Reisekosten und Reisekostenabrechnungen

Dieser Artikel bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die aktuellen Rahmenbedingungen der Reisekostenabrechnung in Deutschland. Wir beleuchten, wie Reisekosten im Jahr 2026 steuerrechtlich behandelt werden und worauf Finanz- sowie Steuerabteilungen bei der Prüfung achten müssen. Darüber hinaus stellen wir Ihnen die aktuell gültigen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen vor und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie eine rechtskonforme und effiziente Reisekostenabrechnung aufgebaut sein sollte.

Definition: Reisekosten und die betriebliche Auswärtstätigkeit

Im Kern umfasst der Begriff der Reisekosten alle Aufwendungen, die durch eine betrieblich veranlasste Auswärtstätigkeit entstehen. Eine solche liegt vor, sobald ein Mitarbeiter seine beruflichen Aufgaben außerhalb seiner Wohnung und seiner „ersten Tätigkeitsstätte“ wahrnimmt. Dazu zählen zum Beispiel der Besuch von Fachkongressen, Vor-Ort-Termine bei Lieferanten oder externe Fortbildungen. Sobald die Tätigkeit außerhalb der üblichen Betriebsstätte (meistens im Arbeitsvertrag vereinbart) stattfindet, wechselt der steuerliche Status zur Dienstreise.

Zu den vier tragenden Säulen der Reisekosten gehören:

1. Fahrtkosten (z. B. Bahn, Flug oder Kilometerpauschalen)
2. Übernachtungskosten (Hotel- oder Pensionskosten)
3. Verpflegungsmehraufwand (pauschale Abgeltung statt Einzelnachweis)
4. Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, WLAN-Kosten oder Maut)

Unternehmerische Einordnung der Reisekosten

Aus Management-Perspektive sind Reisekosten weit mehr als eine finanzielle Belastung des Betriebsergebnisses. Sie stellen eine strategische Investition dar. Während die Kosten für Fahrt und Logistik unmittelbar als Betriebsausgaben den Gewinn mindern und somit die Steuerlast senken, generieren sie auf der Habenseite wertvolle immaterielle Vermögenswerte. Vertrauensaufbau bei Kunden und Lieferanten durch physische Präsenz, Know-how-Transfer bei Seminaren und die Stärkung des Business-Netzwerks. In einer hybriden Arbeitswelt ist die effiziente Verwaltung dieser Kosten, etwa durch Sammelbeförderung oder digitale Abrechnungssysteme, ein kritischer Faktor für die operative Exzellenz und die Attraktivität als Arbeitgeber.

Mit Belegen können Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden 

Reisekosten, die durch einen Nachweis betrieblich veranlasst wurden und überwiegend einen beruflichen Charakter haben, können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Durchführung einer Reise beziehungsweise Auswärtstätigkeit anfallen. Dazu gehören unter anderem Kosten für An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung. 

Reisekosten können Unternehmen steuerlich geltend machen, sofern sie durch Belege und Quittungen nachgewiesen werden können. Die Belege müssen quittiert und in den letzten drei Monaten ausgestellt sein. Die Kosten können entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Unter Werbungskosten werden Aufwendungen zusammengefasst, die durch die Ausübung einer abhängigen Tätigkeit in einem Angestelltenverhältnis entstehen. Betriebsausgaben sind im Gegensatz zu Werbungskosten Kostenblöcke, die im Zusammenhang mit der Führung eines Unternehmens anfallen. 

Sollten Originalquittungen für Kleinstbeträge, wie Parkgebühren oder Trinkgelder, verloren gegangen oder nicht verfügbar sein, können diese ausnahmsweise über einen selbst ausgestellten Eigenbeleg abgerechnet werden. Aus unternehmerischer Sicht ist dies jedoch eine Notlösung, da Eigenbelege zwar als Betriebsausgabe den Gewinn mindern, aber keinen Vorsteuerabzug ermöglichen, wodurch dem Unternehmen effektiv die Umsatzsteuer verloren geht. Für eine rechtssichere Anerkennung durch das Finanzamt müssen diese Belege zwingend Angaben zu Ort, Datum, Zweck und dem genauen Bruttobetrag enthalten.

