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Transport: Mit dieser Checkliste finden Sie die richtige Spedition

 
Lieferant
Urheber: Africa Studio | Fotolia

Von Uwe E. Wirth,

Als Logistikverantwortlicher sind Sie meist damit beschäftigt, Ihre Waren zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort und in bestellter Qualität zu Ihrem Kunden zu bekommen. Um dies sicherzustellen, kommt es darauf an, dass Ihre gesamte Logistikkette reibungslos funktioniert und ein Zahnrad ohne Spiel ins andere greift. Doch damit dies auch wirklich funktioniert, sind Sie oft auf Partner wie beispielsweise Speditionen oder Transportunternehmen angewiesen. Und genau hier gibt es oft Probleme, die Ihre ausgeklügelte Logistikkette ins Stocken bringen, sodass der Kunde dann über fehlerhafte oder zu späte Lieferungen klagt. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie diese Dinge leicht in den Griff bekommen.

In der Regel nutzt es Ihnen wenig, wenn Sie die Schuld für die verspätete bzw. die Falschlieferung auf den Spediteur schieben. Der Kunde ist unzufrieden und droht damit, sich demnächst einen anderen Lieferanten zu suchen. Und gerade deswegen müssen Sie bei der Auswahl Ihrer Transportunternehmen und -wege besonders aufpassen, wenn Sie unnötigen Ärger oder gar Kundenverlust vermeiden wollen. Denn: Ein unzufriedener Kunde weiß, dass es auch andere Lieferantenquellen gibt und er mit harten Verhandlungen dort sogar bessere Preise erzielen kann. Doch wenn Sie die 15 Regeln aus diesem Beitrag beachten, können Sie dieses leidige Thema ein für alle Mal vergessen.

Entscheidend: der richtige Transporteur

Die Wahl der richtigen Spedition oder des Transportunternehmens ist wahrlich kein leichtes Unterfangen und lässt sich nicht nach einem festgelegten Schema erledigen. Dafür sind die Ansprüche, die Sie als Logistikverantwortlicher stellen, einfach zu individuell und unterschiedlich.

Spielt im einen Unternehmen der Massentransport eine große Rolle, kommt es bei anderen eher auf individuelle Transporte oft auch unterschiedlich gestalteter Waren an. Im einen Unternehmen dreht sich alles um empfindliche Waren, während im anderen Unternehmen besonders Wert auf Lieferzeitpunkte (Just in time) gelegt werden muss. Darüber hinaus hat der eine Kollege internationale Transporte abzudecken.

15 Fragen für die Suche nach dem passenden Transportunternehmen


Nun werden Sie sicher sagen: Ein Schema zu finden, mit dem man den Transporteur zielsicher findet, der die individuellen Bedürfnisse auch sicher abdeckt, ist ein fast hoffnungsloses Unterfangen. Analysiert man aber die Speditionssuche einmal genauer, stellt sich heraus, dass es dabei auf 15 wichtige Punkte ankommt. Hinterfragen Sie diese 15 Punkte genau, werden Sie nämlich schnell feststellen, dass Sie hiermit schnell die Spreu vom Weizen trennen können und Ihre Speditionssuche fast automatisch zielgerichtet abläuft. Zumindest können Sie damit eine recht enge Vorauswahl bei Ihrer Speditionssuche durchführen.

3 grundsätzliche Fragen

Bei Ihrer Suche nach dem richtigen Transporteur sollten Sie zunächst 3 Fragenkreise genauer untersuchen:


1. Welche Rahmenbedingungen muss ein Transporteur oder Spediteur allgemein erfüllen?


2. Sind Sie eher national orientiert, oder liefern Sie Ihre Waren auch ins Ausland?

3. Kommen bei Ihnen Waren vor, die aufgrund ihrer Form, Größe, ihres Gewichts oder ihrer Beschaffenheit besondere Ansprüche an den Transport stellen?

Diese grundsätzliche Unterteilung hat den Vorteil, dass Sie sich einige Fragen von vornherein sparen und so schneller an Ihr Ziel "optimaler Spediteur" gelangen.

