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Jeder, der eine selbstständige Tätigkeit aufnimmt, die steuerlich relevant ist, muss das dem zuständigen Finanzamt melden. Und Sie sollten sich...

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Unternehmensgründung: 7 Fragen zur Umsatzsteuerprüfung

 
Umsatzsteuer
Urheber: magele-picture | Fotolia

Von Gerhard Schneider,

Die Zahl der Steuerprüfungen nimmt alljährlich zu – und vor allem die der Umsatzsteuerprüfungen. Grund: Bei der Umsatzsteuer passieren Selbstständigen am häufigsten Fehler. Das heißt aus Sicht des Finanzamts: Hier ist schnell und ohne viel Aufwand Geld einzutreiben.

Es gibt 2 Arten der Umsatzsteuerprüfung:

Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Hier wird - wie der Name bereits sagt - speziell die Umsatzsteuer überprüft. Das Finanzamt kontrolliert dabei, ob Sie bestimmte Steuervergünstigungen (z. B. bei Ausfuhrlieferungen) zu Recht beanspruchen. Treffen kann es Sie, wenn Sie häufiger Vorsteuerüberschüsse geltend machen.

Umsatzsteuer-Nachschau

Zu dieser Nachschau darf der Prüfer ohne Anmeldung in Ihrer Firma erscheinen und Einsicht in Ihre Unterlagen verlangen, die die Umsatzsteuer betreffen. Dabei wird vor allem geprüft, ob Ihre einzelnen Eingangs- und Ausgangsrechnungen korrekt sind (§ 14 Abs. 1 UStG), also wirklich zum Vorsteuerabzug berechtigen.

Außerdem schauen die Prüfer nach, ob tatsächlich die Wirtschaftsgüter vorhanden sind und betrieblich genutzt werden, aus deren Kauf Sie Vorsteuer geltend gemacht haben. Achten Sie also auf jeden Fall darauf, dass Ihnen in diesen Punkten keine Fehler unterlaufen.

Wenn das Finanzamt eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ankündigt: Antworten auf die häufigsten Fragen

Keine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist wie die andere. Vor allem, wenn Sie bislang noch keine mitgemacht haben, sind anfangs viele Fragen offen. Mit der nachfolgenden Aufstellung geben wir Ihnen Antworten auf die wichtigsten Fragen.

 

Fragen und Antworten zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Müssen wir den uns mitgeteilten Termin für den Beginn der Betriebsprüfung hinnehmen?

In der Regel teilt der Prüfer den beabsichtigten Prüfungstermin vorab mündlich mit. Akzeptieren Sie den Termin nur, wenn Ihnen ausreichend Zeit bleibt, um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten.

Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab. Zwischen der Ankündigung der Betriebsprüfung und deren Beginn müssen mindestens 2 Wochen liegen. Ausnahme: Sie stimmen einer kürzeren Frist ausdrücklich zu.

Kann ein festgesetzter Prüfungstermin noch verschoben werden?

Wenn einer der folgenden Gründe vorliegt, hat ein Antrag auf Verschiebung des Prüfungstermins Aussicht auf Erfolg: Sie oder der bei Ihnen Verantwortliche für das Rechnungs-/Steuerwesen ist erkrankt.

Gleiches gilt für einen Mitarbeiter, dessen Anwesenheit für etwaige steuerliche Auskünfte unverzichtbar ist; Betriebsstörungen durch (Um-) Baumaßnahmen, Streik oder höhere Gewalt; Sie haben erst kürzlich den Steuerberater gewechselt und er muss sich noch einarbeiten.

Müssen wir dem Prüfer einen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen?

Ja, sofern Ihre Räumlichkeiten dies ermöglichen. Wenn nicht, schlagen Sie einen neutralen Ort vor, z. B. die Räume Ihres Steuerberaters. Der Arbeitsplatz muss so ausgestattet sein, dass er die Betriebsprüfung ordnungsgemäß durchführen kann. Am besten weisen Sie ihm einen Raum zu, in dem er ungestört arbeiten kann. Dass er diesen allein nutzt, ist nicht zwingend erforderlich, aber wünschenswert, um zu verhindern, dass er andernfalls unkontrollierten Kontakt zu Ihren Mitarbeitern aufnehmen kann.

Darf sich der Prüfer frei in unserem Unternehmen bewegen?

Nein, das ist ihm nicht erlaubt. Im Übrigen ist es Ihre Pflicht, ihm die angeforderten Unterlagen vorzulegen.

Es empfiehlt sich, bereits zu Beginn der Betriebsprüfung alle Unterlagen bereitzustellen, die den Prüfungszeitraum betreffen.

Darf sich der Prüfer von unseren Mitarbeitern zusätzliche Unterlagen bringen lassen?

Der Prüfer kann die Vorlage zusätzlicher Unterlagen (z. B. Verträge) fordern, die für die Prüfung von Bedeutung sind, und dazu den nächstbesten Mitarbeiter ansprechen, der sich in seiner Nähe befindet.

Verhindern Sie dies, indem Sie von vornherein einen instruierten Mitarbeiter als Ansprechpartner für den Prüfer benennen.

Müssen wir ihm Unterlagen, die er benötigt, kopieren?

Nein, dazu sind Sie nicht verpflichtet, aber es empfiehlt sich dringend, dies zu tun. Andernfalls darf der Prüfer die Unterlagen mitnehmen, um sie im Finanzamt zu kopieren. Und vor allem: Nur wenn die Unterlagen bei Ihnen in der Firma kopiert werden, behalten Sie den Überblick darüber, von welchen Unterlagen der Prüfer Kopien mitnimmt. Deshalb von allen Unterlagen, die der Beamte haben möchte, stets noch eine Kopie für Sie selbst machen.

Dürfen wir den Prüfer zum Mittagessen einladen?

Das Bereitstellen von Kaffee, Tee oder kalten Getränken ist durchaus üblich, auch ein kleiner Imbiss ist möglich. Vorsicht: Manche Prüfer betrachten die Einladung zum Essen bereits als Bestechungsversuch.

Gründer-Wissen

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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