Gesetzliche Grundlage für die Abrechnung der Reisekosten 2026

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten wird im Einkommensteuergesetz (EstG) im Detail geregelt. Darüber hinaus bringt das Bundesfinanzministerium regelmäßig BMF-Schreiben heraus, in denen Veränderungen der Rahmenbedingungen zu den Bereichen Lohnsteuer und Einkommensteuer thematisiert werden. Diese Informationen sind für Unternehmen, die Reisekosten bezahlen und Reisekostenabrechnungen bearbeiten, essenziell.

Für das Jahr 2026 müssen Unternehmen insbesondere folgende gesetzliche Daten berücksichtigen:

• Verpflegungsmehraufwand Inland: Entgegen früherer Entwürfe bleiben die Pauschalen in Deutschland auch 2026 stabil bei 28 Euro (für 24 Stunden Abwesenheit) bzw. 14 Euro (für An-/Abreisetage sowie Abwesenheiten über 8 Stunden).
• Auslandspauschalen 2026: Hier gibt es die wichtigste Änderung. Mit dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 wurden die Pauschbeträge für zahlreiche Länder (z. B. USA, Frankreich, Österreich) an die gestiegenen Lebenshaltungskosten angepasst. Für B2B-Unternehmen mit internationalem Fokus ist die Aktualisierung der Abrechnungssoftware auf diese neuen Werte zwingend erforderlich.
• Mobilität & E-Autos: Das BMF hat für 2026 die Steuerbefreiung für reine Elektrofahrzeuge verlängert. Für die Reisekostenabrechnung bedeutet dies eine weiterhin attraktive Dienstwagenbesteuerung (0,25 %-Regelung), was die Gesamtkostenstruktur des Fuhrparks (Lohnnebenkosten) positiv beeinflusst.
• Kilometerpauschale: Für Reisekostenabrechnungen bleibt die Kilometerpauschale im Jahr 2026 bei 30 Cent.

Welche Kosten sind spannend zum Thema Reisekosten?

Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen, Höhe und Berechnung

Entfernungspauschale: Berechnung und Anspruch

Geschäftsreise mit Familie: Wie steuerlich absetzen?

Übernachtungspauschale und Übernachtungskosten im Inland und Ausland

Erstattungsfähige Verkehrsmittel: Flexibilität trifft auf Compliance

In der modernen Arbeitswelt ist die Wahl des Verkehrsmittels so vielfältig wie nie zuvor. Von klassischen Optionen wie Bahn, Flugzeug oder dem eigenen PKW bis hin zu Schiffen, Fähren und dem urbanen ÖPNV inklusive Taxi- oder Ride-Sharing-Diensten am Zielort sind grundsätzlich alle betrieblich veranlassten Fahrtkosten erstattungsfähig. Für die Buchhaltung ist dabei entscheidend, dass die Erstattung stets auf Basis der betriebsinternen Reiserichtlinie (Travel Policy) erfolgt.

Um steuerliche Risiken und interne Unstimmigkeiten zu vermeiden, ist eine klare Vereinbarung über die Anreisemethode und die jeweilige Komfortklasse (z. B. Bahn 2. Klasse oder Economy-Flüge) vor Reiseantritt unerlässlich. Nutzt ein Mitarbeiter eigenmächtig ein anderes als das abgestimmte Verkehrsmittel, etwa den privaten PKW statt der vereinbarten Bahnverbindung, kann der Arbeitgeber die Erstattung der Kilometerpauschale rechtmäßig verweigern oder auf die üblichen Kosten der Bahnreise begrenzen. In der modernen Buchhaltungspraxis empfiehlt sich hierbei, dass diese Vorgaben bereits bei der Reservierung automatisch geprüft werden. So reduziert sich der administrative Aufwand sowie die Fehlerquote und der Zeitaufwand für Abstimmungen bei der späteren Abrechnung massiv.

Was sind Fahrtkosten und wie werden sie berechnet? 

Fahrtkosten im beruflichen Umfeld entstehen bei Geschäftsreisen, die mit einem privaten PKW zurückgelegt werden. Berechnungsgrundlage für derartige, geschäftlich veranlasste Dienstreisen ist grundsätzlich die sogenannte erste Arbeitsstätte. Gemäß der gesetzlichen Definition handelt es sich bei der ersten Arbeitsstätte um den Tätigkeitsmittelpunkt eines Mitarbeiters. 

