn es gibt Phasen
während der Präsentation, in denen Bilder nicht möglich oder angebracht sind.
Damit Sie einerseits in dieser Zeit nicht das unpassende vorherige Bild stehen
lassen, andererseits Ihre Zuhörer nicht gegen die nackte Projektionsfläche
schauen müssen, blenden Sie das Leer-Bild ein. Am besten wählen Sie dafür
einen blauen Bildhintergrund ("Blue-Box"- Blau).
8.
Begrüßungsfolien in allen Sprachen
Möchten
Sie zu Beginn Ihrer Präsentation eine Folie auflegen, die alle ankommenden Gäste
willkommen heißt? Dann achten Sie darauf, dass Sie diesen Gruß in allen
Landessprachen der Teilnehmer(innen) verfassen. Im Zweifelsfall beschränken Sie
sich besser auf Deutsch und Englisch, wenn Sie nicht wissen, welche Nationalitäten
anwesend sind. Nichts ist peinlicher, als wenn alle Gäste auf deutsch,
spanisch, italienisch und englisch begrüßt werden - und ein Franzose sein
"Bonjour" vermisst.
9.
Farbschwache Overhead-Projektoren
Vorsicht
beim Einsatz eines nicht getesteten Overhead-Projektors! ltere Geräte haben
manchmal ein technisches Problem: Sie sind farb-schwach, manche sogar
regelrecht farbenblind. Die Farben Rot oder Grün "erkennen" einige Geräte
als Schwarz. Probieren Sie daher vor dem Betrieb eines Gerätes Folien mit rotem
oder grünem Hintergrund aus, wenn Sie beabsichtigen, diese Farben einzusetzen.
10.
Animation von Charts
Gehen
Sie sparsam mit Animationen um, auch wenn PC-Präsentationen mit animierten
Charts immer beliebter werden. Bewegungen oder Hervorhebungen einzelner Bereiche
auf dem Chart können zwar für ein besseres Verständnis der dargestellten
Sachverhalte sorgen. Doch auch hier gilt: Zuviel des Guten ist schlecht. Denn
zuviel Bewegung führt zu Verwirrung und nicht zu besserer Verständlichkeit.
11.
Tandem-Verfahren bringt Sicherheit
Was,
wenn bei einem einmotorigen Flugzeug der Motor ausfällt? Mehr Sicherheit
versprechen zwei Motoren, oder? Warum also nicht mit zwei Dia- oder Overhead-Projektoren
antreten, wenn absolute Funktionssicherheit gefragt ist? Ein Jumbo-Jet
besitzt schließlich auch zwei komplette Piloten-Plätze.
Wenden
Sie das Tandem-Verfahren an, und Ihre Angst vor Präsentationen wird sinken.
Denn deren wichtigste Ursache liegt in der Angst vor Pannen.
- Lassen Sie zwei Dia-Projektoren gleichzeitig laufen. Dann können Sie bei Ihrer
Präsentation ganz sicher sein, dass nichts schief geht. Die Projektoren zeigen
stets die gleichen Bilder, werden immer gleichzeitig angesteuert, aber einen
Projektor decken Sie mit einer schwarzen Blende ab. Sollte Ihr Projektor 1 während
der Präsentation ausfallen, müssen Sie lediglich die Blende des Projektors 2
entfernen.
- Mit Overhead-Projektoren funktioniert das so: Kleben Sie den austarierten
Standort Ihres Overhead-Projektors mit Klebeband genau ab. Sollte Ihr Projektor
1 ausfallen, können Sie sofort den Ersatz-Projektor 2 in Betrieb nehmen, exakt
auf die richtige Position stellen und müssen nichts mehr hin- und herrücken.
- Und bei einer PC-Präsentation? Viele
Programme haben oft Probleme, reibungslos durchzulaufen. Machen Sie von Ihrer PC-Präsentation
eine Sicherungskopie (Backup). Noch sicherer ist es, einen zweiten Laptop
mitzunehmen und vorher die Präsentation auf beiden Rechnern zu installieren.
