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Mit geeignetem Outsourcing drücken Sie Ihre Kosten vehement

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Die Vergabe von von Tätigkeiten an Dritte – neudeutsch Outsourcinggenannt – ist auch in der Logistikein bewährtes Mittel, die eigenen Kostenzu drücken. Doch steht und fällt ein solches Unterfangen mit dem Finden des richtigen Partners.

Ziel Ihres Outsourcing- Projekts sollte dabei immer sein, die eigene Organisation zu vereinfachen, um so wirtschaftliche Vorteile zu erzielen.

Wer dabei vorschnell handelt und sich die Partnersuche zu einfach macht, darf sich nicht wundern, wenn dies zur wirtschaftlichen Katastrophe führt.

Doch wenn Sie die Methode anwenden, die wir Ihnen heute vorstellen, befolgen, machen Sie dabei keine Fehler. Dienstleister gibt es wie Sand am Meer.

Da sollte es doch eigentlich kaum ein Problem darstellen, für Teilbereiche Ihres internen und externen Materialflusses einen passenden Partner zu finden.



Grundsätzlich muss der Dienstleister diverse Aufgaben nämlich nur besser und schneller als Sie selbst erledigen.

Dabei steht fest, dass Ihre Ablauforganisation nachher wirtschaftlicher und schneller werden soll. Wenn Sie dabei auch noch neue kundenorientierte Serviceleistungen etablieren können, umso besser.

Doch zunächst gilt es, in einem Ausschreibungsverfahren den besten und obendrein preiswertesten Dienstleister für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.

Dabei gibt es so einiges zu beachten. Zwischen Dienstleister und Kunde muss immer ein intensives Vertrauensverhältnis bestehen.

Dies nicht nur, weil Sie sich auf die Funktionen Ihres Partners verlassen müssen, sondern auch weil Sie Kompetenzen und – noch problematischer – internes Knowhow an Dritte weitergeben.

Wenden Sie bei Ausschreibungen unser 4-Phasen-Modell an

Grob unterteilt sich die Suche nach einem Logistik-Dienstleister in 4 Phasen.

1. Aufgabendefinition

Legen Sie intern fest, welche Aufgaben Sie in Zukunft nicht mehr selbst erledigen wollen, und prüfen Sie, welche Vorteile Sie daraus ziehen können. Diese Punkte klären Sie mit Bedacht und der notwendigen Sorgfalt.

Auch sollten Sie als Logistikverantwortlicher schon jetzt andere Abteilungen, wie beispielsweise die Produktion und auch die Buchhaltung, intensiv einbinden.

Nutzen Sie unbedingt die Chance, die Abläufe der Logistik und auch besonders die Schnittstellen zu anderen Abteilungen auf den Prüfstand zu stellen.

Oft ergeben sich hier schon wichtige Ansätze, wirtschaftlicher und schneller zu arbeiten. Aus dieser Analyse heraus füllen Sie die 1. Fassung eines Pflichtenheftes.

Doch oft ist diese 1. Fassung noch recht global gehalten und taugt nur bedingt für einen Ausschreibungsprozess.

Es gilt nämlich noch, diese Aufgaben und Ziele in vergleichbare Kenngrößen zu gießen, denn nur so können Sie bei der Ausschreibung die Angebote vergleichbar halten.

Ermitteln Sie zusammen mit den anderen Abteilungen akribisch die Kosten für jeden einzelnen Schritt in der Logistikkette.

Berücksichtigen Sie neben den Personalkosten auch die Raum-, Zusatz- und Verwaltungskosten, die sich oft in anderen Posten oder Abteilungen verstecken.

Nur so können Sie prüfen, ob sich mit einem externen Dienstleister die erwünschten Einsparungen ergeben.

2. Voranfragephase

Mit dem Rüstzeug aus Phase 1 können Sie nun in eine Voranfragephase potenzieller Dienstleistungsunternehmen eintreten.

Hierbei informieren Sie die Unternehmen zunächst nur grob über die Art der zu vergebenen Dienstleistungen.

Der wichtigste Aspekt dieser Kurzform ist aber Ihre eigene Sicherheit. Solche wichtigen internen Informationen, die sich in Ihrem Pflichtenheft befinden, gehören erst in fremde Hand, wenn es zu einer Vertraulichkeitserklärung gekommen ist!

3. Detaillierte Ausschreibung

Haben Sie die 2. Phase durchlaufen und so die Spreu vom Weizen getrennt, können Sie mit den verbleibenden Unternehmen in die eigentliche Ausschreibungsphase treten. Doch denken Sie zunächst an die erwähnte Vertraulichkeitsvereinbarung.

Zehn goldene Regeln für Ausschreibungen finden Sie auf der Internetseite des LogistikManager.

Tipp: In dieser Phase kann es durch die Anregung der Bewerber durchaus noch zu Veränderungen im Pflichtenheft kommen.

Doch überdenken Sie die Anregungen erst genau, bevor Sie diese ins Pflichtenheft übernehmen.

Um die hereinkommenden Angebote wirklich vergleichbar zu halten, sollten Sie die Änderungen allen beteiligten Firmen zukommen lassen.

4. Vergleich der verschiedenen Angebote

In dieser Phase wird Ihre Zusammenarbeit mit dem zukünftigen Partner schon recht intensiv, doch sollte das kein Grund dafür sein, sich jetzt schon endgültig auf einen Dienstleister festzulegen.

Denn erst bei den Vertragsverhandlungen können Sie wirklich feststellen, welche Serviceangebote Sie in Anspruch nehmen wollen

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