Grundsätzlich sind Mitarbeiter angehalten, immer die kürzeste Route zu fahren. Die angegebene Kilometerzahl kann mit einem Routenplaner überprüft werden. Allerdings kann es immer zu Abweichungen von der Route kommen, zum Beispiel durch Verkehrsbehinderungen und Staus, was legitim ist. Sind die Abweichungen jedoch erheblich, sollten Sie den Mitarbeiter fragen, was es mit den Mehrkilometern auf sich hat. Schließlich können nur die betrieblich veranlassten Kilometer mit der Pauschale geltend gemacht werden und keine privaten Umwege. Für die Kompensation der Fahrtkosten gibt es folgende Möglichkeiten: 

Pauschalabrechnung über die Kilometerpauschale

Mitarbeiter, die ihren privaten PKW für betriebliche Fahrten nutzen, können als Ausgleich für ihre Aufwendungen bis zu 0,30 € pro gefahrenen Kilometer geltend machen. Mitarbeiter, die beispielsweise aus dienstlichen Gründen auf der Strecke von Köln nach Mainz (einfache Strecke 185 Kilometer) unterwegs waren, können 370 Kilometer * 0,30 Euro über das Reisekostenformular abrechnen und erhalten 111 Euro für die Fahrt ausbezahlt. Eine Abrechnung oberhalb des Höchstsatzes der Kilometerpauschale von 0,30 Euro ist nicht zulässig.

Können Fahrtkosten mit Fahrrad bei Dienstreisen abgerechnet werden?

Wenn Ihr Mitarbeiter ein herkömmliches Fahrrad nutzt, gibt es keinen festgelegten Pauschalbetrag pro Kilometer. Für ein Elektrofahrrad ist ebenfalls der Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer nicht anwendbar, da ein Elektrofahrrad nicht als „Kraftwagen“ klassifiziert wird.

Der Kilometersatz von 0,20 € pro gefahrenem Kilometer, der für andere motorbetriebene Fahrzeuge gilt, kann nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden, wenn das Elektrofahrrad rechtlich als Kraftfahrzeug eingestuft wird (z. B. weil der Motor Geschwindigkeiten über 25 km pro Stunde unterstützt). Wenn dies nicht der Fall ist, entfällt auch der Kilometersatz von 0,20 € pro gefahrenem Kilometer, da das Elektrofahrrad lediglich motorunterstützt und nicht motorbetrieben ist.“

Individuell berechneter Kilometersatz

Ebenfalls möglich ist die Abrechnung über einen individuellen Kilometersatz. Bei dieser umfassenden Kostenkalkulation muss der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber alle Kosten offenlegen, die er pro Jahr für seinen Privatwagen aufwendet. Die Gesamtkosten für Abschreibung, Versicherung, Benzinkosten, Finanzierung und Nebenkosten werden durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Es ergibt sich der individuelle Kilometersatz, der für die Dienstreisen abgerechnet werden kann. Die Abrechnung über einen individuellen Kostensatz rechnet sich vor allem für Mitarbeiter, die ein hochwertiges Fahrzeug nutzen, für dessen Unterhaltung im Jahr hohe Kosten anfallen.  

Fahrtenbuch für Dienstfahrten

Wer regelmäßig seinen Privatwagen für dienstliche Zwecke nutzt, sollte ein Fahrtenbuch nutzen, um die Dienstfahrten nachzuweisen. Im Fahrtenbuch werden der Tag, der Anlass der Fahrt, die Route und die gefahrenen Kilometer eingetragen. Werden Dienstfahrten über die Einkommensteuererklärung abgesetzt, ist die Nutzung eines Fahrtenbuches in jedem Fall sinnvoll, da dieses Grundvoraussetzung für die volle Erstattung ist.

Dienstwagen und Reisekosten

Die Kilometerpauschale von 0,30 Euro kann ausschließlich dann angesetzt werden, wenn Mitarbeiter im Rahmen einer Geschäftsreise einen privaten PKW nutzen. Bei Dienstwagen entfällt die Möglichkeit, gefahrene Kilometer über die Reisekostenabrechnung abzurechnen oder bei der Einkommensteuererklärung geltend zu machen. 

