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Personalkosten schnell und einfach kalkulieren

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Urheber: contrastwerkstatt | Fotolia

Von Iris Schuler,

Ihnen wächst die Arbeit über den Kopf? Sie spielen mit dem Gedanken, einen Mitarbeiter einzustellen, wissen jedoch nicht, auf welcher Höhe sich die Personalkosten belaufen würden? Antworten lesen Sie in diesem Tipp.

Geht es darum, zunächst einen groben Überblick zu bekommen, reicht es aus, die ungefähren Personalkosten zu ermitteln. Dieser Tipp bietet Ihnen eine Übersicht, wie Sie Personalkosten schnell und einfach kalkulieren.

Personalkosten: Damit müssen Sie rechnen!

Berücksichtigen Sie folgende Positionen:

  • Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungsbeiträgen: Kalkulieren Sie ca. 21 % vom Bruttolohn. Kostet Ihr Mitarbeiter Sie ein Gehalt von 1.500 € im Monat, müssen Sie also noch einmal 315,- € hinzurechnen.
  • Gesetzliche Unfallversicherung: Die Höhe hängt von der Berufsgenossenschaft und der Gefahrenklasse ab, in die Ihr Unternehmen eingeordnet ist. Als Richtwert dient ein Betrag von 2,50 € je 1.000,- € Verdienst pro Jahr.
  • Insolvenzgeld: Kalkulieren Sie 0,08 € je 100 € Bruttolohn, bei einem Gehalt von 1.500,- € im Monat also noch einmal 1,20 €.
  • Umlagen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Mutterschutzversicherung: In Ihrer Kalkulation werden diese Beträge auch Umlage U 1 und U 2 genannt. Diese Umlagen gelten für Arbeitgeber mit maximal 30 Arbeitnehmern und dienen als Zuschüsse für die Entgeltfortzahlung bzw. für die Aufwendungen beim Mutterschutz. Die Umlage beträgt 2% des Bruttolohns.
  • Lohnfortzahlung bei Krankheit: Für Ihre Kalkulation ist realistisch, dass Sie mit 10 Tagen Krankheit pro Jahr rechnen. Das kostet Ihr Unternehmen ein halbes Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteil pro Jahr. Für einen Verdienst von 1.500,- € wären dies also 750 € plus 21 % davon, also noch einmal 157,50 € .
  • Bezahlter Erholungsurlaub: Jedem Arbeitnehmer steht Urlaub zu. Zur Kalkulation der Personalkosten berechnen Sie den bezahlten Urlaub mit ca. einem Bruttogehalt zuzüglich Arbeitgeberanteil pro Jahr und möglicherweise zuzüglich Urlaubsgeld. Berechnen Sie das Urlaubsgeld beispielsweise mit 30 % vom Bruttolohn. Für die 1.500,-Euro-Kraft gelten also 1.500,- €, die aber mit dem laufenden Lohn abgegolten sind. Es ist die Zeit, in denen nichts geleistet wird, die Sie natürlich etwas kostet. Zuzüglich fallen beispielsweise 450,- € Urlaubsgeld an.
  • Weihnachtsgeld:  Die Höhe des Weihnachtsgelds liegt in Ihrem Ermessen, z.B. 70 % des Bruttomonatsgehalts.
  • Fahrtkostenzuschuss, Essensgeld, Überstundenzuschläge und so weiter: Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen müssen Sie sich zu diesen Punkten Gedanken machen und eine einheitliche Linie festlegen. Das Unternehmen kann beispielsweise für den Arbeitnehmer steuerfrei ein Job-Ticket bis zu einer Höhe von 44,- € im Monat übernehmen. Der Arbeitnehmer muss das Ticket mit 15 % pauschal versteuern.

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Machen Sie sich außerdem bewusst, dass für einen neuen Mitarbeiter zusätzliche Investitionen anstehen, zum Beispiel ein EDV-Arbeitsplatz, ein Schreibtisch, Telefongebühren und anteilige Büromiete. Denken Sie außerdem daran, dass die Einarbeitung Zeit und Geld kostet. Außerdem wird der neue Mitarbeiter in den ersten drei Monaten noch nicht die volle Leistung bringen und das Unternehmen Zeit und damit wieder Geld kosten.

Sind Sie und derzeitige Mitarbeiter jedoch überlastet, ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters natürlich auf Dauer die beste Lösung.

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