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4 Methoden, wie Sie Ihre Frachtkosten einfach und schnell prüfen

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Wann haben Sie das letzte Mal genau überprüft, wie hoch Ihre Frachtkosten - aufgeteilt nach Paketdiensten, Stückgut- und Maschinenfrachten - sind? Wenn das schon länger her ist, sollten Sie es mal wieder tun, denn es winken Ihnen Kosteneinsparungen von bis zu 50 %!

Als Logistikverantwortlicher sind Sie sicher für das gesamte Transportvolumen oder einen großen Teil hiervon in Ihrem Unternehmen zuständig. Damit gehört auch die Kostenoptimierung zu Ihren Aufgaben. Doch um diese Kosten sicher im Griff zu haben und potenzielles Sparvolumen auch entdecken und ausschöpfen zu können, brauchen Sie einen klaren Überblick über die tatsächlichen Kosten.
Dazu gehört auch, dass Sie genau wissen, welcher Transportweg - also beispielsweise Paketdienste, Stückgut- und Maschinenfrachten - welche Kosten verursacht. Wir haben Ihnen heute in Zusammenarbeit mit Uwe E. Wirth, Chefredakteur des Fachinformationsdienstes LogistikManager einige Methoden und Tipps zusammengestellt!
Denn in vielen Unternehmen wird nämlich kaum darauf geachtet, welcher Transportweg der wahre Kostentreiber ist. Doch Kostenminimierung können Sie nur erreichen, wenn Sie genau wissen, welche Kosten wofür anfallen.

Mit diesen 4 Methoden ermitteln Sie Ihren Handlungsbedarf einfach und schnell

Übrigens gibt es recht einfache Mittel, um schnell zu überprüfen, wie es in Ihrer Firma um die Kostentransparenz bestellt ist:

  • Vergleichen Sie zuerst die aufgelaufenen Gesamtkosten in Ihrer Versandkostenstelle und Ihrer Finanzbuchhaltung. Ergeben sich hier Abweichungen, so mangelt es sicher an Transparenz. Übrigens sollten Sie in der Finanzbuchhaltung nicht nur nach den direkten Transportkosten fahnden, sondern auch nach sogenannten Auftragsabwicklungskosten. Die müssen Sie nämlich zwingend zur Beurteilung Ihrer Gesamtfrachtkosten heranziehen. Leider werden viele mit dem Versand verbundene indirekte Kosten oft nicht auf einer Kostenstelle zusammengeführt, was zwangsläufig zu Intransparenz führt.
  • Ein zweiter sicherer Indikator ist die Verteilung der tatsächlichen Kosten, aufgeschlüsselt nach den unterschiedlichen Transportarten. Wenn Sie diese Zahlen genau analysieren, werden Sie oft über massive Kosteneinsparungspotenziale geradezu stolpern. Ein Kollege hatte sich zum Beispiel vor einiger Zeit die Mühe gemacht und musste feststellen, dass der Anteil an teuren Expresssendungen extrem hoch lag. Mit einigen wenigen Maßnahmen konnte er die Kosten für Expresssendungen um mehr als 60 % reduzieren.
  • Drittens sollten Sie sich einmal genau ansehen, wie es bei Ihnen um Frei-Haus-Lieferungen bestellt ist. Hier tragen Sie nämlich die ganzen Transportkosten, während bei Ab-Werk-Lieferungen Ihre Kunden diese übernehmen. Allerdings können Sie sicherlich nicht einfach von heute auf morgen Ihren Kunden mitteilen, dass Sie die oft vertraglich vereinbarte Frei-Haus- Lieferung nicht mehr anbieten wollen. Sie sollten jedoch diesen Punkt bei anstehenden Verhandlungen im Auge behalten. LogistikManager-Tipp: Wenn Sie Ihre Kostenanalyse komplett durchgeführt haben, steht grundsätzlich ein Gespräch mit Ihren Lieferanten und Kunden an. Dies kann übrigens auch im Rahmen eines Lieferantentages geschehen. Hier sollten Sie das Thema Frei-Haus- versus Ab-Werk-Lieferungen auf jeden Fall ansprechen.
  • Untersuchen Sie viertens, wie viele Transportpartner Sie mit Aufträgen beglücken. Dabei werden Sie sich vermutlich wundern, wie hoch die Anzahl wirklich ist. Zwar ist es sicherlich richtig, sich nicht auf zu wenige Partner zu verlassen, um bei einem Ausfall eines Transporteurs flexibel zu sein, doch bei zu vielen Partnern können Sie kaum über vernünftige Garantievolumina zu besseren Preisen kommen.

