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Fehlzeiten gezielt reduzieren: Tipps für Logistikleiter

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Fehlzeiten beim Lagerpersonal kosten unnötig Geld: Ihr Geld! Doch mit einigen wenigen Maßnahmen können Sie diese Fehlzeiten sehr schnell und obendrein nachhaltig reduzieren. Angenehmer Nebeneffekt: Mit diesen Methoden steigern Sie sogar noch die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter. Wie Sie Fehlzeiten gezielt reduzieren, zeigt Ihnen der „LogistikManager” im weiteren Beitrag.

Das haben Sie sicher auch schon mehrfach erleben müssen: Sie erwarten morgens mehrere Großlieferungen neuer Waren, die dann auch noch bis zum Nachmittag desselben Tages wieder kommissioniert zum Versand an Ihre Kunden in der Verpackerei bereitstehen müssen. Bei Dienstbeginn rufen Sie der Schichtleiter, der für die Arbeiten im Hochregallager verantwortlich ist, und der Chef der Packerei an und melden jeweils den krankheitsbedingten Ausfall von 2 Mitarbeitern.

Von da an ist Ihre Logistikkette kräftig durcheinandergewirbelt: Alle Mitarbeiter mühen sich zwar redlich, den Materialfluss am Laufen zu halten, aber durch mangelnde Koordination und die fehlenden Hände geht es drunter und drüber. In der Folge müssen Sie sich selbst wieder mal um alles kümmern und zusehen, wie Sie die Spitze „glattgebügelt“ und alle Aufgaben geschafft bekommen. Wenn Sie dann noch bedenken, dass krankheitsbedingte Ausfälle obendrein Geld in Form von Lohnfortzahlung ohne Leistung kosten, so sollten Sie alles daran setzen, solche Fehlzeiten möglichst zu verhindern. Doch auch hier gilt: Vorschnelles Handeln führt selten zu guten Ergebnissen.

Ohne genaue Ursachenforschung werden Sie
1. nie herausbekommen, warum der Krankenstand in Ihrem Verantwortungsbereich so hoch ist, und
2. auch kaum einen Ansatzpunkt finden, der Ihnen eine nachhaltige Verbesserung dieses Zustands erlaubt.

3 Schritte für eine gründliche Analyse der Logistikabläufe

Dabei ist es gar nicht so schwer, hier wirkungsvoll gegenzusteuern. Sie müssen eigentlich nur das veranlassen, was Sie beispielsweise auch bei der Verbesserung Ihrer Pick- und Packleistung tun.

Hier gehen Sie in der Regel auch in 3 Schritten vor:
Schritt 1: Feststellung und Erhebung der relevanten Daten
Schritt 2: Gründliche Analyse des erhobenen Datenmaterials
Schritt 3: Ableitung von geeigneten Maßnahmen

Genauso gehen Sie vor, wenn Sie eine wirkungsvolle Fehlzeitenreduzierung erreichen wollen.

Schritt 1: Erfassen Sie penibel alle Fehlzeiten

Fehlzeiten können viele Ursachen haben. Erfassen Sie deshalb genau, warum es zu Ausfällen kam. Ordnen Sie am besten jedem einzelnen Fall eine der folgenden Kategorien zu:

  • Krankmeldung mit ärztlicher Bescheinigung
  • Krankmeldung ohne ärztliche Bescheinigung
  • Krankmeldung nach Arbeitsunfall oder Berufskrankheit
  • Kur
  • Mutterschutz
  • Arztbesuch während der Arbeitszeit
  • Urlaub, Sonderurlaub oder Freizeitausgleich

Tipp: Halten Sie nicht nur fest, wie häufig solche Ausfälle vorkommen und wie lange sie jeweils angedauert haben, sondern berücksichtigen Sie insbesondere auch, an welchen Wochentagen sie auftreten. Denn nur so kommen Sie beispielsweise dahinter, dass etwa der Montag oder auch der Freitag von manchen Mitarbeitern gerne „blaugemacht“ wird, weil das Wochenende wohl allzu anstrengend war oder wird.

