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Die Vorschriften der Fahrpersonalordnung – insbesondere die vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten – haben schon so manchen Fahrzeugverantwortlichen...

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Leasen, mieten oder kaufen: In 6 Schritten zur Fahrzeugbeschaffungsstrategie

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Fahrzeugbeschaffung ist ein weites Feld. Das liegt an den immer höchst individuellen Ansprüchen an den Fuhrpark, die in jedem Unternehmen anders sind. Dabei spielt neben der Größe auch die geforderte Zusammensetzung eine erhebliche Rolle.

Da betreibt ein Unternehmen einen großen Park an schweren LKWs, während im anderen Fall eine kleine Armada von Transportern der Sprinterklasse unterwegs ist. Ein drittes Unternehmen muss neben diesen Fahrzeugen auch noch den Außendienst mobil halten. Und immer heißt eine der Forderungen an Fuhrparkleiter oder Logistikverantwortliche: "Preiswert muss er sein, der Fuhrpark."

Insbesondere jetzt, da der Konjunkturmotor wieder anspringt, kommt der ausreichenden Fahrzeugausstattung eines Unternehmens eine besondere Bedeutung zu - und das, nachdem hier in der jüngeren Vergangenheit kräftig gespart wurde und viele Fuhrparks drastisch verkleinert wurden.

Gerade jetzt überlegen sich viele Verantwortliche, welche Strategie sie bei der Fahrzeugbeschaffung fahren sollen. Leasen oder mieten hat sicherlich seine Vorteile, da das Budget kontinuierlich belastet wird und Sie bei diesen Beschaffungsarten auch etwas mehr Flexibilität gewinnen. Doch Vorsicht: Nicht immer ist das der Königsweg

Schritt 1: Stellen Sie Ihren Bedarf an Fahrzeugen möglichst genau fest
Im 1. Schritt sollten Sie sich immer überlegen, wie groß der Bedarf an welchen Fahrzeugen in der nächsten Zeit sein wird. Untersuchen Sie dabei verschiedene Zeithorizonte. Ein guter Ansatz ist, dies für die Zeiträume

  • ein halbes Jahr,
  • 1 Jahr,
  • 2 Jahre
  • und eventuell auch für 3 Jahre

zu tun.

Hierzu sollten Sie insbesondere prüfen, welche Fahrzeuge innerhalb dieser Zeiträume ausgemustert werden, und diese nach Fahrzeugklassen in einer tabellarischen Übersicht zusammenfassen. Denken Sie aber auch daran, dass sich bestimmt auch in Ihrem Unternehmen ein Zusatzbedarf an Fahrzeugen ergeben könnte. Für Ihren Bereich können Sie diesen Zusatzbedarf sicherlich genau abschätzen, aber bei den anderen Unternehmensteilen können Sie selbst keine verlässlichen Annahmen treffen.

Unser Tipp: Fragen Sie auch immer andere Abteilungen wie beispielsweise den Service oder den Verkauf, wie es mit der Planung aussieht. Erkunden Sie dabei auch immer die gewünschte Fahrzeugart, die Auslastung und die voraussichtliche Laufleistung.

Schritt 2: Bilden Sie Cluster gleichartiger Fahrzeuge
Wenn Sie alle diese Daten mit Fahrzeugart, voraussichtlichem Beschaffungstermin und auch dem dafür verfügbaren Einzelbudget zusammenführen, sehen Sie, wann welche Fahrzeugbeschaffungen voraussichtlich anstehen. Das ist wichtig, weil Sie - egal, ob Sie nachher mieten, leasen oder kaufen - so mit einer größeren Menge konkreter Angebote potenzieller Lieferanten sicherlich bessere Konditionen bekommen.

Unser Tipp: Bedenken Sie dabei auch, ob Sie mit einer bestimmten Marke oder einem bestimmten Fahrzeugtyp bessere oder schlechtere Erfahrungen hinsichtlich Zuverlässigkeit und Reparaturanfälligkeit gesammelt haben. Doch bevor Sie jetzt Angebote einholen, sollten Sie noch einen wichtigen Zwischenschritt einlegen.