6 allgemeine Fragen: den Kreis der Kandidaten weiter eingrenzen Grundsätzlich müssen Sie sich im Vorfeld Ihrer Transporteurauswahl einige allgemeine Fragen zur Art der Waren (Stückgut, Komplettladung usw.), zu den Lieferfrequenzen, zur Warenversicherung, zu den Warenlaufzeiten etc. stellen:

4. Stellen Sie zunächst fest, ob bei Ihnen hauptsächlich Stückgut oder Teil- bzw. Komplettladungen gefordert sind. Bei hohen Stückgutzahlen ist oft eine klassische Spedition nicht gerade der Weisheit letzter Schluss. Hier können Distributionsunternehmen, die Hubs betreiben, viel mehr.

5. Fragen Sie immer genau nach, wie es mit den Taktzeiten und Lieferfrequenzen aussieht. Müssen Sie zum Beispiel "Just in time" liefern, spielt diese Frage eine entscheidende Rolle.

Tipp: Versuchen Sie nie, alles über einen Vertrag abzuwickeln! Spielt dieser Punkt nur bei wenigen Sendungen eine Rolle, sollten nicht den Fehler begehen, auch diese Sendungsarten in den teuren Vertrag einzuschließen. Wählen Sie hier entweder einen anderen Dienstleister oder schließen Sie einen separaten Vertrag für solche Sendungen.

6. Klären Sie vorher genau ab, wie es mit der Haftung und Versicherung aussieht. Insbesondere wenn Ihr zukünftiger Partner mit weiteren Subunternehmen arbeitet, können Sie jede Menge Ärger bekommen, wenn Sie hier nicht genauestens nachfragen und entsprechende vertragliche Regelungen aushandeln.

7. Stellen Sie sich immer die Frage, wie schnell Sie über Fehler oder Transportverluste informiert werden müssen.

Tipp: Über Fehlmengen sollten Sie sich immer vorab informieren lassen! Denn nur so können Sie eventuelle Gegenmaßnahmen rechtzeitig ergreifen.

8. Machen Sie sich im Vorfeld auch schon Gedanken über die benötigten Laufzeiten Ihrer Waren. Wenn Sie garantierte Zusagen benötigen, sollten Sie diese möglichst genau festlegen und entsprechende Konventionalstrafen mit Ihrem Transporteur vertraglich vereinbaren.

Aber auch hier gilt: Nicht alle Warengruppen brauchen schnelle und garantierte Lieferzeiten. Denn solche Garantien sind teuer. Hier sollten Sie mehrgleisig fahren und bei nicht so wichtigen Waren auch gerne einmal längere Lieferzeiten akzeptieren. Das spart Ihnen bares Geld.

Achtung: Garantien kosten immer Geld!

Sind die garantierten Laufzeiten bei Ihnen nicht ganz so wichtig, sollten Sie diese auch nicht allzu vehement einfordern. Denn solche Garantien lässt sich jedes Transportunternehmen immer recht teuer bezahlen.

9. Werden Ihre Waren von einer Spedition auf ihrem Weg zwischengelagert, sollten Sie genau hinterfragen, wie es dort um den Schutz vor Einbruch, Diebstahl oder auch Feuer bestellt ist.

Tipp: Verlangen Sie bei Versicherungen grundsätzlich schriftliche Zusagen
Geben Sie sich hier - insbesondere wenn es um komplexe und individualisierte Waren wie Spezialmaschinen handelt - nicht mit einem Verweis auf die gute Versicherung zufrieden. Es hilft nichts, wenn Sie zwar den Geldverlust ersetzt bekommen, Ihr Kunde aber auf die Nachlieferung länger warten muss und verständlicherweise verärgert ist.

 

2 Fragen: bei Auslandslieferungen unbedingt klären


Kommen Sendungen ins Ausland - insbesondere außerhalb der EU - bei Ihnen häufiger vor, müssen Sie folgende 2 Punkte besonders beachten:

10. Hat der infrage kommende Transporteur im Zielland entsprechende Kompetenzen und Erfahrungen? Wenn er hier mit Partnerunternehmen zusammenarbeitet, informieren Sie sich über deren Referenzen im Zielland.

