Gratis-Download

Die Vorschriften der Fahrpersonalordnung – insbesondere die vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten – haben schon so manchen Fahrzeugverantwortlichen...

Jetzt downloaden

Bezahlen ohne Rechnung? Mit Gutschriftverfahren geht es

0 Beurteilungen

Erstellt:

Gerade wenn Sie zahlreiche Speditionen oder Dienstleister beauftragen, stellt Sie die Rechnungseingangskontrolle manchmal vor große Probleme. Denn (fast) jeder Dienstleister kocht sein eigenes Süppchen. Das können Sie ändern...

Während mit dem Prüfen von Rechnungen in anderen Unternehmen ganze Abteilungen beschäftigt sind, weil einzelne Positionen unklar sind oder bestimmten Kostenstellen zugerechnet werden müssen, können Sie mit einer neuen Software das ganze Verfahren deutlich vereinfachen.

Beispiel: Armcall Logistics GmbH

Das Unternehmen beschäftigt derzeit rund 40 ständig für es tätige Spediteure. Die Abrechnung erfolgt aber nicht mehr auf Rechnungs-, sondern auf Gutschriftbasis. Der Vorteil für die Frachtführer: Sie sparen sich das Schreiben von Rechnungen - und profitieren von einer sehr schnellen Zahlungsabwicklung.

Transport erledigt - Gutschrift/ Überweisung erfolgt. Zum Einsatz kommt hier eine von der Dr.Malek Software GmbH ( www.dr-malek.de ) entwickelte Software M3 Logisticware, die sich nicht nur für die Frachtabrechnung einsetzen lässt, sondern auch - sofern hierfür bei Ihnen Bedarf besteht - auch für Disposition und Tourenoptimierung.

Der weitere Vorteil

Das Programm lässt sich, sofern Sie SAP al sWarenwirtschaftssystem nutzen, an das ERP-Programm anpassen. Damit können Sie den beauftragten Transportunternehmen via Internet vorab Informationen über anstehende Frachten zukommen lassen und die Disposition entsprechend frühzeitig treffen. Der weitere Vorteil:

Die aufwendige und oft mit Fehlern behaftete Erfassung der Aufträge entfällt. Denn die an die Spediteure übermittelten Daten können die Dienstleister direkt in ihre eigene Speditions-Software übernehmen.

Voraussetzungen

Wenn Sie ein solches System nutzen möchten, brauchen Sie eine gewisse Verhandlungsstärke. Denn die Transportunternehmen, die für Sie fahren möchten, müssen sich letztendlich Ihrem hauseigenen Tarifmodell anpassen.

Die Belohnung dafür: Die von Ihnen beauftragten Unternehmen bekommen optimierte Touren zugewiesen, die sie aber bei Bedarf ergänzen oder - unter Einhaltung der Liefertermine - auch verändern können. Ihre Auftragnehmer werden also nicht eingeschränkt, sondern gewinnen noch.

Die Rechnungsprüfung ist einfach

Abgerechnet wird ja nach einem einheitlichen Gutschriftverfahren. Doch ganz ohne Ausnahmen geht es nicht: Bei weltweit operierenden Paketdiensten sowie im Luftfrachtbereich werden Sie auch weiterhin Rechnungen zulassen müssen, da sich diese Unternehmen in der Regel nicht auf ein Gutschriftverfahren einlassen werden.

Und auch bei Transportunternehmen, die Sie zunächst nur testen möchten, oder über Plattformen wie die von Transporteuren nur gelegentlich zum Einsatz kommen lassen, werden Sie um eine Ausnahme nicht herumkommen.

In diesem Fall sind es dann die Transporteure, die auf der Basis der eigenen Kalkulation Angebote abgeben. Entweder auf Basis von Lademetern oder auf Basis von Volumen und Kilogramm.

In diesen Fällen hilft Ihnen aber das Frachtabrechnungsmodul, eine Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen. Die Speditions-Software M3 Logisticware wird derzeit von rund 1.000 Unternehmen genutzt. Sie ist seit 2002 in Einsatz.

Wichtig: Mit der Software lenken Sie auch Ihren Außendienst. Immer dann, wenn sich die Anschrift eines Kunden ändert, können Sie punktgenau berechnen, wie sich eine neue Adresse auf die Kosten und damit auf die Preise auswirkt. Ein unschätzbarer Vorteil im immer härter werdenden Wettbewerb.

Logistik & Export aktuell

Praxis-Informationen für Logistiker und exportierende Unternehmen zu Lagerverwaltung, Exportkontrolle, Haftung, zum richtigen Umgang mit Ihrem Personal und zur Senkung von Treibstoffkosten.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Bewährtes Praxis-Knowhow für Logistikprofis

Verantwortung übernehmen | Betriebskosten senken | Sicherheit schaffen

Nutzen Sie jetzt die besten Praxistipps für Ihren Erfolg in der Transport- und Logistikwelt.

Bewährtes Praxis-Knowhow für Logistikprofis

Verantwortung übernehmen | Betriebskosten senken | Sicherheit schaffen