Schritt 3: Berücksichtigen Sie die voraussichtliche Auslastung
Versuchen Sie, die Auslastung der vorgesehenen Fahrzeugneuanschaffungen herauszuarbeiten. Diese sollten Sie auch bei Ihrer firmeninternen Umfrage immer mit abfragen. Der Grund hierfür ist recht einfach: Wenn nämlich nicht alle Fahrzeuge permanent in Benutzung sind, sollten Sie ernsthaft über einen Fahrzeugpool nachdenken; oft können Sie so einige Fahrzeuge einsparen.

Die Fahrzeuge stehen dabei in einem Pool für die Mitarbeiter, die nicht permanent ein Fahrzeug benötigen, zur Verfügung. Zwar müssen Sie hierzu eine eigene Verwaltung aufbauen, doch viele Unternehmen können mit solchen Poolkonstruktionen einige tausend Euro pro Monat einsparen.

Tipp: Wenn es im Pool einmal knapp werden sollte, sollten Sie sich vor der zusätzlichen Anschaffung von Fahrzeugen ausrechnen, ob eine Kurzzeitmiete auf Tagesbasis nicht günstiger sein könnte. Für solche Fälle bieten Vermieter oft recht preiswerte Konditionen. Versuchen Sie in einem solchen Fall immer, einen Rahmenvertrag abzuschließen.

Schritt 4: Ordnen Sie die Daten der Fahrzeuge auch nach Laufleistung
Auch wenn Sie nun das Pool-Thema untersucht haben, ist es noch zu früh, Angebote einzuholen. Denn Sie werden beim Ordnen der voraussichtlichen Fahrzeugbeschaffungen auch feststellen, dass die einzelnen Fahrzeuge mit einer recht unterschiedlichen Laufleistung pro Jahr gerechnet wurden. Das hat erhebliche Bedeutung, denn es ist nun einmal so, dass Fahrzeuge mit einer hohen Laufleistung mehr Wartungs- und Reparaturaufwand benötigen. Rechnen Sie deshalb in solchen Fällen immer mit einem schnelleren Austausch der Fahrzeuge.

Schritt 5: Holen Sie Angebote ein
Wenn Sie alle Daten geordnet haben, ist es an der Zeit, konkrete Angebote einzuholen. Bedenken Sie dabei, dass Sie eventuell mit einem größeren Volumen wuchern können - insbesondere wenn Sie planen, mit einem 3-Jahres-Plan an den Markt zu gehen, sollten Sie recht gute Konditionen bekommen.

Unser Tipp: Legen Sie sich bei diesen Anfragen noch nicht fest, ob Sie die Fahrzeuge jeweils mieten, kaufen oder leasen wollen. Allerdings kann es auch eine gute Idee sein, nicht das gesamte Paket an einen Anbieter zu vergeben, sondern hier zu diversifizieren. Das kann rein markentechnische Gründe haben oder auch durch die verschiedenen Fahrzeugarten bedingt sein. Doch das ist nicht der einzige Grund, weshalb Sie es vermeiden sollten, sich auf einen einzigen Anbieter zu versteifen.

Gibt es nämlich nachher mit diesem Probleme, ist nicht gleich der ganze Fuhrpark davon betroffen. Dies kann Ihnen das Leben erheblich vereinfachen.

Schritt 6: Vergleichen Sie die Angebote
Nun kommt der aufwändigste Arbeitsschritt auf Sie zu. Denn Sie werden feststellen, dass kein Angebot mit einem anderen direkt vergleichbar ist. Die Anbieter scheinen oft einen geradezu olympischen Wettbewerb daraus zu machen, ihre Angebote so zu gestalten, dass ein Vergleich zunächst unmöglich
erscheint.

Doch hier können Sie den Spieß auch umdrehen, indem Sie nämlich die Rahmenbedingungen bezüglich der Angebotserstellung vorgeben. Das ist gar nicht so schwer, wenn Sie beispielsweise klar einzelne Vertragsdetails abfragen, etwa wie hoch bei Leasingverträgen die Grundzahlungen aussehen, welche Wartungen inklusive sind und welche Kosten Mehrkilometer nach sich ziehen.

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