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Rund 18 Millionen Beschäftigte in Deutschland arbeiten täglich im Büro. Auch wenn dort die Gefährdungen weniger unmittelbar erkennbar sind als auf der...

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Maßnahmen vor Eintritt einer Pandemie

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Mit Ihrer Planung müssen Sie sicherstellen, dass im Unternehmen alles getan wird, um eine weitere Ausbreitung der Krankheit unter Ihren Mitarbeitern zu verhindern und um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Nutzen Sie deshalb die Zeit, bevor die Krankheitswelle Ihr Unternehmen erreicht und machen Sie Ihr Unternehmen jetzt mit diesen 10 Maßnahmen krisensicher.

1. Bilden Sie einen Krisenstab

In Krisensituationen müssen Entscheidungen schnell und konsequent getroffen werden. Deshalb muss klar sein, wer die Verantwortung trägt. Bilden Sie einen Krisenstab. In kleinen und mittleren Betrieben sollte der Geschäftsführer oder Unternehmer den Krisenstab leiten, denn er wird in der Regel den besten Überblick über die wichtigsten Geschäftsprozesse haben. Denken Sie daran, dass auch er oder sie krank werden kann. Ein Stellvertreter sollte deshalb von Anfang an in alle Planungen einbezogen werden. Beziehen Sie auch die Arbeitnehmervertreter in die Pandemieplanung ein und regeln Sie in einer Betriebsvereinbarung alle Maßnahmen, die die Beschäftigten betreffen können.

2. Definieren Sie die Kernfunktionen

Klären Sie, wie sich eine Pandemie auf die Nachfrage nach den Leistungen Ihres Unternehmens auswirkt: Sinkt sie oder kommt sie sogar völlig zum Erliegen? Damit wäre z.B. in der Gastronomie zu rechnen. Oder wird sich der Bedarf erhöhen, z. B. weil Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen rund um die Gesundheit anbietet? Klären Sie, welche Kernfunktionen des Betriebes unbedingt aufrecht erhalten werden müssen, z.B. IT-Prozesse, bestimmte Kreisläufe, Kraftwerke, Tierhaltung. Dazu gehört natürlich auch eine „Mindestbesatzung“. Identifizieren Sie das Kernpersonal, sorgen Sie auch hier rechtzeitig für Vertretungsregelungen. Denken Sie dabei auch an den betrieblichen Gesundheitsdienst und den Werkschutz. Ermitteln Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis zur Aufrechterhaltung des Betriebes. Denken Sie über Möglichkeiten der Heimarbeit nach.

3. Stimmen Sie sich mit Kunden und Lieferanten ab

Wenn Sie die Kernfunktionen beschrieben und eventuelle Schwankungen in der Nachfrage prognostiziert haben, klären Sie mit Ihren Lieferanten und auch Abnehmern Ihrer Waren, wie sie mit solchen Schwankungen umgehen können. So beugen Sie Lieferengpässen und Ausfällen vor. Eventuell müssen Sie sich jetzt schon nach „Ersatzlösungen“ und anderen Anbietern für die Pandemie-Phase umsehen.

4. Bereiten Sie Produktionseinschränkungen vor

Bieten Sie Güter, Produkte oder Dienstleistungen an, die voraussichtlich weniger oder gar nicht nachgefragt werden, ist es sinnvoll, deren Produktion zu reduzieren. Wenn ein erheblicher Teil der Beschäftigten erkrankt ist oder „vorsichtshalber“ der Arbeit fern bleibt, können Sie u. U. Betriebsteile kurzzeitig stilllegen oder Prozesse unterbrechen. Beschäftigte, die dann nicht dringend gebraucht werden, können zu Hause bleiben, damit sie sich nicht auch noch anstecken. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter mit Schulkindern oder pflegebedürftigen Angehörigen unter Umständen zu Hause bleiben müssen.

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5. Planen Sie die Personalbetreuung

Damit alle Maßnahmen, die die Beschäftigten betreffen, abgestimmt werden, sollten Sie einen Koordinator einsetzen. Er oder sie sorgt für einen möglichst reibungslosen Betriebsablauf, z.B. die Abstimmung mit dem betrieblichen Gesundheitsdienst, die Versorgung (Catering), Entscheidung über Zutritt zum Betrieb, Fahrdienst.

Sorgen Sie bereits in dieser Phase für eine Verstärkung des Betrieblichen Gesundheitsdienstes. Ein Kommunikations-Verantwortlicher sollte den Beschäftigten als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung stehen, z.B. für Krankmeldungen, für Informationen über eventuelle Betriebsausfälle, aber auch für Nachfragen nach dem Zustand bereits erkrankter Mitarbeiter. Diese Funktion ist gut bei einem Mitarbeiter der Personalabteilung aufgehoben, da dort sämtliche Kontaktdaten vorhanden sind. Wenn betriebsfremdes Personal auf Ihrem Unternehmensgelände tätig ist oder Leiharbeiter eingesetzt werden: Klären Sie gemeinsam mit Ihren Vertragspartnern erforderliche Schutzmaßnahmen.

