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Wie Sie trotz Zeitnot ein wettbewerbsfähiges Angebot erstellen

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Von Iris Schuler,

Ein Angebot in letzter Minute - das kennen Sie sicher aus Ihrem Alltag als Unternehmer. Natürlich möchten Sie möglichst den Zuschlag bekommen, denn sonst könnten Sie sich die ganze Arbeit ja sparen. Wie gehen Sie am geschicktesten vor, wenn Sie in größter Zeitnot ein wettbewerbsfähiges Angebot erstellen möchten? Mehr dazu in diesem Beitrag.

Der Abgabetermin für das Angebot steht fest. Daran können Sie nichts mehr ändern. Sie müssen deshalb die verbleibende Zeit effektiv nutzen, damit Sie das Angebot noch rechtzeitig erstellen können. Ein kluges Zeitmanagement verlängert zwar nicht die Zeit an sich, nimmt jedoch den Druck und sorgt für sichere Ergebnisse.

So schreiben Sie ein Angebot mit wenig Zeit

Beginnen Sie sofort. Lesen Sie für das Angebot die gesamte Ausschreibung erst einmal komplett durch. Für den Aufbau einer Ausschreibung gibt es zwar klare Regeln, erfahrungsgemäß sind jedoch die relevanten Informationen über die Gesamtausschreibung verteilt. Strukturieren Sie für Ihr besseres Verständnis den Text.

Für das spätere Angebot ist es wichtig, dass Sie die Vergabeunterlagen richtig verstehen. Nehmen Sie sich deshalb dazu ausreichend Zeit und notieren Sie Unklarheiten sofort. Vielleicht klären sich die Fragen später beim Lesen, falls nicht, haben Sie direkt eine Liste mit den Punkten, die Sie für das Angebot noch mit der Vergabestelle klären müssen. Kennzeichnen Sie außerdem, wer Ihr Ansprechpartner für die Ausschreibung ist.

Markieren Sie wichtige Informationen in der Ausschreibung bereits beim ersten Lesen mit Textmarker an. Für die bessere Übersichtlichkeit wählen Sie am besten verschiedene Farben. Listen Sie nach dem Lesen alle Vorgaben des Auftragsgebers auf. Fertigen Sie eine Checkliste an, was zu tun ist und welche Vorbereitungszeit Sie für das Angebot einplanen müssen.

Zeitplanung für das Angebot

Sie haben die Ausschreibung durchgearbeitet und die Zeit geplant, die Sie zur Erstellung des Angebots benötigen. Stellen Sie nun einen Terminplan auf. Denken Sie vor allem an die Zeit, die Sie für die Kalkulation benötigen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie für das Angebot die Unterlagen sorgfältig zusammenstellen. Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung auch andere Projekte, die noch anstehen.

Schaffen Sie sich hausinterne Kennziffern für die Kalkulationsdauer, zum Beispiel je Seite Leistungsverzeichnis. Lassen Sie das Angebot noch einmal gegen prüfen, beispielsweise von einem an der Kalkulation nicht beteiligtem Mitarbeiter. Wenn man unter Zeitdruck arbeitet, passieren schneller Fehler.

Wann muss das Angebot aus? Rechnen Sie rückwärts, damit das Angebot auch pünktlich Ihr Haus verlässt. Legen Sie Zwischentermine und Verantwortlichkeiten fest. Und zu guter letzt: Auch wenn Sie ein Angebot genau planen, kann es immer wieder zu Verzögerungen kommen. Rechnen Sie deshalb Pufferzeiten ein, wenn Sie ein Angebot erstellen.

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