Das erklärt auch die liegen gelassenen Arbeitsunterlagen, wenn es vorher hieß: „Vergessen Sie Ihre Unterlagen nicht!“ Wenn ich Ihnen jetzt sage, denken Sie nicht an einen weißen Elefanten. Nun, an was haben Sie gedacht?
Vermeiden Sie „Nicht“-Botschaften
Für Ihre Kommunikation im Sekretariat heißt das, dass Sie Sätze mit „nicht“ vermeiden sollten. Wenn Sie Ihre Sätze ohne „nicht“ – also positiv – formulieren, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Gegenüber wunschgemäß handelt, gleich viel größer:
| "Nicht"-Sätze | Sätze ohne "Nicht" |
| „Vergessen Sie nicht, die Unterlagen vorbeizubringen!“ | „Denken Sie bitte daran, die Unterlagen vorbeizubringen!“ |
| „Gehen Sie jetzt bitte nicht zum Chef rein.“ | „Bitte warten Sie hier noch ein paar Minuten.“ |
„Rufen Sie lieber nicht vor 11 Uhr an.“ | „Sie können gern ab 11 Uhr anrufen!“ |
| „Kommen Sie nicht zu spät!“ | „Kommen Sie bitte rechtzeitig!“ |
Machen Sie aus Verboten lieber Gebote
Sie kennen das aus Ihrem Büroalltag: Verbotsschilder reizen dazu, missachtet zu werden. Das Schild „Rauchen verboten“ im Büroflur animiert regelrecht dazu, die Zigarettenschachtel zu zücken, da im Gehirn ein ähnlicher Effekt ausgelöst wird wie mit dem Wort „nicht“. Wesentlich weniger Menschen werden aber den Rasen betreten, wenn dieses Schild dort aufgestellt ist: „Bitte benutzen Sie die Wege.“, statt „Betreten verboten!“.
Für Ihre Kommunikation heißt das: Formulieren Sie statt Verboten lieber Gebote.
| Typische Verbote | Alternative Gebote |
| „Sie du?rfen nicht ohne Besucherausweis durch das Haus gehen.“ | „Bitte haben Sie im Haus immer einen Besucherausweis bei sich.“ |
| „Das Rauchen im Flur ist verboten.“ | „Sie du?rfen gern draußen oder in unseren Raucherräumen rauchen.“ |
| „Hier ist das Benutzen von Handys nicht erlaubt.“ | „Bitte schalten Sie in diesem Raum Ihr Handy aus.“ |
