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Betriebsprüfung: Welche Unterlagen und Auskünfte sind Pflicht?

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Von Iris Schuler,

Während der Betriebsprüfung prüft ein Vertreter des Finanzamts Ihre Unterlagen in Ihrem Hause. Welche Unterlagen müssen Sie vorlegen? Wer darf dem Prüfer bei der Betriebsprüfung Auskunft geben? Antworten auf diese Fragen lesen Sie in diesem Beitrag.

Während der Betriebsprüfung prüft ein Vertreter des Finanzamts Ihre Unterlagen in Ihrem Hause. Welche Unterlagen müssen Sie vorlegen? Wer darf dem Prüfer bei der Betriebsprüfung Auskunft geben? Antworten auf diese Fragen lesen Sie in diesem Beitrag.

Welche Unterlagen Sie während der Betriebsprüfung dem Betriebsprüfer zeigen müssen, steht in der Prüfungsanordnung. Es ist Ihre Pflicht, für die Betriebsprüfung alle steuerlich relevanten Belege der zu prüfenden Jahre vorzulegen. Außerdem gehören Anlageverzeichnisse und die Jahresabschlüsse dazu. Haben Sie die Belege verbucht, zeigen Sie auch die Konten, Summen- und Saldenlisten.

Die meisten Unternehmer arbeiten mit einem PC. In diesem Fall müssen Sie dem Prüfer für die Betriebsprüfung das Lesen Ihrer Daten ermöglichen. Am besten übertragen Sie für die Betriebsprüfung alle steuerlich relevanten Daten auf einem separaten PC. Der Prüfer kann anordnen, dass Sie oder ein anderer ihn während der Betriebsprüfung unterstützen und mit ihm gemeinsam die Daten nach seinen Vorgaben auswerten. Er ist auch berechtigt, eine Kopie der Daten, zum Beispiel auf einer CD-ROM, zur Auswertung mitzunehmen.

Häufig verlangt der Betriebsprüfer bei der Betriebsprüfung auch die Vorlage von Verträgen. Am besten kopieren Sie solche, wie zum Beispiel den Mietvertrag, schon vor der Betriebsprüfung und können diesen auf Verlangen aushändigen.

Private Belege müssen Sie bei der Betriebsprüfung nicht vorlegen, soweit die Prüfungsanordnung sich auf den betrieblichen Teil beschränkt. Laufen jedoch geschäftliche Zahlungen über das private Konto, ist der Prüfer berechtigt, die entsprechenden Auszüge bei der Betriebsprüfung mit zu prüfen.

Betriebsprüfung: Wer spricht mit dem Prüfer?

In der Regel wird der Prüfer bei der Betriebsprüfung von Ihnen Auskunft verlangen. Halten Sie sich jedoch mit Worten zurück, sagen Sie nur das, was Sie für die Betriebsprüfung gefragt werden.

Manche Prüfer sind sehr freundlich und bauen während der Betriebsprüfung ein persönliches Verhältnis auf, unterhalten sich über "dies und das". Das kann auch eine Falle sein. Bei der Schlussbesprechung der Betriebsprüfung kommt häufig raus, dass der Prüfer ganz nebenbei von Ihnen Dinge erfahren hat, die zu Ihrem Nachteil ausgelegt werden können.

Sie können auch andere Personen benennen, die dem Prüfer während der Betriebsprüfung Auskunft erteilen dürfen. Das können Betriebsangehörige, Familienangehörige oder Ihr Steuerberater sein. Können Sie eine für die Betriebsprüfung relevante Frage nicht beantworten, darf der Prüfer diese auch an andere richten, z.B. an eventuelle Mitarbeiter, an einen Bank-Sachbearbeiter oder einen Geschäftspartner. Er muss Sie jedoch vorab informieren.

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