Code of Conduct – Definition, Inhalt und mehr

Was ist ein Code of Conduct?

Der Code of Conduct (dt. Verhaltenskodex) ist eine Sammlung von Vorgaben und Richtlinien, die sich Unternehmen freiwillig selbst auferlegen. Der definierte Verhaltenskodex dient allen im Unternehmen Beschäftigten als Grundlage für deren Handeln und Verhalten. Im Code of Conduct sind die zentralen Unternehmenswerte sowie mögliche Visionen ausformuliert, die mit der Einhaltung der Verhaltensregeln erreicht werden. Bei einem Code of Conduct handelt es sich um eine freiwillige Selbstverpflichtung. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, einen solchen Kodex einzuführen.

Die Vorgaben können sehr weit gefasst sein oder tief ins Detail gehen und z.B. konkrete Beispiele für die Korruptionsvermeidung oder Arbeitszeitregelung liefern.

Allgemein werden Code of Conduct für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und zur Bekämpfung von Korruption eingesetzt. Das Regelwerk gilt als Teil der Corporate Social Responsability (CSR).

Ein Code of Conduct kann unterschiedlich lang sein. Manche Firmen kommen mit nur einer Seite aus, während Großkonzerne manchmal über 40 Seiten mit ihrem Verhaltenskodex füllen.

Was enthält ein Code of Conduct?

Der Code of Conduct ist zunächst kein Gesetzestext. Dennoch kann das Dokument Verweise auf bestehende Grundsätze oder Richtlinien und Standards enthalten. Gerade hierin besteht eine wichtige Aufgabe des Verhaltenskodex: Er macht komplexe gesetzliche Vorgaben für alle im Unternehmen Mitarbeitenden allgemein verständlich und nachvollziehbar. Thematisch sind Unternehmen bei der Gestaltung des Code of Conduct frei. Sie können die Inhalte selbst bestimmen.

Häufig werden jedoch Grundsätze für folgende Bereiche festgelegt:

• Soziales Miteinander im Unternehmen
• Führung
• Naturschutz und Nachhaltigkeit
• Umgang mit Informationen über das Unternehmen, z. B. mit sensiblen Daten oder Geschäftsgeheimnissen
• Umgang mit Lieferanten, Geschäftspartnern
• Umgang mit der Öffentlichkeit
• Geschenke und Einladungen
• Sponsoring
• Internationaler Handel, z. B. Umgang mit Kinderarbeit

Somit kann der Code of Conduct auf verschiedenen allgemeingültigen Gesetzen und anderen Gesetzen beruhen.

Maßgeblich sind z.B. die universellen Menschenrechte oder die rechtlichen Vorgaben zum Arbeitsschutz oder Umweltschutz. Letztlich bildet in Deutschland auch das BGB oder das Strafgesetzbuch einen wichtigen rechtlichen Rahmen für einen Code of Conduct.

Wer prüft die Einhaltung des Code of Conduct im Unternehmen?

Der Code of Conduct ist in erster Linie eine Selbstverpflichtung, die sich alle am Unternehmen beteiligten Personen auferlegen. Somit ist zunächst jeder Einzelne für die Einhaltung verantwortlich. Als übergeordnete Instanz für die Einhaltung der Verhaltenskodizes wirkt meist die Abteilung, die sich ohnehin um die Bereiche CSR und Compliance kümmert. Bei großen Konzernen ist das in der Regel die Rechtsabteilung. In kleineren Unternehmen kann das Management die Einhaltung kontrollieren. Es ist aber auch möglich, dass der Betriebsrat für die Umsetzung des Code of Conduct verantwortlich ist.

10 praktische Tipps zur Erstellung eines Code of Conduct

1. Beschränken Sie den Code of Conduct auf die Aspekte, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
2. Vermeiden Sie bei der Formulierung Allgemeinplätze.
3. Halten Sie Formulierungen so einfach wie möglich, damit alle im Unternehmen den Text verstehen.
4. Formulieren Sie so präzise wie möglich.
5. Verwenden Sie unmissverständliche Formulierungen.
6. Fassen Sie ähnliche Sachverhalte zusammen.
7. Formulieren Sie Detailregelungen in separaten Richtlinien.
8. Verwenden Sie Formulierungen, die alle Mitarbeiter auf das gemeinsame Ziel „einschwören“.
9. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in die Gestaltung des Code of Conduct mit ein.
10. Binden Sie den Betriebsrat in die Aufstellung eines Code of Conduct ein.

Warum sollten Unternehmen einen Code of Conduct aufstellen?

Für Unternehmen hat die Erstellung eines Code of Conduct viele verschiedene Vorteile. Zunächst schafft das Regelwerk Vertrauen innerhalb des Unternehmens. Durch einen klaren Verhaltenskodex wissen auch Geschäftspartner, Lieferanten und letztlich die gesamte Öffentlichkeit, wofür ein Unternehmen steht und woran sie sich orientieren können. Dies zeigt eine gewisse Verantwortlichkeit.

