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Nie wieder "verschwundene" Dateien suchen

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Urheber: adrian_ilie825 | Fotolia

Von Astrid Engel,

Kennen Sie das Datenchaos, das sich nach einiger Zeit auf der Festplatte bildet, wenn Dokumente nicht von vornherein mit sinnvollen Dateinamen benannt werden?

So definieren Sie Regeln für die Vergabe von Dateinamen

Damit das Aufspüren von Dokumenten leichter wird, sollten Sie bei der Vergabe von Dokumentennamen Regeln aufstellen. Wenn Sie sie konsequent anwenden, wird das Auffinden von Briefen, Faxen und Memos zum Kinderspiel.

Über so genannte sprechende Dateinamen erreichen Sie, dass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Dokumentart (Angebot, Einladung, Pressemitteilung ...) sich hinter einem Dateinamen verbirgt und wann das Dokument fertig gestellt wurde. Ein Stichwort schafft zusätzlich Klarheit.

Dafür überlegen Sie sich, welche Dokumentarten von Ihnen verfasst werden. Hierfür vergeben Sie Buchstaben (Kürzel):

  • LS-Lieferschein
  • AB-Angebot
  • NF-Nachfassbrief
  • AU-Auftragsbestätigung
  • EI-Einladung
  • RE-Reklamation
  • RL-Rücklieferung
  • PI-Personal-intern
  • PX-Personal-extern
  • PR-Pressemitteilungen
  • PE-Presseeinladungen

Nun können Sie diese Dokumentarten auf verschiedenen Wegen zum Empfänger senden. Diese Versandart ist das zweite Merkmal der "sprechenden" Dateinamen.

  • EM-E-Mail
  • FA-Fax
  • PO-Post
  • PI-Post, intern
  • PS-Persönlich
  • KU-Kurier

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Der nächste Bestandteil der "sprechenden" Dateinamen ist ein Stichwort, das Sie frei wählen können. Zusätzlich geben Sie das Datum ein, wann das Dokument versandt wurde.

Beispiel 1: Sie haben ein Kundenangebot verfasst, das am 22.11.15 per Post versandt wurde. Dieses Dokument hat somit diesen Dateinamen: AB-PO-Mustermann-GmbH-22-11-15.doc und wird natürlich im Kunden-Ordner gesichert.

Beispiel 2: Sie haben eine Pressemitteilung geschrieben, die per E-Mail am 23.11.15 an die Redaktionen verschickt wurde: PR-EM-Produktankuendigung-xx- 23-11-15.doc

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