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So haben Sie Ihr Büro im Griff

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So haben Sie Ihr Büro im Griff

 

Liebe Leserin, lieber Leser,

heute gestehe ich Ihnen etwas: Wenn ich im Stress bin, türmen sich nach kurzer Zeit Berge auf meinem Schreibtisch. Das geht dann eine Zeitlang gut, ganz einfach, weil anderes eben wichtiger ist. Doch dann wird mir irgendwann die Sucherei zu viel und es steht ein Putz- und Räumtag an - danach ist alles wieder griffbereit.

Ordnung schaffen und halten, heißt die Zauberformel, die Ihnen Zeit spart, damit Sie wieder mehr Zeit für’s Wesentliche haben.

 

Auch wenn Sie, wie ich, eigentlich ein Aufräummuffel sind, ist es empfehlenswert, an ein bis zwei Nachmittagen pro Monat Zeit für einen Büroputz einzuplanen, denn das hat viele Vorteile:

  • Sie müssen keine Unterlagen zeitaufwendig suchen.
  • Sie schieben keinen Riesenberg vor sich her und haben die Unterlagen parat, wenn Sie sie benötigen, z. B. wenn das Finanzamt oder der Steuerberater danach fragt.

Mein Tipp für Sie:

 

Wie Sie in Ihrem Büro die "Verhältnisse ordnen"

  • Kümmern Sie sich um eine "funktionierende" Ablage. Alphabetisch oder chronologisch, real oder virtuell – suchen Sie ein System aus, das Ihnen liegt.
  • Räumen Sie Ihren Eingangspostkorb bzw. den Ablagekorb auf. Heften Sie nicht irgendwie ab, sondern mit System, damit Sie später alles schnell wiederfinden
  • Sortieren Sie Zeitungen und Artikel, die Sie später mal lesen wollten. Was benötigen Sie wirklich noch?
  • Sammeln Sie Prospekte, die man Ihnen zuschickt oder die Sie von Messen mitbringen? Mal ehrlich: Was brauchen Sie noch?
  • Wie sieht es mit dem Büromaterial aus? Bestellen Sie rechtzeitig nach, wenn Ihr Vorrat zu Neige geht.
  • Brennen alle Glühbirnen? Muss etwas repariert oder gereinigt werden? Leben die Büropflanzen noch? Denken Sie immer daran: Aufgeschoben ist nicht aufgehoben.
  • Haben Sie die Daten gesichert? Legen Sie eine zusätzliche Sicherungskopie auf CD-ROM an.


Virtuelles Putzen ist auch manchmal nötig

  • Löschen Sie nicht mehr benötigte Nachrichten aus der Mailbox.
  • Löschen Sie Dateien, die Sie nur vorübergehend genutzt haben.
  • Deinstallieren Sie nicht mehr benötigte Software.
  • Aktualisieren Sie Ihre Software.

Glauben Sie mir: Solche regelmäßigen Aufräumaktionen sind sehr befreiend. Anschließend sparen Sie nicht nur Zeit, Sie gehen auch motivierter an die Arbeit.

P.S. Sicherheitskopien übrigens am besten extern lagern. Brennt das Büro nieder, sind die Sicherheitskopien neben dem Computer auch hinüber.

 

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