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So senken Sie Ihre Staplerkosten bis zum 4. Quartal 2013 um bis zu 20 %

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Ohne Stapler geht in der Logistik nichts. Dabei stellen diese Arbeitstiere oft einen kaum beachteten und selten analysierten Kostenblock dar – mit der Folge, dass Sie hier wertvolles Kapital unnötig verpulvern. Wie es besser geht, stellt der „LogistikManager” heute vor.

Da mag sich so mancher Kollege eifrig daranmachen, mal eben auf die Schnelle Ineffizienzen auszumerzen, um die Staplerkosten zu reduzieren. Doch Vorsicht: Wenn Sie vorschnell „optimieren“, können Sie sich jede Menge Probleme einhandeln, die dann oft sogar zusätzliche Kosten generieren.

Doch mit unserer Methode bekommen Sie eine stichhaltige Analyse, optimieren zielsicher und senken Ihre Betriebskosten nachhaltig. Wenn Sie es geschickt anstellen, können Sie sich sogar noch über eine Effizienzsteigerung Ihrer gesamten Materialflusskette freuen.

Kostentreiber in Sachen Staplerflotte systematisch aufdecken

Wenn Sie bei Ihrer Staplerflotte sparen wollen, lassen Sie sich niemals dazu verleiten, nur punktuelle Maßnahmen zu ergreifen. Vielmehr gilt es, zunächst eine umfassende Gesamtkostenbetrachtung vorzunehmen. Denn erfahrungsgemäß wird eine solche Analyse nicht nur Sie überraschen, wo sich beim Staplerbetrieb die wahren Kostentreiber verstecken.

So erging es auch einem Kollegen, der bei einem Speditionsunternehmen seine Kosten genauer untersuchte. Nicht nur er war erstaunt, dass die direkten Kosten für Stapler und Treibstoffe nur einen recht bescheidenen Anteil an den Gesamtkosten ausmachten. Konkret ergab sich nämlich bei ihm folgendes Bild:

  • Treibstoffkosten 100.000 Euro
  • Leasing und Service 400.000 Euro
  • Personalkosten 2.500.000 Euro

Wie Sie sehen, betrugen die Personalkosten etwa das 5-Fache der reinen technischen Betriebskosten seiner Staplerflotte. Nun lässt sich dieser Einzelfall sicherlich nicht verallgemeinern, doch auch Sie werden im Laufe Ihrer Analyse in Ihrem Unternehmen feststellen, dass der Personalkostenblock überproportional groß ist.

Um aber zu einer wirklich stichhaltigen Beurteilung der einzelnen Kostenblöcke beim Staplerbetrieb zu kommen – aus der Sie dann passgenaue Handlungsweisen ableiten können –, analysieren Sie die einzelnen Kostenarten schrittweise nach folgendem Schema.

Schritt 1: Effektive Treibstoffkosten

Diese Zahl lässt sich schnell und einfach ermitteln: Sie addieren einfach die reinen Treibstoffrechnungen eines für Ihr Unternehmen typischen Jahres zusammen. Dabei sollten Sie ausschließlich die Treibstoffkosten berücksichtigen. Hilfsstoffe, wie zum Beispiel Schmiermittel, beziehen Sie zwar häufig von demselben Lieferanten, sie gehören jedoch in den folgenden Posten.

Schritt 2: Direkte Kosten

Hier erfassen Sie alle Kosten, die im direkten Zusammenhang mit dem rein technischen Betrieb Ihrer Staplerflotte stehen. Dazu gehören:

  • wenn Sie Ihre Stapler gekauft haben, etwa die Aufwendungen für Kredite, die Kosten der Abschreibung
  • wenn Sie ein Leasing- oder Mietmodell nutzen, die jährlichen Aufwendungen für diese Verträge
  • Kosten für Reparatur und Wartung: Führen Sie die Wartung in Eigenregie durch, nehmen Sie neben den Ersatzteilkosten auch die Personalkosten des Wartungspersonals in Ihre Rechnung auf. Wenn Ihr Unternehmen hier intern verrechnet, haben Sie es leicht, diese Kosten zu ermitteln. Werden diese Kosten jedoch pauschalisiert umgelegt, ist es eine gute Idee, diesen Posten genauer zu analysieren. Fallen zusätzliche Kosten für externe Wartung an, so gehören die auch hierher. Wenn Sie jedoch einen Leasing- oder Mietvertrag mit Full-Service abgeschlossen haben, stecken diese Kosten in den Gesamtkosten dieser Verträge und brauchen nicht extra berücksichtigt zu werden.
  • Tipp: Prüfen Sie bei einer pauschalisierten Abrechnung der Wartungskosten genau, ob diese Pauschale auch den realen Gegebenheiten angemessen ist. Je nach Größe des eigenen Unternehmens ist es oft eine gute Idee, mit tatsächlichen Kosten zu operieren.