Beziehen Sie diese Statistik übrigens immer auf jeden einzelnen Mitarbeiter. Denn es nützt nichts, wenn Sie nachher lediglich feststellen, dass der „blaue Montag“ bei Ihren Mitarbeitern wohl sehr beliebt zu sein scheint. Sie wirken diesem Umstand nur dann wirkungsvoll entgegen, wenn Sie genau wissen, welche Mitarbeiter solche Wochenendverlängerungen besonders lieben.

Schritt 2: Werten Sie die Daten richtig aus

Die Rohdaten nützen Ihnen erst in einer umfassenden Analyse. Sie können die dahintersteckenden Ursachen ermitteln und wirkungsvolle Maßnahmen einleiten. Dabei ordnen Sie jeden Fehlzeiten-Fall zum einen dem entsprechenden Mitarbeiter und zum anderen einer der folgenden Kategorien zu:

  • Anzahl der Fehltage pro einzelnem Mitarbeiter
  • Vergleich der auf den einzelnen Mitarbeiter bezogenen Fehlzeiten zum jeweiligen Team- oder Abteilungsdurchschnitt
  • Anzahl der Fehlzeitenereignisse pro Erfassungszeitraum
  • konkrete Fehlzeitendauer pro Fehlzeitereignis
  • Fehlzeiten ohne ärztliche Bescheinigung
  • Anzahl der Fehlzeiten am Montag, Freitag oder im Zusammenhang mit Brückentagen

Ergänzend stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Gibt es bei einzelnen Mitarbeitern häufiger Fehlzeiten vor und nach regulären Urlaubszeiten?
  • Nehmen die Mitarbeiter Arztbesuche überproportional oft während der normalen Arbeitszeiten wahr?
  • Gibt es einzelne Mitarbeiter, die sich besonders häufig krankmelden?
  • Kommt es vor, dass einzelne Mitarbeiter besonders häufig aber nur für kurze Dauer – wie beispielsweise 1 Tag – ausfallen?

Tipp: Schenken Sie gerade den beiden letzten Fragen besondere Aufmerksamkeit, weil solche Ereignisse eindeutige Hinweise auf eine mangelnde Motivation oder auch ernsthafte Gesundheitsprobleme sein können. Vergleichen Sie die Ergebnisse des Mitarbeiters mit den Abteilungsdurchschnitten.

Wenn Sie alle Daten beisammen haben, können Sie recht schnell sehen, wer wann und wie häufig fehlt. Aber Vorsicht: Wenn Sie jetzt gleich versuchen, aufgrund dieser Daten aktiv zu werden, können Sie schnell mehr kaputtmachen, als Ihnen lieb sein kann. Denn alle Werte müssen immer auch im Gesamtzusammenhang betrachtet werden, wenn Sie kein verzerrtes Bild bekommen wollen.

Vergleichen Sie die personenbezogenen Daten deshalb mit dem Abteilungs- Durchschnittswert. Werfen Sie hier aber nie alle Bereiche wie beispielsweise Warenannahme, Kommissionierung oder Versand in einen Topf, sondern schlüsseln Sie grundsätzlich nach den einzelnen Arbeitsbereichen auf. Denn: Nur so können Sie beispielsweise erkennen, dass starke körperliche Überlastungen in der Warenannahme unter Umständen zu einem hohen Krankenstand führen.

Um solchen Überlastungen auf die Spur zu kommen und sie konkret herauszuarbeiten, stellen Sie sich bei Ihrer Analyse die folgenden Fragen:
- Gibt es in einzelnen Arbeitsbereichen überdurchschnittlich hohe Fehlzeiten?
- Treten in einzelnen Bereichen überproportional hohe gleichartige Erkrankungen oder Verletzungen auf? Stellen Sie solche Tatsachen fest, so klären Sie ab, woran dies liegen könnte. Mögliche Ursachen sind hier:

  • besonders gesundheitsgefährdende Faktoren wie schwer zu hebende Lasten, die zur Überlastung führen, oder auch eine gefährliche Arbeitsumgebung
  • die Nichteinhaltung von Sicherheitsvorschriftender Nichtgebrauch persönlicher Schutzeinrichtungen wie beispielsweise Handschuhe oder auch Gehörschutzmittel
  • vergiftetes Arbeitsklima und schwelende Konflikte im Team
  • inkompetente Führung der Mitarbeiter durch Teamleiter