11. Plant Ihr Unternehmen, in der nächsten Zeit seine Märkte auszubauen, sollten Sie nicht nur nach Referenzen in einem Land fragen, sondern dies gleich für eine ganze geografische Region tun. Hat eine Spedition zwar Erfahrungen in China, weiß sie aber nichts über die Besonderheiten in Taiwan oder Japan, lassen Sie besser die Finger von ihr, wenn Sie planen, im gesamten Asienraum tätig zu werden.

4 Fragen: spezielle Anforderungen klären, die Ihr Warenportfolio stellt


Stellt Ihr Unternehmen beispielsweise Gefahrgüter her oder sind Ihre Waren besonders empfindlich, sollten Sie einen Kandidaten vorher fragen, ob er diesen speziellen Anforderungen auch tatsächlich entsprechend Rechnung tragen kann. Klopfen Sie hier immer folgende Punkte ab:

12. Kann ein Transporteur besondere Referenzen vorweisen, wenn Ihre Waren besonders empfindlich sind? Das ist z. B. bei Lebensmitteln, aber auch bei hochwertigen technischen Geräten und gefährlichen Gütern wichtig.

13. Stellen Sie sich die Frage, ob Sie oder Ihr Kunde immer über den genauen Transportfortschritt informiert sein müssen. Ist dies der Fall, sollten Sie Track & Trace explizit vereinbaren und sich auch die Genauigkeit dieser Angaben garantieren lassen.

Wettbewerbsvorteil Waren-Tracking

Das Anbieten von Waren-Tracking kann ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein. Viele Kunden wollen heutzutage genau wissen, wo sich ihre Waren befinden, um abschätzen zu können, ob sie auch pünktlich eintreffen. Track & Trace kann unter Umständen ein wichtiger Wettbewerbsvorteil sein. Fragen Sie bei Ihren Kunden nach, ob hierfür Bedarf besteht.

Wenn Sie einen solchen Service bieten wollen, lassen Sie sich vom Transporteur genau zeigen, wie, in welcher Taktzahl und in welcher geografischer Auflösung sein System arbeitet. Fragen Sie auch, wie Sie und Ihre Kunden auf diese Informationen zugreifen können.

14. Vergessen Sie nie die Frage nach speziellen Dienstleistungen, die Sie eventuell benötigen. Als Beispiele seien hier Spezial- oder auch Eiltransporte genannt. Wenn ein Partner solche Dienste nämlich nicht bieten kann, müssen Sie sich erneut auf die Suche machen. Das ist nicht gerade effektiv.

Tipp: Muss es bei Ihnen manchmal ganz schnell gehen?
Prüfen Sie in diesem Fall, ob Ihr zukünftiger Partner auch Eillieferungen abwickeln kann. Wenn nicht, muss das nicht gleich das Aus für ihn bedeuten. Denn Sie können ja ein auf Geschwindigkeit spezialisiertes Unternehmen zusätzlich auswählen. Doch sollten Sie dies schon im Vorfeld umfassend abklären und nicht warten, bis ein plötzlicher Bedarf entsteht. In der Hektik den richtigen Partner zu finden ist reine Glückssache und geht meistens gehörig schief - und die Lieferung kommt noch später an.

15. Auch wenn Sie öfters ungewöhnliche Waren zu transportieren haben, sollten Sie genau hinsehen. Denn nicht jeder Transporteur hat hier die notwendige Expertise oder das notwendige Equipment. Haben Sie jedoch vorschnell einen Partner gewählt, steht ihnen schon bald Ärger ins Haus, wenn unterwegs etwas mit Ihren Waren geschieht. Auch hier sollten Sie immer an Ihren Kunden denken!

Auch wenn ein Partner ehrlich ist und dann sagt, er könne solche speziellen Wünsche im Einzelfall nicht managen, sollten Sie sich überlegen, ihn als Partner zu wählen. Denn Sie müssen in einem solchen Fall mühsam Alternativen finden.

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