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Elektronische Rechnungen in der Logistik: So umgehen Sie die Steuerfalle

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Dass Sie elektronische Rechnungen versenden und auch bekommen, gehört zum Alltag in jedem Logistikunternehmen. Doch eine wenig bekannte Rechtsänderung kann jetzt dazu führen, dass Sie bei eingehenden Rechnungen den Vorsteuer-Abzug verlieren - und Ihre Kunden bei elektronisch versandten Rechnungen von Ihnen. Darum geht es:

Damit elektronisch versandte Rechnungen vom Finanzamt beziehungsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung vorsteuerlich anerkannt werden, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versandt werden. Um eine solche Signatur handelt es sich nur dann, wenn Sie einen individuellen Signaturschlüssel verwenden, der wiederum an eine natürliche Person gebunden ist. Das können zum Beispiel der Geschäftsführer des Unternehmens oder Sie als der im Logistikunternehmen Verantwortliche für den Einkauf sein.
Die Signaturschlüssel werden ausschließlich von speziellen Zertifizierungsanbietern vergeben, die ihrerseits der Aufsicht der Bundesnetzagentur unterliegen.
Achtung:
Ich weiß von einigen Logistik-Dienstleistern, dass sie ihre Rechnungen mit Adobe, also mit der Vollversion des Acrobat Readers, erstellen. Diese Software bietet zwar eine Signatur an - diese entspricht aber nicht den Vorgaben der Finanzämter. So „signierte“ Rechnungen berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Das heißt:
Im Fall einer Betriebsprüfung wird der Prüfer Ihnen aus solchen Rechnungen die Vorsteuer streichen, soweit es sich um Lieferantenrechnungen handelt. Und er wird Ihren Kunden den Vorsteuerabzug aus Ihren an die Kunden gestellten Rechnungen streichen. Das führt dann auf jeden Fall zu Doppelarbeit: Eine „echte“ Rechnung muss her.
Die Rechtsfalle:
Doch auch wenn Sie bislang Rechnungen mit einer ordnungsgemäßen Signatur erhalten und versenden, kann es im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung oder Umsatzsteuernachschau zu einem bösen Erwachen kommen. Grund:
Seit 1.1.2008 gilt für die elektronische Signatur ein erhöhter Sicherheitsstandard. Konkret:
Seit Jahresbeginn verlangt die Bundesnetzagentur eine Schlüssellänge von 2.048 Bit. Damit ist für alle Rechnungen, die seit Jahresbeginn ausgestellt wurden und noch werden, die alte Verschlüsselung nicht mehr gültig, so dass der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug nicht mehr geltend machen kann.
Was Sie tun müssen
Als Aussteller elektronischer Rechnungen sollten Sie sich umgehend mit Ihrem Zertifizierungsdienstanbieter in Verbindung setzen, um sich eine Signaturkarte nach neuem Standard aushändigen zu lassen.
Als Empfänger einer elektronischen Rechnung sollten Sie besonders penibel darauf achten, dass die qualifizierte elektronische Signatur dem neuesten Stand entspricht. Dazu brauchen Sie nach wie vor keine eigene Signaturausstattung, sondern lediglich eine sogenannte Verifizierungs- Software, die von den Zertifizierungsdienstanbietern häufig kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

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