Daneben wirkt sich ein Code of Conduct positiv auf das Employer Branding aus. Bewerberinnen und Bewerber können z. B. anhand der ausformulierten Guidelines und Unternehmenswerte schnell erfassen, was sie bei diesem Arbeitgeber erwarten können.

Für Kunden und Geschäftspartner ist der Code of Conduct Teil der Markenbildung (Branding) eines Unternehmens. Der Verhaltenskodex kann z. B. auch Grundlage für Marketingaktivitäten sein.

Einen ganz praktischen Nutzen haben Unternehmen auch, denn der Code of Conduct unterstützt alle Beschäftigten dabei, bestehende Grundsätze einzuhalten. Somit kann ein Verhaltenskodex Unternehmen vor Fehlverhalten seiner Mitarbeitenden oder dem Management bewahren. Der Code of Conduct bietet auf diese Weise Schutz vor Regressforderungen im Schadensfall oder vor strafrechtlichen Konsequenzen, z. B. bei Korruption.

Was geschieht bei einem Verstoß gegen den Code of Conduct?

Ein Code of Conduct ist ein selbst auferlegtes Regelwerk, das nicht von der Gesetzgebung eines Landes beschlossen wurde. Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex werden somit nicht von den Behörden geahndet, sondern jedes Unternehmen muss selbst definieren, welche Konsequenzen den Verantwortlichen bei Nichteinhaltung der Vorgaben drohen.

In der Regel unterschreiben alle Mitarbeitenden im Unternehmen den Verhaltenskodex und versichern so dessen Einhaltung. Verstößt jemand gegen diese Leitlinien, kann das unter anderem disziplinarische Konsequenzen haben. Konkret bedeutet das, dass Mitarbeitende entlassen werden können, wenn sie entgegen des Code of Conduct handeln.

Beispiele für Code of Conduct in Unternehmen

• IKEA: Das schwedische Möbelhaus hat mit dem „IWAY“ einen eigenen Code of Conduct aufgestellt, der sich vor allem auf seine Lieferanten bezieht. Diese sollen unter anderem bestimmten Standards bei Löhnen und Sozialleistungen einhalten sowie auf Kinderarbeit verzichten.

• Alphabet (Google): Der Alphabet-Konzern als Muttergesellschaft der Suchmaschine Google stellt in seinem Verhaltenskodex seine Unternehmenswerte vor und definiert unter anderem, wie Verstöße geahndet werden. Ein zentraler Aspekt des Kodex: Bei Fehlverhalten im Unternehmen sollen die Betroffenen ihre Stimme erheben.

• Linux: Die Gruppe hinter dem gleichnamigen Open-Source-Betriebssystem hat mit seinem „Contributor Covenant“ einen Verhaltens- und gleichzeitig Ethik-Kodex für alle zum Projekt Beitragenden aufgestellt, der unter anderem eine offene und einladende Atmosphäre vorsieht sowie vorgibt, dass niemand aufgrund seiner sexuellen Orientierung, eines Handicaps, seiner Nationalität oder seines sozioökonomischen Backgrounds benachteiligt behandelt werden darf.

• Deutsche Post DHL Group: Die Deutsche Post DHL hat einen eigenen Verhaltenskodex aufgestellt. Er basiert auf den Grundwerten des Konzerns, „Respekt“ und „Resultate“. Im Kodex werden unter anderem Leitlinien für geschäftliche Aktivitäten sowie Standards für die Zusammenarbeit im Konzern festgelegt.

Welche branchenübergreifenden Code of Conduct gibt es?

Es existieren auch Code of Conducts, die von einer gesamten Branche aufgestellt und deren Akteuren angenommen und befolgt werden. Hierzu gehören:

• Die Richtlinien der Business Social Compliance Initiative (BSCI) für den internationalen Handel.
• Die Verhaltensrichtlinie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) für die Logistikbranche inkl. Einkauf und Supply Chain.
• Der Verhaltenskodex des Markenverbandes für die Markenwirtschaft
• Der Berlin Code of Conduct, der von Veranstaltern von Konferenzen und Messen eingesetzt wird.
• Die UN Kinderrechtskonvention für die Textilbranche.

Fazit: Code of Conduct als Schutz und Branding für Unternehmen

Unternehmen können mit einem Code of Conduct gleich mehrere Ziele erreichen. Zum einen sind sie besser vor Fehlverhalten der eigenen Mitarbeitenden geschützt und zum anderen bietet ein Code of Conduct die Möglichkeit, sich in der Öffentlichkeit mit seinen Unternehmenswerten positiv zu positionieren.