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Kosten sparen in der Logistik: Wie Sie jetzt bei den Reinigungskosten sparen

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Lagereinrichtungen müssen in Schuss gehalten werden - dazu gehört auch die Gebäudereinigung. Wann haben Sie das letzte Mal genau geprüft, welche Kosten hier anfallen? Denn bei der Unterhaltung einer eigenen Putztruppe samt Reinigungsmittel und -geräten kommt ein ganz schönes Sümmchen zusammen. Doch mit einer geschickten Fremdvergabe können Sie hier leicht bis zu 20 % der Kosten sparen.Tipps, wie Sie das schaffen, gibt Ihnen der Informationsdienst LogistikManager.

Auch wenn Sie Ihre Lagerreinigung mit preiswerten Teilzeitkräften in Festanstellung bestreiten, sind nicht unerhebliche Sozial- und Versicherungskosten zu berappen. Außerdem müssen Sie die Kosten für die benötigten Reinigungsmittel und die Reinigungsgeräte einkalkulieren.
Und gerade Letztere sind oft nur 1- bis 2-mal die Woche in Betrieb - nicht gerade das, was man gemeinhin unter betriebswirtschaftlichen Aspekten als perfekte Auslastung bezeichnet. Da liegt für viele Logistik-Verantwortliche der Gedanke nahe, diese Arbeiten an ein professionelles Gebäudereinigungs- Unternehmen zu vergeben.
Doch allzu oft tritt der gewünschte Einsparungseffekt anschließend nicht oder nur teilweise ein. Und auch wenn Sie am Anfang einen Spareffekt erzielen, so kann sich das nach einigen Jahren plötzlich ins Gegenteil verkehren, wenn Sie bei der Vertragsgestaltung nicht höllisch aufpassen.

Diese Punkte gehören in jeden Vertrag zur Lagerreinigung

Wer allzu allgemein gehaltene Reinigungsverträge, insbesondere solche mit längeren Laufzeiten, vorschnell unterschreibt, verschenkt meist bares Geld und wird sich im Laufe der Zeit mit ziemlicher Sicherheit über unbefriedigende Leistungen ärgern.

Deshalb sollte ein Reinigungsvertrag stets die folgenden Punkte enthalten:

  • konkrete Angaben zu den zu reinigenden Objekten (hier empfehlen sich exakte Daten zu allen Einrichtungen und die zugeordneten Quadratmeterzahlen), - eine Klausel, die sicherstellt, dass das Reinigungsunternehmen nicht im Nachhinein behaupten kann, über die Räumlichkeiten und Einrichtungen unzureichend unterrichtet worden zu sein,
  • eine Passage, die bestätigt, dass das Reinigungsunternehmen vor Vertragsabschluss die Gebäude begutachten und bei Bedarf auch die Flächen nachmessen konnte,
  • die Reinigungszeiten (sie sollten genau festgelegt sein, denn nichts ist für einen geordneten Betriebsablauf hinderlicher als eine herumwuselnde Putztruppe),
  • Verlangen Sie, dass ein Verantwortlicher des Reinigungsunternehmens benannt wird, den Sie bei Mängeln und Problemen ansprechen können.
  • Legen Sie fest, wer Ressourcen wie Strom und Wasser zur Verfügung stellt. Gleiches gilt für Reinigungsmittel. Wenn Sie Sie Strom und Wasser vorhalten, bauen Sie in den Vertrag eine Klausel ein, die einen ökonomischen Umgang mit diesen Mitteln zusichert.
  • Legen Sie konkret fest, welche Reinigungsmittel verwendet werden dürfen. Diese sollten zugelassen und gesundheitlich wie ökologisch unbedenklich sein. Schreiben Sie fest, dass Sie hierfür einen Nachweis in Form von Zertifikaten verlangen können.
  • Legen Sie immer Pauschalpreise für alle Haupt- und Nebenkosten fest.
  • Regeln Sie, wie Preisanpassungen gehandhabt werden. So sollten Sie darauf drängen, dass Preiserhöhungen rechtzeitig anzukündigen sind, und darauf achten, dass Ihnen bei Preiserhöhungen ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt wird.Tipp: Hier können Sie sich auch auf Tarifverträge beziehen.
  • Legen Sie fest, welche Reinigungsarten wie häufig (Tagesreinigung, Wochenreinigung usw.) ausgeführt werden.
  • Legen Sie die Pauschalpreise für die unterschiedlichen Reinigungsarten immer einzeln fest. So behalten Sie leichter den Überblick.
  • Legen Sie die Art der Bezahlung genau fest (mit einem Skonto bei einem neuen Zahlungsziel lassen sich hier oft noch einige Prozente herausschlagen).
  • Legen Sie die Vertragsdauer und die Kündigungsfristen immer exakt fest.
  • Vereinbaren Sie eine Vertragsstrafe für nicht oder nur unbefriedigend ausgeführte Leistungen. Tipp: Kürzere Kündigungsfristen als 3 Monate sollten Sie vermeiden. Bis Sie nach einer Kündigung einen neuen Dienstleister gefunden haben, vergeht sicherlich einige Zeit.

Das sollten Sie bei Vertragsverhandlungen immer berücksichtigen und mit einbringen

  • Haben Sie die Lagerreinigung bisher in Eigenregie durchgeführt, dann müssen Sie sich überlegen, wie Sie mit den Mitarbeitern verfahren, die diese Arbeiten bisher erledigt haben. Bei größeren Vertragsumfängen ist mancher Dienstleister bereit, das Personal zu übernehmen.
  • Gleiches gilt für eventuell vorhandene Reinigungsgeräte. Insbesondere bei teuren Kehrmaschinen sollten Sie auf eine Übernahme drängen.
  • Messen Sie die zu reinigenden Flächen grundsätzlich aus und verlassen Sie sich nicht auf Pläne. Hier gibt es fast immer zum Teil erhebliche Abweichungen.
  • Bedenken Sie, dass nicht nur der Boden gereinigt werden muss, sondern auch Fenster und sonstige Einrichtungen ab und zu eine pflegende Hand brauchen. Auch hier sollten Sie Reinigungsintervalle und Preise genau festschreiben.
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