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Rund 18 Millionen Beschäftigte in Deutschland arbeiten täglich im Büro. Auch wenn dort die Gefährdungen weniger unmittelbar erkennbar sind als auf der...

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Maßnahmen während des Ernstfalls

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h1n1_Maßnahme Pandemie

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Der Krisenstab verfolgt in kritischen Phasen die Entwicklung besonders aufmerksam: Wie entwickelt sich der Krankenstand im Unternehmen? Welche Hinweise gibt es von den zuständigen Behörden? Auch: Was berichten die Medien? Verschärft sich die Lage so, dass ein Normalbetrieb des Unternehmens nicht mehr aufrecht erhalten werden kann, muss der betriebliche Pandemieplan aktiviert werden.

 

Der Krisenstab unterrichtet Führungskräfte und Belegschaft Der Leiter des Krisenstabes wird dabei von Geschäftsleitung, Betriebsarzt und dem Koordinator unterstützt. Alle werden über die nächsten Schritte informiert.

Alle Personen mit besonderen Funktionen werden aktiviert

Der Koordinator informiert regelmäßig den Krisenstab über den Stand der Umsetzung des Pandemieplans und macht vor allen schnell auf mögliche Probleme aufmerksam. Die Personen, die im Pandemiefall zur medizinischen Versorgung eingesetzt sind, nehmen ihre Tätigkeit auf. Auch andere Personen mit besonderen Aufgaben werden jetzt aktiv: z. B. Cateringbetriebe oder Firmen, die Wartungs- oder Werkschutzaufgaben übernehmen. Es werden jetzt alle Geschäftspartner informiert, die voraussichtlich mit Lieferungen oder Dienstleistungen einspringen sollen. Die Produktionsprozesse werden an die Situation angepasst

Jetzt rückt die Planung zur Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts in den Vordergrund: Je nach Verlauf der Pandemie müssen jetzt Betriebsbereiche geschlossen werden, die vorübergehend entbehrlich sind. Der Vorteil: Die Kernprozesse, die für Ihr Unternehmen (über) lebenswichtig sind, laufen weiter.

Je nach Krankenstand und Umfang der Produktion bzw. der Dienstleistung muss in dieser Phase Personal betriebsintern und vorübergehend umgesetzt werden. Unterrichten Sie Lieferanten und Kunden von der Anpassung Ihrer Produktion. Prozesse verlagern und auslagern Betreibt Ihr Unternehmen mehrere räumlich getrennte Betriebsstätten, verlagern Sie Produktionsprozesse vorübergehend in nicht oder weniger betroffene Regionen. Wenn vorab die entsprechenden Bedingungen (z. B. zur Kommunikation und für den Zugriff auf die erforderlichen Unterlagen und Informationen) geschaffen wurden, arbeiten Beschäftigte, deren Aufgaben es erlauben, jetzt zu Hause.

Informationsfluss aufrecht erhalten Jetzt kommt es darauf an, dass alle Mitarbeiter regelmäßig über die nächsten Schritte des Unternehmens unterrichtet werden. Berücksichtigen Sie dabei auch die Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten. Mit technischen Möglichkeiten wie E-Mails oder Firmenintranet ist das heute einfacher als früher. Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter auch von außen auf des Intranet zugreifen können. Nutzen Sie aber auch die „klassischen“ Kommunikationsmittel wie Aushänge, direkte Information per Telefon, Handzettel am Firmeneingang. Aktivieren Sie auch Ihren Kontakt zur Regionalzeitung. Leiter des Krisenstabes, Geschäftsleitung, Betriebsarzt und Koordinator stehen in regelmäßigem Kontakt und tauschen alle aktuellen Informationen aus. Der Krisenstab informiert in dieser Phase die Geschäftsleitung umgehend, sobald sich die Einschränkungen negativ auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirken

 

 

Persönliche Kontakte reduzieren

Um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren, müssen Situationen vermieden werden, bei denen viele Personen in Kontakt miteinander kommen. Kommunizieren Sie mit Kunden oder Lieferanten jetzt ausschließlich per Telefon, Fax, E-Mail.

