Key Performance Indicators – Definition und Beispiele

Was sind Key Performance Indicators?

KPI steht für „Key Performance Indicator“ und lässt sich am besten mit „wichtiges Leistungsmerkmal“ übersetzen, sprich: Eine Kennzahl, die dringend ermittelt und anschließend weiter gemessen werden muss, weil ihre Auswertung dem konkreten und strategischen Erfolg eines Unternehmens dienen kann.

Diese Kennzahlen dienen als Instrument zur Erfassung, Messung und Bewertung von wichtigen Aspekten des Geschäftsbetriebs.

KPIs können in nahezu allen Geschäftsbereichen und Branchen eingesetzt werden, um die Leistung zu überwachen und zu optimieren. Sie sind in der Regel eng mit den strategischen Zielen eines Unternehmens verbunden und können verschiedene Bereiche abdecken, wie Umsatzwachstum, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterproduktivität, Kostenkontrolle, Marktdurchdringung und viele andere.

Was ist das Ziel von KPIs?

Das Ziel von KPIs, oder Key Performance Indicators (Schlüsselkennzahlen), besteht darin, eine effektive Möglichkeit zur Messung, Bewertung und Steuerung der Leistung und des Fortschritts in Unternehmen und Organisationen bereitzustellen. Diese Kennzahlen dienen dazu, die Verbindung zwischen den operativen Aktivitäten eines Unternehmens und seinen strategischen Zielen herzustellen. Die wichtigsten Ziele von KPIs sind:

• Leistungsbeurteilung: KPIs ermöglichen eine objektive Bewertung der Leistung in verschiedenen Geschäftsbereichen. Sie helfen dabei, zu verstehen, wie gut ein Unternehmen in Bezug auf seine Ziele abschneidet.
• Fortschrittsverfolgung: Durch die kontinuierliche Messung von KPIs können Unternehmen den Fortschritt auf dem Weg zu ihren Zielen überwachen. Dies ermöglicht es, frühzeitig auf Probleme oder Verzögerungen zu reagieren.
• Effektivitätsprüfung: KPIs ermöglichen es, die Effektivität bestimmter Aktivitäten, Prozesse oder Maßnahmen zu bewerten. Auf diese Weise können ineffiziente Bereiche identifiziert und optimiert werden.
• Entscheidungsunterstützung: KPIs dienen als Grundlage für fundierte Entscheidungen. Sie helfen Managern und Führungskräften dabei, Prioritäten zu setzen und Maßnahmen zu ergreifen, um die Leistung zu verbessern.
• Zielsetzung und Ausrichtung: KPIs helfen dabei, klare Ziele und Erwartungen für Mitarbeiter und Teams festzulegen. Sie sorgen dafür, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
• Kommunikation: KPIs erleichtern die Kommunikation von Leistungsdaten und -ergebnissen in der gesamten Organisation. Dies fördert das Verständnis für die Unternehmensziele und trägt zur Transparenz bei.
• Motivation: Die Verwendung von KPIs kann die Motivation der Mitarbeiter steigern, da sie klare Ziele und Fortschrittsmessungen sehen. Dies kann zu einem besseren Engagement und höherer Produktivität führen.
• Kontinuierliche Verbesserung: KPIs bieten die Grundlage für kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Sie helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Maßnahmen zur Optimierung zu ergreifen.

Zusammengefasst ist das Hauptziel von KPIs, die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens transparent, quantifizierbar und kontrollierbar zu machen. Sie unterstützen die strategische Planung, die Umsetzung von Maßnahmen und die Überwachung des Fortschritts auf dem Weg zu den definierten Zielen. Damit sind sie ein unverzichtbares Instrument für das Management und die Steuerung von Organisationen aller Art.

Welche Anforderungen müssen KPIs erfüllen?