Legen Sie Ihre Projektziele fest

 

Bei Ihrer Analyse sollten Sie konsequent Ihre Projektziele klar vor Augen haben. Hier einfach nur zu sagen, „die Kosten müssen runter“, ist bei genauerer Betrachtung nicht zielführend. Richtig rund und optimal wird das Ganze nämlich erst, wenn Sie einzelne Projektziele festlegen. Diese sind:

  • Transparenz: Hier geht es darum, genau festzustellen, wie hoch Ihr Transportvolumen wirklich ist.
  • Aufschlüsselung: Gegenstand ist hier die saubere Trennung der Einzelkosten für Paketdienst, Stückgut- und Maschinenfrachten.
  • Konsolidierung: Hier geht es um die Optimierung der Anzahl der von Ihnen beauftragten Dienstleister im Frachtbereich.
  • Aushandeln: Haben Sie Ihre Hausaufgaben gemacht, können Sie sicher mit den übrig gebliebenen Dienstleistern neue Preise verhandeln. Allein durch das gestiegene Volumen pro Dienstleister haben Sie so einigen Spielraum.
  • Umstellung: Wenn Sie festgestellt haben, dass der Anteil von Expresssendungen bei Ihnen recht hoch ist, sollten Sie sich Ihre Versandabwicklung genau ansehen. Hier lässt sich sicherlich einiges optimieren, um wertvolle Transportzeit zu gewinnen. Werden Sie hier schneller, sinkt die Anzahl der Expresssendungen von selbst. LogistikManager-Tipp: Meist ergibt sich noch ein weiteres Kosteneinsparungspotenzial, wenn Sie von Frei-Haus- auf Ab-Werk-Versand umsteigen und hierbei auch versuchen, konsequent auf Routing-Order-Lieferungen umzustellen. Dies sind aber meist mittelfristige Maßnahmen, da Sie Ihre Kunden mit ziemlicher Sicherheit verlieren, wenn Sie versuchen, solche Veränderungen mit der Brechstange durchzusetzen.
  • Vereinheitlichung Ihres Rechnungsdesigns: Unterschiedlich aufgebaute Rechnungen Ihrer Dienstleister verursachen einen hohen Aufwand bei der Rechnungskontrolle. Deshalb sollten Sie Ihre Partner dazu bringen, die gestellten Rechnungen nach Ihren Vorgaben zu vereinheitlichen.
  • Mehr Transparenz zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Partnern: Nur wenn die Kosten und der genaue Materialfluss zwischen Ihnen und Ihren Partnern offen und transparent sind, können Sie hier Optimierungspotenzial entdecken und ausschöpfen.