Besprechungen im Betrieb werden durch Kontakt per Telefon, Intranet oder Internet ersetzt. Wenn es nicht um Interna geht, können Sie sich sogar schnelle, unkonventionelle Kommunikationswege zu Nutze machen: Beim Chatten, z. B. per ICQ oder Skype, fließen die Informationen beinahe in Echtzeit, so dass schnelle Problemdiskussionen möglich sind. Weiterer Vorteil: Sie können die Empfängergruppen genau definieren.

Typische Personentreffpunkte im Betrieb sind Kopier- und Sozialräume, Getränkeautomaten und Teeküchen. Diese Orte sollten jetzt gemieden oder „umschichtig“ aufgesucht werden. Ein Aufenthalts-Plan hilft hier, Kontakte zu vermeiden.

Die Mitarbeiter sind darüber informiert, dass Umkleide- und Waschräume sowie Toiletten nur mit Atemschutzmaske betreten werden dürfen. Machen Sie mit Aushängen an den jeweiligen Orten nochmals auf diese Grundregel aufmerksam.

Es werden alle Einrichtungen des Betriebes geschlossen, in denen sich zwangsläufig die persönlichen Kontakte häufen. Das sind z. B. die Kantine bzw. das Betriebsrestaurant, der Kinderhort sowie Sport- und Freizeiteinrichtungen. Der Rufdienst wird aktiviert, um die verbliebenen Beschäftigten zu versorgen. Dank seines Einsatzes können viele Personen-Begegnungen vermieden werden. Der Rufdienst liefert Arbeitsmaterial, Nahrung und Getränke sowie Atemschutz-Mittel an Personen oder Arbeitsgruppen. Die Lieferungen werden an einem bestimmten Ort abgelegt und dort abgeholt. Arbeitsprozesse mit Gruppenarbeit werden jetzt eingeschränkt oder ganz eingestellt. Ist das nicht möglich, müssen die Mitarbeiter Atemschutzmasken tragen und persönliche Hygienemaßnahmen streng einhalten. Bei geringer Besetzung des Unternehmens können Sie z. B. in leerstehenden Büro- oder Konferenzräumen Ausweicharbeitsplätze einrichten, um so Einzelarbeitsplätze zu schaffen. Sorgen Sie für eine ständige Datensicherung Sorgen Sie dafür, dass das wichtige Firmen- Knowhow stets auf Datenträgern gesichert ist, die nicht von der Stromversorgung abhängen. Backup-Rechner besitzen in der Regel Notstromaggregate, die über mehrere Tage laufen.

Erhalten Sie die Funktion des Werkschutzes aufrecht

Prüfen Sie, ob der Werkschutz durch eigenes oder fremdes Personal verstärkt werden muss. Es kann erforderlich sein, den Betrieb jetzt rund um die Uhr zu schützen. Sorgen Sie auch für diese Personen den erforderlichen medizinischen Schutz und für Verpflegung.

Wenn das Virus zuschlägt: 3 Regeln

  1. Wer zu Hause Krankheitssymptome feststellt, bleibt zu Hause und informiert den Betrieb.
  2. Wer im Betrieb Krankheitszeichen bemerkt, benachrichtigt den Betrieblichen Gesundheitsdienst und vermeidet strengstens Kontakte zu anderen Personen.
  3. Wer im Betrieb erfährt, dass Angehörige zu Hause erkrankt sind, informiert den Koordinator und berät sich mit dem Betriebsarzt. Wenn nötig, sollte der Mitarbeiter zu Versorgung seiner Angehörigen nach Hause gehen. Ist das nicht erforderlich, sollte der Mitarbeiter vorübergehend einzeln untergebracht werden, um eventuelle Ansteckung anderer Kollegen zu vermeiden.

 

 

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