Die private Nutzung eines Dienstwagens wird steuerlich als geldwerter Vorteil behandelt. Während für Verbrenner monatlich 1 % des Bruttolistenpreises angesetzt werden, profitieren Elektrofahrzeuge 2026 von der 0,25 %-Regelung (bis zu einem Listenpreis von 95.000 €). Zusätzlich werden Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit 0,03 % des Listenpreises pro Kilometer versteuert. Für die Buchhaltung bietet diese Differenzierung einen erheblichen Hebel zur Optimierung der Lohnnebenkosten, wobei alternativ stets der Nachweis über ein exaktes Fahrtenbuch möglich bleibt.

Erstattung öffentlicher Verkehrsmittel (Einzelnachweis)

Das ist die am häufigsten genutzte Möglichkeit. Kosten für Dienstreisen mit der Deutschen Bahn, Fernbussen oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln werden in voller Höhe als notwendige Fahrtkosten anerkannt. Die Buchhaltung erstattet hierbei die tatsächlichen Ticketpreise auf Basis von Einzelbelegen. Dem Unternehmen wird dadurch ermöglicht den vollen Vorsteuerabzug und stellt sicher, dass nur real angefallene Kosten die Bilanz belasten.

Was versteht man unter Übernachtungskosten?

Im Rahmen einer mehrtägigen Dienstreise fallen neben Fahrtkosten und Reisenebenkosten ebenso Übernachtungskosten an. Notwendige Übernachtungskosten werden vom Arbeitgeber in voller Höhe bezahlt, wenn sie angemessen sind. 

Unternehmen der freien Wirtschaft geben ihren Mitarbeitern in der Regel einen Kostenrahmen für Übernachtungen in den Reiseregelungen vor, von denen im Einzelfall nach Rücksprache abgewichen werden kann. Typische Übernachtungssätze zwischen 80 und 150 Euro pro Nacht im Einzelzimmer gelten als üblich und können in voller Höhe bei der Reisekostenabrechnung angesetzt und beleghaft abgerechnet werden.

Dienstreisen im öffentlichen Dienst oder in Bundes- oder Landesbehörden unterliegen den jeweiligen behördlichen Regelungen. Das Bundesverwaltungsamt gibt zum Beispiel an, dass nachgewiesene Übernachtungskosten ohne Angabe weiterer Gründe als notwendig anerkannt werden, wenn ein Betrag von 70,00 Euro nicht überschritten wird. Die derzeit gültige Übernachtungspauschale, die Beschäftigte steuerfrei bei der Reisekostenabrechnung oder der Einkommensteuererklärung ansetzen können, wenn sie privat übernachtet haben, liegt bei 20 Euro.

Verpflegungsmehraufwand (VMA): Pauschalen und Kürzungsregeln 2026

Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist kein „Extra-Gehalt“ und erhöht nicht den Bruttolohn, sondern ein steuerfreier Ausgleich für die erhöhten Essenskosten auf Dienstreisen (§ 9 Abs. 4a EStG). Für die Buchhaltung ist hierbei Präzision entscheidend, da falsche Sätze oder fehlende Kürzungen bei Lohnsteuerprüfungen regelmäßig zu Nachzahlungen führen.

Die gesetzlichen Verpflegungspauschalen (Inland 2026)

In Deutschland gelten für das Kalenderjahr 2026 folgende Sätze:

• 28,00 € (Ganztägig): Für eine Abwesenheit von vollen 24 Stunden.
• 14,00 € (An- & Abreisetag): Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung.
• 14,00 € (Eintägig): Bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung.
• 0,00 €: Bei einer Abwesenheit unter 8 Stunden besteht kein steuerlicher Anspruch.

Vorsicht bei gestellten Mahlzeiten: Die Kürzungspflicht

Erhält der Mitarbeiter während der Reise Mahlzeiten (z. B. Hotel-Frühstück oder Catering auf einer Konferenz), muss die Buchhaltung die Tagespauschale zwingend kürzen. Basis für die Kürzung ist immer der volle Tagessatz (28 €):

• Frühstück: Kürzung um 20 % (- 5,60 €)
• Mittagessen: Kürzung um 40 % (- 11,20 €)
• Abendessen: Kürzung um 40 % (- 11,20 €)
• Vollverpflegung: Kürzung um 100%

Welche Reisekosten-Regelungen gelten bei Auslandsreisen?

Dienstreisen ins Ausland verursachen häufig höhere Kosten als Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands. Aus diesem Grund veröffentlicht das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich angepasste Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sowie länderspezifische Übernachtungspauschalen. Für das Kalenderjahr 2026 sind die aktualisierten Werte des BMF-Schreibens vom Dezember 2025 vom Dezember 2025 maßgeblich, welche die lokalen Lebenshaltungskosten der jeweiligen Zielgebiete berücksichtigen.