Stellen Sie einen oder mehrere der oben genannten Gründe fest, so gibt Ihnen dies eindeutige Hinweise, wie Sie diesen Ursachen gegensteuern können. Führt zum Beispiel ein Schichtleiter ein drakonisches Regime und fühlen sich Mitarbeiter aus diesem Grund unwohl, müssen Sie hier eingreifen. Gleiches gilt, wenn Sie feststellen, dass Sicherheitsvorschriften lasch gehandhabt werden. Bemerken Sie, dass in der Warenannahme oft viele schwere Lasten zu bewegen sind, und kommt es hier zu häufigen Krankmeldungen wegen Rückenproblemen oder anderer Überlastungserkrankungen, dann sollte Ihnen dies ein eindeutiger Fingerzeig sein, über entsprechende Hebehilfen nachzudenken.

So erfahren Sie „versteckte“ Fakten

Sie werden jetzt sicherlich einwenden, dass Sie an viele der genannten Daten gar nicht herankommen, denn beispielsweise ist auf einer ärztlichen Krankmeldung kein Grund angegeben, warum der Mitarbeiter nicht arbeitsfähig ist. Doch auch hier gibt es ein bewährtes Mittel, um aufschlussreiche Erkenntnisse zu gewinnen. Das ist übrigens eine Möglichkeit, die ich Ihnen besonders ans Herz legen möchte:

Schritt 3: Führen Sie Rückkehr-Gespräche nach Fehlzeiten

Über die Statistik hinaus können Sie in Rückkehr-Gesprächen wertvolle Hinweise bekommen, die Ihnen helfen, die Ursachen für Fehlzeiten zu ermitteln. Doch solche Rückkehr-Gespräche haben nur einen Sinn, wenn Sie dabei die folgenden 5 Spielregeln beachten:

  1. Führen Sie die Gespräche möglichst zeitnah, also immer dann, wenn der Mitarbeiter wieder zum Dienst erscheint.
  2. Machen Sie nicht allzu viel Aufheben um diese Gespräche, versuchen Sie immer, eine zwanglose Atmosphäre zu schaffen.
  3. Dehnen Sie die Gespräche nicht endlos aus, mehr als 15 Minuten sollten sie keinesfalls dauern.
  4. Fertigen Sie von diesen Gesprächen grundsätzlich ein Protokoll. Dies sollten Sie allerdings niemals während des Gesprächs tun, sondern erst im Nachhinein. So bekommt der Mitarbeiter nicht das Gefühl, gnadenlos ausgefragt zu werden, und wird Ihnen deshalb auch Dinge erzählen, die er bei einer formellen Befragung lieber verschweigen würde.
  5. Führen Sie die Gespräche stets unter 4 Augen durch. Schließlich müssen die Kollegen nicht alles hören.

Gerade Rückkehr-Gespräche werden Ihnen überaus wertvolle Hinweise geben, wie Sie die Fehlzeiten positiv beeinflussen können. Darüber hinaus haben sie einen nicht zu vernachlässigenden Nebeneffekt: Der Mitarbeiter bekommt das Gefühl, dass Sie sich um ihn und seine Belange kümmern – und dies sorgt zumindest mittelfristig garantiert für eine höhere Arbeitsmotivation.

Tipp: Sie erreichen diesen Effekt übrigens besonders dann, wenn der betreffende Mitarbeiter merkt, dass seine Nöte Gehör finden und Sie entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen.

Protokollieren Sie besprochene Maßnahmen

Halten Sie in Ihrem Protokoll eines Rückkehr-Gesprächs auch mit dem Mitarbeiter besprochene Maßnahmen fest und kennzeichnen Sie diese gesondert. Dann geraten sie nicht so leicht in Vergessenheit. Wenn Ihnen das passiert, erreichen Sie mit Ihren Rückkehr-Gesprächen nämlich genau das Gegenteil: Sie setzen Ihre Glaubwürdigkeit aufs Spiel. Setzen Sie deshalb fixierte Maßnahmen auch möglichst zeitnah um. Achtung: Versprechen Sie in solchen Gesprächen nichts, was Sie nachher bereuen könnten, weil es sich nicht umsetzen lässt.

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