Die wichtigsten Anforderungen an KPIs für Gründer, Start-ups und Unternehmen:

• Die KPI muss auswirkungsrelevant sein, also Bedeutung haben.
• Die KPI kann regelmäßig und einfach/aufwandlos ermittelt werden.
• Die KPI bildet eine Kennzahl ab, die relevant ist.

Daneben gibt es verschiedene Modelle und Methoden, welche die Anforderungen an KPIs auf den Punkt bringen. Dazu gehören unter anderem das SMARTER-Kriterium und die „6 A’s“.

Laut dem SMARTER-Kriterium sollte jede Kennzahl ein spezielles Ziel besitzen. Dieses Ziel sollte operationalisierbar bzw. messbar sein, das Ziel sollte realistisch und relevant für das Unternehmen sein, der Zeitrahmen, um das Ziel zu erreichen, muss klar definiert sein und die Kennzahl sollte kontinuierlich (re-)evaluiert werden.

Wie viele KPIs sollten Unternehmen erheben?

Es gibt eine Vielzahl von KPI, die von Start-ups und Gründenden überwacht werden können. Wichtig daran sind aber nicht die Daten selbst, sondern die Aufmerksamkeit, die Sie den Prozessen schenken und die Schlussfolgerungen, die Sie rechtzeitig ziehen können, wenn Sie ein waches Auge auf Entwicklungen halten. Statt also Dutzende von Kennzahlen akribisch statistisch zu erfassen, sollten Sie die wichtigen fünf identifizieren und eine Regelmäßigkeit etablieren, zu denen Sie diese aktualisieren.

Wie häufig sollten KPIs ausgewertet werden?

KPIs sollten – je nach Wichtigkeit – mindestens halbjährlich oder quartalsweise erhoben und ausgewertet werden – jährlich wäre eindeutig nicht genug. Um sicherzustellen, dass man stets den Überblick über seine Kennzahlen behält, kann ein KPI-Dashboard ein gutes Hilfsmittel darstellen.

Was sind die wichtigsten KPIs für Unternehmen?

Achtung: Welche KPIs für Unternehmen tatsächlich die wichtigsten sind, hängt stets von der Branche und dem Betrieb selbst ab. Während für manche Unternehmen KPIs, die die Produktivität messen, wichtiger sind, orientieren sich andere Betriebe mehr an den harten Zahlen, den Finanz-KPIs. Hinzu kommt, dass – insbesondere in großen Unternehmen – verschiedene Abteilungen auch unterschiedliche KPIs erheben und auswerten sollten.

Demnach sollten Unternehmen auch branchen- und abteilungsspezifische KPIs in Betracht ziehen – Beispiele dafür folgen nun:

KPIs zur Messung der Produktivität

Finanz-KPIs im Unternehmen

Key Performance Indicators für den Vetrieb

KPIs für Marketing-Kampagnen

KPIs für das Unternehmenscontrolling

Was sind die wichtigsten KPIs speziell für Gründer?

Für Start-ups sind Marketing- und Finanzkennzahlen naturgemäß oft die wichtigsten. Welche das jeweils sind, kommt auf die Phase an, in der die Gründung sich befindet, doch grundsätzlich sind der CAC und CLV von Interesse:

• CAC: „Customer Acquisition Cost“ sind die Investitionen, die getätigt werden müssen, bis ein Interessent zum Kunden wird.
• CLV: „Customer Lifetime Value“ bezeichnet den Wert, den dieser während der gesamten Zeit seiner Bestandskundschaft für ein Start-up ausmacht.

Beide KPI in Beziehung zueinandergesetzt sagen aus, wie erfolgreich das Modell läuft. Sobald Sie CLV und CAC ermittelt haben, können Sie relativ verlässliche Aussagen darüber treffen, wie wirtschaftlich Ihr Geschäftsmodell auf Dauer ist, denn Sie können prüfen, ob die CLV:CAC-Rate über 1 liegt, was sie unbedingt sollte. Hierzu müssen Sie den CLV durch den Wert des CAC teilen. Das Ergebnis verrät, wie hoch Ihre Ausgaben für die Akquise eines Neukunden sind im Vergleich zum erwarteten Gewinn pro Jahr.