Schritt 3: Gesamt-Personalkosten

Obwohl dieser Posten sicherlich der größte und wichtigste in Ihrer Kalkulation sein dürfte, lassen sich die Personalkosten oft am schwierigsten ermitteln. So übernimmt beispielsweise in vielen Unternehmen das Fahrpersonal auch andere Aufgaben.

Wenn das der Fall ist, gilt: Können Sie den Zeitaufwand Ihres Personals beispielsweise direkt anhand von Stundenzetteln oder ähnlichen Instrumenten ermitteln, machen Sie das akribisch und addieren Sie diese Posten getrennt voneinander. Zum Sinn dieser Werte kommen wir bei der Analyse.

Sollten sich diese Werte nicht direkt ermitteln lassen, versuchen Sie, sie über einen typischen Zeitraum herauszubekommen, in welchem Ihr Personal die anfallenden Zeiten genau erfasst. Bei der Addition der Werte berücksichtigen Sie alle Zeiten und Kosten des Personals – es geht hierbei nicht um eine Performance- Bewertung des einzelnen Mitarbeiters.

Schritt 4: Einzelpostenanalyse / Auswahl zukünftige Staplerstrategie

Wenn Sie alle Posten zusammengetragen haben, bekommen Sie zunächst einmal einen genauen Eindruck davon, welche Kosten Ihre Staplerf lotte wirklich verursacht. Erfahrungsgemäß liegen bei vielen Unternehmen die tatsächlichen Kosten höher als die vorher angenommenen. Oft können Sie hier schon den ersten Handlungsbedarf erkennen sowie durch organisatorische Maßnahmen Optimierungs- und Sparpotenzial aufdecken.

Doch viel wichtiger sind diese Zahlen, wenn es darum geht, Ihre Staplerstrategie auf komplett neue Beine zu stellen. Das kann dann beispielsweise sogar so weit gehen, dass Sie die Staplerdienstleistung vollständig an ein darauf spezialisiertes Unternehmen übertragen. Und das mit allen Konsequenzen: Ihr Personal wird ganz oder teilweise vom Dienstleister übernommen, und Sie haben einen Vertrag, der konkrete und konstante Kostenblöcke enthält.

Doch das komplette Outsourcing ist beileibe nicht immer der richtige Weg für Sie. Denken Sie auch über einen Leasing- oder Mietvertrag mit oder ohne Serviceposten nach.

Schritt 5: Das richtige Betriebsmodell finden

Wenn Sie jetzt glauben, alle Arbeiten seien erledigt und das richtige Betriebsmodell gefunden, belehrt Sie ein Blick auf die unterschiedlichen Betreiber- und Finanzierungsmodelle der einzelnen Anbieter schnell eines Besseren. Zwar ähneln sich die Namen der verschiedenen Modelle, doch steckt der Teufel im Detail.

Das bedeutet für Sie als Logistikverantwortlichen: Wenn Sie nach unserer Analyse feststellen, dass Handlungsbedarf besteht, den Betrieb Ihrer Staplerflotte auf eine neue Basis zu stellen, kommen Sie um das Einholen von Angeboten oder eine Ausschreibung kaum herum.

Deshalb noch einige Tipps zu diesem Verfahren und zur Vertragsgestaltung:

  • Sie geben in einer Ausschreibung wertvolle Betriebsdaten an Dritte. Denken Sie deshalb an Vertraulichkeitserklärungen!
  • Rechnen Sie grundsätzlich mit spitzem Stift, und betrachten Sie nicht nur das Gesamtergebnis in einem Angebot. Wegen der sehr unterschiedlichen Finanzierungs- und Betreibermodelle der Anbieter ist es um die Vergleichbarkeit der einzelnen Posten eines Angebots nicht immer zum Besten bestellt.
  • Fragen Sie immer nach den Wartungsintervallen der einzelnen Geräte. Ein Stapler, der wegen Reparaturen ausfällt, verdient kein Geld! Informieren Sie sich auch über Ersatzgeräte.
  • Falls Sie ein komplettes Outsourcing Ihrer Staplerflotte ins Auge fassen, denken Sie auch an Ihr Personal. Es ist eine gute Idee, frühzeitig den Betriebsrat einzuschalten, sonst stehen schnell arbeitsrechtliche Querelen ins Haus!
  • Sehen Sie Einsparungsanreize für den zukünftigen Dienstleister vor. Wenn Sie Ihren Partner an Kostensenkungen beteiligen und Einsparungsquoten vertraglich festschreiben können, sollten Sie sich diese Chance nicht entgehen lassen!
  • Wenn Sie Outsourcing oder Mietund Leasinglösungen in Betracht ziehen, beherzigen Sie unsere 10 Grundregeln zur Ausschreibung.
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