Gehen Sie immer in diesen 5 Schritten vor

1. Schritt: Zunächst gilt es, das Transportvolumen und die Ist-Kosten sauber unterteilt nach den Transportarten zu bestimmen und festzuhalten. Ziehen Sie hierzu am besten die kompletten Zahlen des letzten Geschäftsjahres heran. Innerhalb der einzelnen Untergruppen - also Paket-, Stück- und Maschinentransporte - kategorisieren Sie die Kosten dann noch nach Menge, Größe und Zielorten (national/international/ Import/Export).
2. Schritt: Wenn Sie diese Aufgabe erledigt haben, geht es im nächsten Schritt darum, die besten Dienstleister für diese einzelnen Transportkategorien auszumachen und zu kontaktieren. Meistens werden diese Dienstleister auch schon in der Vergangenheit mit Ihrem Unternehmen zusammengearbeitet haben. Allerdings wird sich bei Ihrer Analyse oft zeigen, dass Sie gar nicht so viele Partner brauchen. Suchen Sie also diejenigen heraus, die hinsichtlich der Preise, aber auch der Zuverlässigkeit am interessantesten erscheinen.
In 3. Schritt sollten Sie mit Ihren Wunschpartnern eingehende Gespräche führen. Dabei ist es keine schlechte Idee, diese Gespräche im Rahmen eines Lieferantentages zu beginnen. In diesem Rahmen können Sie nämlich allen Partnern auf einen Schlag die Ergebnisse Ihrer Analyse und Ihre qualitativen sowie quantitativen Zielvorstellungen präsentieren. Nach diesem allgemeinen Tagesordnungspunkt bitten Sie alle Partner in Einzelgesprächen, Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot (Warenart, Volumen usw.) zu unterbreiten.
4. Schritt: Sobald diese Angebote bei Ihnen eingehen, untersuchen Sie in Schritt 4, welche individuellen Stärken und Schwächen die einzelnen Anbieter haben. Auch dies sollten Sie anhand der konkreten Vorjahreszahlen mit den einzelnen Angeboten simulieren. Danach zeigt sich nämlich recht schnell, wie groß die Einsparungen bei den einzelnen Anbietern und im Gesamten sind.
Sie werden schnell feststellen, dass die einzelnen Angebote sehr unterschiedlich ausfallen: Die Spannweite kann von sogenannten Flatrates für den nationalen Paketdienst (Pakete bis zu 30 kg an alle nationalen Zielorte zu einem Einheitspreis) bis hin zu unterschiedlichsten mehr oder weniger geclusterten Angeboten für internationale und nationale Stückgutversände reichen. Wenn Sie nun die einzelnen Angebote anhand der Ist- Zahlen des Vorjahres durchrechnen, trennt sich schnell die Spreu vom Weizen.
Im 5. Schritt laden Sie die besten Anbieter - dies sind nicht immer die günstigsten, da Sie auch Lieferqualität und Zuverlässigkeit berücksichtigen sollten - zu Einzelgesprächen ein, um die quantitativen und qualitativen Details genau zu besprechen und festzulegen.
LogistikManager-Tipp: Wenn Sie im Rahmen des ganzen Prozesses auch noch Ihre wichtigsten lokalen Lieferanten mit eingebunden haben, sollten Sie die Gelegenheit nun nutzen, um mit diesen über die Umstellung von Frei-Haus- auf Ab-Werk-Lieferungen zu verhandeln.
Sie können sicherlich auch massiv Transport- und Laufzeiten optimieren, wodurch Sie wertvolle Zeit sparen, wenn Sie mit den einzelnen Partnern die internen sowie externen Warenflüsse genau unter die Lupe nehmen. Das hilft Ihnen dann, die Anzahl der Expresssendungen deutlich zu reduzieren.
Erfahrungen aus der Praxis: Vor einiger Zeit hat ein Kollege in seinem Unternehmen dieses ganze Procedere durchgeführt und konnte so die Kosten im Paketdienstbereich um mehr als 50 % reduzieren, im Stückgutbereich konnte er sich über Einsparungen von gut 30 % freuen. In Geld ausgedrückt, handelte es sich dabei bereits um mehr als 300.000 Euro niedrigere Versandkosten im Vergleich zum Vorjahr.
Er ist derzeit gerade dabei, seine Auftragsabwicklung auf Vordermann zu bringen und auch mit den wichtigsten Kunden über Ab- Werk-Lieferungen konkret zu verhandeln. Hier rechnet er fest damit, noch einmal 350.000 bis 650.000 Euro einzusparen. Übrigens beschäftigte besagter Kollege vor dem Optimierungsprozess mehr als 50 Speditionen, heute arbeitet er im Paketdienstbereich nur noch mit einem und im Stückgutbereich mit 2 Partnern zusammen.
Darüber hinaus kann er sich nun über eine ständige Kostentransparenz und eine einfachere Rechnungstellung freuen, weil er von seinen Partnern einheitliche wöchentliche Sammelrechnungen bekommt. So hat er auch in Zukunft einen genauen Kostenüberblick und muss nicht mehr befürchten, dass die tatsächlichen Kosten unbemerkt aus dem Ruder laufen.

Durch geschickte Verhandlung erreichen Sie Ihre Sparziele

Um bei Ihrer Frachtkostenreduktion auch wirklich erfolgreich zu sein, brauchen Sie Partner, die bereit sind, Ihren Weg mitzugehen. Doch leider wird wohl kaum einer Ihrer Spediteure oder Paketdienstleister von sich aus bereit sein, Preisreduktionen oder auch einen Dienstleistungszuwachs von sich aus anzubieten - Sie müssen ihn in manchmal recht zähen Verhandlungsrunden davon überzeugen, dass auch er einen Vorteil davon hat.
Halten Sie sich bei allen Gesprächen immer einen Aspekt vor Augen: Ein Partner, der vor der Wahl steht, einen Auftrag komplett zu verlieren, wenn er nicht mitspielt, wird immer versuchen, das Beste aus der Situation zu machen - er wird also meist zu Zugeständnissen bereit sein. Wenn Sie ihm dann noch mit einem gestiegenen Auftragsvolumen winken, haben Sie meist schon gewonnen.

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