Geeignete KPIs wählen – eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Auswahl der richtigen KPIs erfordert eine sorgfältige Abwägung und Abstimmung auf die spezifischen Ziele und Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Indem Sie die nachfolgende Schritt-für-Schritt-Anleitung heranziehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre KPIs dazu beitragen, den Unternehmenserfolg zu messen und zu steigern.

8 Tipps: KPIs erfolgreich interpretieren

Die erfolgreiche Interpretation von KPIs erfordert ein tiefes Verständnis der jeweiligen Kennzahlen sowie ihrer Beziehung zu den Geschäftszielen. Die folgenden Tipps unterstützen Sie in diesem Prozess:

1. Verknüpfung mit Unternehmenszielen: Stellen Sie sicher, dass Sie die KPIs im Kontext der übergeordneten Unternehmensziele interpretieren. Fragen Sie sich, wie sich jede Kennzahl auf die strategischen Ziele auswirkt.
2. Historische Daten analysieren: Vergleichen Sie die aktuellen KPI-Werte mit historischen Daten, um Trends zu erkennen. Unterschiede im Zeitverlauf können darauf hinweisen, ob sich die Leistung verbessert oder verschlechtert hat.
3. Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre KPIs mit Benchmarks aus Ihrer Branche oder mit Wettbewerbern. Dies hilft Ihnen, Ihre Leistung im Vergleich zum Marktumfeld zu bewerten.
4. Korrelationen erkennen: Suchen Sie nach Zusammenhängen zwischen verschiedenen KPIs. Zum Beispiel könnten Veränderungen in der Kundenzufriedenheit sich auf den Umsatz auswirken. Das Erkennen solcher Verbindungen kann wichtige Einblicke liefern.
5. Segmentierung: Teilen Sie Ihre KPIs in verschiedene Segmente auf, z. B. nach Regionen, Produkten oder Kundengruppen. Dies kann dazu beitragen, Muster oder Unterschiede innerhalb Ihres Unternehmens zu identifizieren.
6. Ursachenanalyse: Wenn Sie feststellen, dass eine KPI von Ihrem Ziel abweicht, untersuchen Sie die möglichen Ursachen. Identifizieren Sie interne oder externe Faktoren, die die Kennzahl beeinflussen könnten.
7. Langfristige und kurzfristige Perspektive: Betrachten Sie die KPIs sowohl aus einer kurzfristigen als auch aus einer langfristigen Perspektive. Ein kurzfristiger Rückgang kann langfristig positive Auswirkungen haben und umgekehrt.
8. Kombinieren von qualitativen Daten: KPIs allein bieten möglicherweise nicht das vollständige Bild. Ergänzen Sie quantitative Kennzahlen mit qualitativen Informationen, um ein umfassenderes Verständnis zu erlangen.

Warum sind KPIs für Unternehmen wichtig?

Ein Bonus bei all den Mühen der Auswertung Ihrer Kennziffern: Es wird nicht untergehen, wenn Sie bestimmte Meilensteine erreichen, eine bestimmte Anzahl Kunden oder ein Umsatzziel. Solche Ergebnisse können Sie für Ihr Marketing einsetzen, um Ihre Marke aufzubauen oder eine Sonderaktion zu pushen. Wachstum publik zu machen, kommt auch bei der Bestandskundschaft und den potenziellen Kund*innen gut an, dafür müssen Sie es aber zuerst dokumentieren: durch KPI-Messung.

Was sind die Vor- und Nachteile von KPIs?

KPIs bergen für Unternehmen tatsächlich nicht nur Vorteile, sondern auch ein paar Nachteile. Eben diese Risiken sollten Unternehmen zuvor identifizieren und bei der Auswahl und Bewertung berücksichtigen.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Vorteile und Nachteile von KPIs für Unternehmen.