Verteilen Sie bereits jetzt die Aufgaben für den betrieblichen Gesundheitsdienst, der vom Betriebsarzt geleitet wird. Da die meisten Betriebe mit externen Betriebsärzten zusammenarbeiten, sollte dort bereits jetzt geklärt werden, ob Personal mit medizinischer Vorbildung beschäftigt wird, z. B. Sanitäter, Krankenpflegerinnen u. ä. Beziehen Sie die Ersthelfer nach Absprache in die Planung ein. Dabei müssen die jeweiligen Aufgaben klar definiert und möglichst mehrfach geübt werden.

6. Sichern Sie die Funktionalität des Unternehmens

Auch Versorgungs- und Dienstleistungsbereiche werden unter krankheitsbedingten Ausfällen leiden. Planen Sie rechtzeitig Ersatzregelungen für einen funktionierenden Werkschutz. Sorgen Sie dafür, dass die Notstromversorgung des Rechenzentrums regelmäßig überprüft wird.

Hygienische Standards müssen aufrecht erhalten werden. Klären Sie z.B. wie viel Reinigungspersonal gebraucht wird und welche Mindest-Regeln für den Betrieb gelten sollen. Ein Treibstoff-Vorrat kann „lebensnotwendig“ sein, wenn Sie z.B. mit Diesel-Generatoren arbeiten.

Klären Sie, ob Lebensmittel für die Versorgung Ihrer Kernbesatzung bevorratet werden sollen oder alternativ, welche Lieferquellen zur Verfügung stehen.

7. Bauen Sie ein Informations- und Hilfsnetzwerk

Bringen Sie in Erfahrung, welche örtliche Behörde Ihrem Unternehmen erforderliche Informationen zur Verfügung stellen kann, z. B. zur Versorgung mit Energie, Wasser, zur Abfallentsorgung, zu öffentlichen Verkehrsmitteln, zum Katastrophenschutz.

8. Organisieren Sie die Beschaffung von Hygiene-Material und Medizin

Mit Unterstützung des Betriebsarztes legen Sie eine Grundausstattung von Hilfsmitteln und antiviralen Medikamenten an. Bei Redaktionsschluss ist die Diskussion über den Ablauf einer geplanten Impf-Aktion noch nicht abgeschlossen. Diese wird aber voraussichtlich lediglich in besonders gefährdeten Branchen wie dem Gesundheitswesen direkt in den Betrieben stattfinden. Alle anderen Beschäftigen werden sich voraussichtlich privat um einen Impfschutz sorgen müssen. Klären Sie gemeinsam mit dem Betriebsarzt, ob Angebote für betriebliche Impf-Aktionen möglich und nötig sind. Sorgen Sie dafür, dass eine ausreichende Zahl von Atemschutzmasken, Einmal- Handschuhen, Einmal-Schutzausrüstungen vorhanden ist. Stellen Sie Reinigungsund Desinfektionsmittel zur Verfügung.

9. Erarbeiten Sie Regeln für die Informationspolitik des Unternehmens

Sie kennen das Problem: In unsicheren Situationen schießen die Gerüchte wie Pilze aus dem Boden und sorgen dafür, dass die Unsicherheit der Beteiligten ins Unermessliche wächst. Das demotiviert und trägt nicht dazu bei, die Lage zu meistern. Beugen Sie solchen kontraproduktiven Tendenzen vor, indem Sie ein internes Informationsnetz aufbauen und auch für diesen Bereich einen Verantwortlichen einsetzen. Finden Sie geeignete Kommunikationswege, damit z.B. im Ernstfall alle betroffenen Mitarbeiter schnell und möglichst gleichzeitig informiert werden: Telefonketten, Intranet, Aushänge im Betrieb, Werksfunk. Prüfen Sie, ob Sie in Ihrem Unternehmen eine Telefon- oder E-Mail-Hotline einrichten können, bei der sich besorgte Mitarbeiter informieren können. Nur so verhindern Sie, dass nach dem „Stille-Post-Prinzip“ aus einer Mücke ein Elefant wird. Sorgen Sie auch dafür, dass die Kommunikation „nach außen“, z. B. zur Lokalpresse, auf vorbestimmten Wegen verläuft: Klären Sie rechtzeitig, wer Auskünfte über die Situation im Unternehmen herausgeben darf und wer (gemeinsam) über die Inhalte entscheidet.

10. Informieren Sie die Mitarbeiter über erforderliche hygienische Maßnahmen

Das beste Vorsorge-Maßnahmen-Paket nützt nichts, wenn die hygienischen Standards nicht eingehalten werden. Machen Sie sich deshalb Gedanken über Regeln zur Arbeitsplatzhygiene, das Essen und Trinken im Betrieb. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter darüber informiert werden, z.B. mit Postern, Aushängen und Flyern, über das Intranet. Geben Sie auch Empfehlungen für das Verhalten im Privatleben weiter.

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