Zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Unternehmers gehört es, die eigene Zahlungsfähigkeit zu sichern. Mahntelefonate zum Eintreiben der offenen Forderungen sind vorteilhaft. Sie können so Missverständnisse aus dem Weg räumen und bei Problemen direkt Lösungen vereinbaren. Der Kunde kann sich nicht länger rausreden, er hätte Ihre Rechnung oder Mahnungen übersehen.
Viele Selbstständige tun sich schwer, offene Rechnung per Telefon zu mahnen. Im Hinblick auf Ihre Zahlungsfähigkeit sollten Sie sich jedoch überwinden und zum Telefon greifen. Machen Sie sich bewusst: Sie haben eine Leistung erbracht und haben einen Anspruch auf Bezahlung. Denken Sie daran, dass Sie nicht als Bittsteller anrufen, sondern Forderungen stellen können.
Vermeiden Sie es jedoch, Ihrem Kunden Vorwürfe zu machen. Gehen Sie zunächst davon aus, dass der Kunde seine Zahlungen nicht absichtlich verzögert. Es könnte immerhin sein, dass der Kunde die Rechnung nicht bekommen hat. Ein Telefonat hilft Ihnen, herauszufinden, weshalb die Zahlung noch nicht eingegangen ist. Suchen Sie mit dem Kunden gemeinsam nach Lösungen.
Zahlungsfähigkeit sichern: Telefonat gut vorbereiten
Mit Mahntelefonaten wollen Sie Ihre Zahlungsfähigkeit sichern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich gut vorbereiten. Folgende Unterlagen sollten bereitliegen:
- aktuelle Kontoauszüge
- Kundenakte mit Auftrag und Rechnung
- Notizen über eventuelle Absprachen
Immer an die eigene Zahlungsfähigkeit denken
Machen Sie sich vorher Gedanken, was Sie mit dem Telefonat erreichen wollen. Schreiben Sie es am besten auf. Hat der Kunde Geldprobleme, können Sie beispielsweise eine Ratenzahlung anstreben. Notieren Sie bereits vor dem Telefonat, wie viele Raten Sie maximal akzeptieren wollen. Denken Sie auch über Gegenargumente nach.
Sie sind in der eindeutig besseren Position. Demonstrieren Sie deshalb durch Ihr Auftreten Stärke. Sprechen Sie klar und deutlich, in einer angemessenen Lautstärke und formulieren Sie verbindlich.
Fassen Sie als Abschluss die Ergebnisse des Telefonats kurz zusammen. Schicken Sie im Anschluss eine Art Protokoll den Kunden per E-Mail oder Fax zu. Bedanken Sie sich für die Kooperation. Ein freundlicher Ton wird die Zahlungsbereitschaft des Kunden erhöhen.
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