Im zweiten Teil von „Betriebsprüfung bei Steuerhinterziehung“ konnten Sie lesen:
- Wer dem Finanzamt bereitwilligt hilft.
- Wie Online-Plattformen mit den Finanzverwaltungen zusammen arbeitet.
- Was das Bundesverfassungsgericht zum scannen von privaten und Unternehmens-Seiten zusagen hat.
Betriebsprüfung bei Steuerhinterziehung: Wie Sie mit diesen 11 Tipps Ihre Online-Geschäfte wasserdicht dokumentieren
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Tipp 1: Archivieren Sie dauerhaft sämtlichen E-Mail Verkehr der mit Ihrem
Online-Geschäften zu tun hat. Seit 01.01.2002 hat die
Finanzverwaltung das Recht, auf diese E-Mails elektronisch
zuzugreifen.
Tipp 2: Richten Sie sich für alle geschäftlichen E-Mails ein separates
Verzeichnis ein.
Tipp 3: Auch die empfangenen E-Mails zu einem Geschäftsvorgang müssen
archiviert werden. Werbemails, auch vom Geschäftspartner, können
Sie löschen.
Tipp 4: Um Probleme beim Nachweisen von Online-Einnahmen zu vermeiden,
speichern Sie die erfolgreichen Umsätze ab.
Tipp 5: Speichern Sie auch Geschäftsvorgänge die nicht erfolgreich waren.
Das hat 2 Vorteile:
- Sie können jederzeit Ihre Geschäftsvorgänge lückenlos nachweisen.
- Sie haben am Ende des Jahres einen vollkommenen Überblick, welche Waren Sie verkauft haben und welche noch im Lager befinden.
- Es erleichtert Ihnen die Jahres-Inventur und eine mögliche Ermittlung von Wertabschlägen.
Tipp 6: Bei einem System-Absturz geht der Nachweis über die
Geschäftsvorgänge und Online-Umsätze zu Ihren Lasten. Haben Sie
keine Möglichkeit mehr, die Daten wieder herzustellen, wird das
Finanzamt Ihren Umsatz schätzen. Der geschätzte Umsatz ist dann
die Berechnungs-Grundlage für alle Abgaben und Steuern.
Benutzen Sie eine Doppelte oder Dreifache Sicherung. Zum Beispiel:
- Archivierungs-Software
- Sicherung auf Bandlaufwerk oder Streamer. Anfällig für Magnete.
- DVD/CD. Jedoch sind diese Medien sehr anfällig für Staub und Kratzer.
Am besten Sie lassen sich von einem Software-Haus eine auf Sie
zugeschnittene Archivierungs-Lösung konfigurieren.
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Tipp 7: Sie müssen nachweisen, wofür Sie in Ihrem Unternehmen Geld
ausgegeben haben. Darum weisen Sie bei Versandgeschäften
Nebenkosten, wie Porto und Verpackung extra aus. das hat noch
den Vorteil, dass Sie diese Ausgaben als Vorsteuer geltend machen
können.
Tipp 8: Richten Sie für Ihre Online-Geschäfte einen eigenen
Rechnungs-Nummernkreis ein, der eine fortlaufende
Rechnungsnummer enthält. Mit dieser Methode können Sie Ihren
Online-Handel von Ihrem „normalen“ Geschäftsbereich trennen.
Tipp 9: Archivieren Sie jede einzelne Ausgangsrechnung elektronisch. Weil
das aufbewahren einer ausgedruckten Rechnungskopie für
zukünftige Betriebsprüfungen nicht ausreicht.
Tipp 10: Die Rechnungs-Nummern dürfen bei der Archivierung nicht
überschrieben werden. Bei einer Betriebsprüfung kann weder der
Prüfer noch Sie, die Rechnung einem Geschäftsvorgang zuordnen.
Die Finanzverwaltung hat das Recht, auf Digital erstellte Dokumente elektronisch zuzugreifen. Viele Firmen und Steuerberater haben bis heute erhebliche Mühe die angeforderten Daten vorzulegen.
In Zukunft wird das ein Standard-Prüfpunkt bei Betriebsprüfungen sein. Seien Sie vorbereitet.
Ein Beispiel:
Sie erstellen eine Rechnung in Word am 17.06.2007. Das Datumsfeld wird automatisch aktualisiert. Sie speichern die Rechnung au Ihren PC ab.
Am 03.01.2008 möchte der Prüfer vom Finanzamt eine Betriebsprüfung bei Ihnen machen und fragt Sie nach der Rechnung vom 17.06.2007. Sobald Sie die Rechnung öffnen, wird das Datum aktualisiert auf den 03.01.2008. Um das alte Datum zu erhalten können Sie die Rechnung ausdrucken, ohne das Dokument zu öffnen. Aber das wird der Prüfer beanstanden.
Tipp 11: Sie müssen immer sicherstellen, dass Ihre archivierten Daten für den
Aufbewahrungszeitraum von 10 Jahren, jederzeit lesbar gemacht
werden können. Auch wenn Sie eine neue Software verwenden.
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