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Psychische Belastungen: So vermeiden Sie E-Mail-Stress

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Von Martin Weyde,

Frage: Wie lässt sich Stress durch E-Mails vermeiden?

Antwort: Sorgen Sie vor allem dafür, dass Ihre Computer-Spezialisten sich um Spamfilter für alle Kollegen kümmern und diese permanent optimieren. Auf das Konto von Spam gehen die meisten unnötigen Kosten in der Kommunikation per E-Mail.
Natürlich hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Weg, mit seinem Posteingang umzugehen, und was für diese Kollegen gut funktioniert, empfinden jene als unbefriedigend. Aber einige Tipps zum Umgang mit E-Mails können Sie Ihren Kollegen guten Gewissens auf den Schreibtisch legen.
Am wichtigsten ist, dass sich Ihre Kollegen nicht vom Posteingang versklaven lassen. Computer sind Meister im Multitasking. Wir Menschen können zwar trainieren, mehrere Aufgaben zur selben Zeit zu erledigen, aber besonders talentiert sind wir nicht dafür.

  • Wer gerne ständig automatisch über neue Nachrichten informiert werden möchte, kann dies selbstverständlich so einstellen. Zur Pflicht sollte man fortlaufende Unterbrechungen jedoch nicht unbedingt erheben, denn es ist völlig in Ordnung, in eigener Regie zu bestimmten Zeiten ins Postfach zu sehen. Der Rhythmus richtet sich natürlich auch nach der Tätigkeit – eingehende Bestellungen sollten möglichst permanent abgerufen werden.

 

 

 

  • Offensichtlich unwichtige Nachrichten sollten Ihre Kollegen am besten gleich löschen. Wenn schon am Betreff erkennbar ist, dass eine Mail nichts mit ihnen und ihrer Arbeit zu tun hat, dann sollten sie sich gar nicht erst die Mühe machen, sie zu öffnen.
  • Anhänge sollten gleich abgelegt oder vernichtet werden – sie beziehen sich in der Regel auf bestimmte Vorgänge und gehören in die entsprechenden Ordner. Im allgemeinen Posteingang haben sie auf Dauer jedoch nichts verloren.
  • Mails, die Ihre Kollegen öffnen, sollten sie möglichst auch gleich bearbeiten, also den betreffenden Vorgängen zuordnen, löschen oder beantworten.
  • Der Posteingang sollte nicht zum Müllhaufen werden. Wenn es nicht möglich ist, ihn vollständig zu leeren, dann sollten Ihre Kollegen ihn übersichtlich halten. Dabei helfen Ordner, die die Eingangspost nach Absender, Thema oder Stand der Bearbeitung strukturieren. Auch für regelmäßige Nachrichten wie Newsletter sollten sie sich eigene Ordner zulegen.
  • Die eigenen Mails tragen nicht nur bei anderen Empfängern zur Informationsflut bei, sondern führen in der Regel auch dazu, dass Reaktionen darauf im Posteingang landen. Deshalb sollten sich Ihre Kollegen diese Fragen beantworten, bevor sie loslegen:
    • Ist eine Mail in diesem Fall der beste Kommunikationsweg?
    • Gibt der Betreff das Anliegen der Mail richtig und leicht verständlich wieder?
    • Wie halte ich die Mail frei von sprachlichem Ballast?
    • Wer muss unbedingt eine Kopie der Nachricht bekommen?

Studien haben gezeigt, dass ein Anruf in vielen Fällen schneller als eine Mail zum gewünschten Ergebnis führt. Außerdem hat es sich bewährt, einen verantwortlichen Mitarbeiter einzusetzen, der den Kollegen vermittelt, wie sie am besten mit E-Mails umgehen.

 

 

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