Obwohl die Sätze variieren, bleibt das grundlegende Abrechnungsprinzip, inklusive der Differenzierung nach Abwesenheitsdauer (8/24-Stunden-Regelung) sowie der notwendigen Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten, identisch zum Inlandsverfahren. Anhand einiger wichtiger Handelspartner und Reiseländer lassen sich die geltenden Regelungen beispielhaft nachvollziehen:

Quelle: BMF-Schreiben vom 05.12.2025 – Gültig ab 01.01.2026

Welche Kosten zählen zu den Reisenebenkosten?

Als Reisenebenkosten werden alle Aufwendungen definiert, die nicht zu den Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten gezählt werden können. Es gibt keine gesetzlichen Pauschalen, die für die Abrechnung von Reisenebenkosten genutzt werden können. Sie werden grundsätzlich auf Basis von entsprechenden Einzelbelegen abgerechnet.

Typische Beispiele für Reisenebenkosten sind:

• Zusätzliche Gepäckgebühren am Flughafen für beruflich veranlasstes Übergepäck,
• Telefon- und WLAN-Gebühren für die geschäftliche Kommunikation,
• Maut- und Straßennutzungsgebühren,
• Parkkosten,
• Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit beruflichem Hintergrund,
• Berufliche Reiseversicherungen sowie
• Kosten durch Schäden oder Verlust von beruflich genutztem Reisegepäck.

Viele weitere Aufwendungen können ebenfalls nach Absprache als Reisenebenkosten aufgeführt werden, sofern sie ausschließlich beruflich veranlasst sind.

Welche Reisenebenkosten werden nicht erstattet?

Private Aufwendungen wie Barbesuche, private Telefonate oder Mitbringsel für die Familie zählen nicht zu den Reisenebenkosten. Sie dürfen daher nicht steuerfrei erstattet oder als Betriebsausgabe mit dem Arbeitgeber verrechnet werden.

Auch Ausgaben wie Anti-Mückenmittel oder Kleidung müssen nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, selbst wenn der Einsatz in einem tropischen Land erfolgt. Diese Kosten gehören zur privaten Lebensführung (§ 12 EStG). Anders als oft vermutet, decken die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand spezifisch den ernährungsbedingten Mehraufwand ab, der durch die Abwesenheit von der Wohnung entsteht. Kosten für persönliche Bedürfnisse sind hiervon abzugrenzen und können nicht über die Verpflegungspauschalen oder als Nebenkosten geltend gemacht werden.

Erstattungspflicht und steuerliche Gestaltung der Reisekosten

Obwohl im deutschen Arbeitsrecht keine generelle gesetzliche Pflicht zur Erstattung von Reisekosten verankert ist, hat sich die Übernahme dieser Aufwendungen in der Unternehmenspraxis als Standard für ein professionelles Kostenmanagement etabliert. Für die Geschäftsführung und die Buchhaltung ist dabei entscheidend, dass Reisekosten bei korrekter Abrechnung als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben die steuerliche Bemessungsgrundlage des Unternehmens mindern.

Verzichtet ein Unternehmen auf die Erstattung, verlagert es die finanzielle Last auf die Beschäftigten, die ihre Ausgaben erst mit erheblicher zeitlicher Verzögerung über die Einkommensteuererklärung geltend machen können. Das belastet nicht nur die Liquidität des Personals, sondern führt auch zu einem erheblichen administrativen Mehraufwand bei der privaten Steuergestaltung und kann sich negativ auf die Motivation der Beschäftigen im Bezug auf Dienstreisen auswirken.

In der strategischen Gestaltung entscheiden sich viele Unternehmen für die Einzelabrechnung gegen Beleg, da dies die höchste Rechtssicherheit bietet und sicherstellt, dass die Zahlungen innerhalb der steuerfreien Höchstsätze verbleiben. Alternativ genutzte Pauschalmodelle bergen hingegen das Risiko, dass bei einer Überschreitung der gesetzlichen Sätze ungewollt sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn entsteht, was bei Betriebsprüfungen zu Nachzahlungen führen kann. Letztlich schützt eine präzise definierte Reiserichtlinie das Unternehmen vor unkalkulierbaren Kostenrisiken und fungiert gleichzeitig als wertvolles Instrument der Mitarbeiterbindung, da sie eine transparente und zeitnahe Kostenerstattung ohne steuerliche Nachteile für beide Seiten gewährleistet.

Die Reisekostenabrechnung als betrieblicher Prozess

Die Reisekostenabrechnung ist ein zentrales Instrument der Buchhaltung, um beruflich veranlasste Aufwendungen rechtssicher zu erfassen und als Betriebsausgaben geltend zu machen. Während die Abrechnung im Kern die Erstattung von Auslagen beschreibt, dient sie für das Unternehmen primär als Nachweisdokument gegenüber dem Finanzamt, um den Gewinn steuerlich wirksam zu mindern.

Anforderungen an eine rechtssichere Abrechnung

Damit die Buchhaltung Reisekosten als Betriebsausgabe anerkennen kann, muss die Abrechnung alle relevanten Kostenstellen lückenlos abbilden. Dazu gehören Fahrtkosten (Bahn, Flug, Pkw), Übernachtungskosten sowie die Verpflegungsmehraufwendungen, die meist über Pauschbeträge ermittelt werden. Entscheidend ist hierbei die zeitnahe Einreichung: Nur wenn Belege und Informationen zeitnah und idealerweise monatsweise gebündelt vorliegen, bleibt der Vorsteuerabzug gewahrt und die Buchhaltung behält den Überblick über die Budgets.

Formale Standards und Belegführung

Gesetzlich gibt es zwar keine strikte Vorlage für das Design einer Reisekostenabrechnung, doch aus Sicht der Compliance sind klare Strukturen unverzichtbar. Eine professionelle Abrechnung gliedert sich meist in die Stammdaten des Einreichenden, die detaillierte Auflistung der Einzelposten (Datum, Belegart, Brutto/Netto-Betrag) und die abschließende Berechnung des Erstattungsbetrages.

Sollte ein Originalbeleg ausnahmsweise verloren gehen, kann die Buchhaltung einen Eigenbeleg akzeptieren. Dieser muss den Empfänger, den Betrag, den Zweck, das Datum und eine Unterschrift enthalten. Für das Unternehmen ist dies jedoch ein wirtschaftlicher Nachteil: Da Eigenbelege keinen Vorsteuerabzug ermöglichen, können die darin enthaltenen Steuern nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden.

Bedeutung schneller Bearbeitungszyklen

Eine effiziente Bearbeitung der Reisekosten ist für Unternehmen mehr als nur eine Verwaltungsaufgabe. Da Mitarbeiter bei Dienstreisen oft mit erheblichen Beträgen in Vorkasse treten, wirkt sich eine verzögerte Erstattung direkt auf die Zufriedenheit und die Liquidität des Teams aus. Unternehmen sollten daher ihre Prozesse in der Lohnbuchhaltung optimieren oder mit Spesenvorschüssen arbeiten. Eine korrekte und schnelle Prüfung schützt zudem vor Risiken bei Steuerprüfungen, bei denen fehlerhafte Abrechnungen oft zu hohen Nachzahlungen führen.

Fazit: Das müssen Sie zur Abrechnung von Reisekosten wissen

Die Abrechnung von Reisekosten ist gesetzlich klar geregelt. Entweder erfolgt die Abrechnung der tatsächlich gezahlten Beträge oder über Pauschalen. Einzig die Verpflegung kann nur über Pauschbeträge abgegolten werden, Einzelerstattungen sind nicht möglich. Mitarbeiter sollten alle Belege aufbewahren und einreichen und die Buchhaltung sollte die Kosten zügig erstatten. Fehlen Belege, können Mitarbeiter Eigenbelege erstellen.

Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten können 1:1 erstattet werden. Für die Verpflegung gibt es eine Pauschale, die sich an der Dauer der Auswärtstätigkeit orientiert. Für Auslandsreisen gibt es andere Pauschalen, deren Höhe je nach Reiseland variiert. Die Erstattung von Reisekosten ist steuerfrei.

Der Arbeitgeber sollte die Erstattung der Reisekosten zusätzlich in der Lohnabrechnung festhalten. Bekommen Arbeitnehmer Reisekosten nicht erstattet, können sie sie in der nächsten Steuererklärung geltend machen.

FAQ zum Thema Reisekosten