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Die Vorschriften der Fahrpersonalordnung – insbesondere die vorgeschriebenen Lenk- und Ruhezeiten – haben schon so manchen Fahrzeugverantwortlichen...

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Zeit sparen durch besseres Selbstmanagement

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Als Lagerverantwortlicher wissen Sie: Hektik im Lager sorgt immer für Ineffizienz. Doch Hand aufs Herz: Manchmal treibt einen die Alltagshektik selbst zu überstürztem oder unüberlegtem Handeln.

Da bleibt dann schnell mal die eine oder andere Arbeit liegen und schlummert als Zeitbombe vor sich hin, bis sie Ihnen wieder einfällt. Und dann ist es zeitlich meist wieder so knapp, dass Sie andere Aufgaben hintanstellen müssen.
Kräfte schonen, Zeit sparen
Im Ergebnis retten Sie sich gerade so von Termin zu Termin und reiben sich langsam auf. Doch mit cleverer Selbstorganisation sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie dann sinnvoll in wichtige Aufgaben investieren können.
Maßnahmenplan: Ordnung in die Unterlagen
Sie kennen das sicher auch: Da flattert Ihnen bei der morgendlichen Postdurchsicht ein Brief entgegen, den Sie - weil er noch nicht so wichtig ist, Ihnen Informationen fehlen oder auch eine Entscheidung noch nicht gefallen ist - nicht gleich beantworten können. Also sortieren Sie ihn auf den Stapel in Ihrer Ablage für die nicht so brisanten Aufgaben.
Ein paar Tage später suchen Sie ein anderes Schreiben in diesem Stapel, und dabei fällt Ihnen auch besagter Brief, den Sie noch beantworten wollten, in die Hände. Da inzwischen einige Zeit vergangen ist und Sie jetzt auch antworten könnten, aber wieder einmal in ziemlichem Zeitdruck sind, packen Sie ihn auf den Stapel mit den bald zu erledigenden Dingen. Dort liegt er dann, bis sich das ganze Spiel wiederholt und er auf dem Ganz-wichtig-Stapel landet, weil Sie wiederum voll im Stress sind ...
Und es kommt, wie es kommen muss Der Briefschreiber ruft Sie etwas ungehalten an und fragt nach, wann er denn mit einer Antwort rechnen kann. So bekommt besagter Brief mehr oder weniger plötzlich eine immense Priorität - also setzen Sie sich gleich hin und beantworten ihn. Dabei bleiben allerdings schon wieder andere Aufgaben liegen ...
Lösung: Systematisch arbeiten, Überblick verschaffen
Um aus dieser Spirale herauszukommen, müssen Sie sich zunächst einmal einen Überblick verschaffen. Das geht am besten mit einer klaren Ordnung.
Mithilfe des folgenden Schemas teilen Sie Ihre Unterlagen in 5 Kategorien ein:

  1. Unterlagen für aktuelle Projekte und die täglichen Routineaufgaben (diese sollten Sie immer in Griffweite haben)
  2. Verwaltungsakten, Mitarbeiterakten und reine Nachschlageunterlagen
  3. Lieferantenakten
  4. Planungsunterlagen für Projekte und zukünftige Aufgaben
  5. reine Archivakten, die Sie nur aus rechtlichen Gründen aufbewahren


Praxis-Tipp: Damit Sie und auch Ihre Mitarbeiter diese unterschiedlichen Ablagen auch leicht unterscheiden können, sollten Sie sie entsprechend kennzeichnen. Hier zu eignen sich verschiedenfarbige Ordner, Ablagekörbe und Mappen. Auch bei der Beschriftung sind klare Kürzel oder Schlagworte empfehlenswert. Versteht diese auch ein Außenstehender, passen die gewählten Begriffe gut.
Nun haben Sie schon einen großen Schritt in die richtige Richtung unternommen - allerdings sind Sie bei Ihrem Briefproblem noch keinen Schritt weiter.
Erledigen Sie Ihre Aufgaben immer zeitnah
Denn die vielen losen, noch nicht abgelegten Papiere, Unterlagen und Schreiben sind häufig das eigentliche Problem. Aber auch hier können Sie mit Systematik einiges zum Besseren wenden.
Hier bietet sich das Ampelsystem geradezu an:

  • „rot“ steht für „unerledigte Aufgaben“,
  • „gelb“ für „in Arbeit“ und
  • „grün“ bedeutet „erledigt“.

In unserem Beispiel heißt das:
Der Posteingang: Alle eingehenden Schreiben landen zunächst in der roten Ablage. Hier können Sie die einzelnen Vorgänge entweder nach Datum oder Wichtigkeit ablegen.
Tipp: Einmal anfassen heißt auch sofort erledigen!
Der Arbeitsbereich: Hier - also in die gelbe Ablage - kommen Briefe hinein, die Sie noch nicht beantworten können.
Tipp: Vorgänge sollten nie länger als 2 bis 3 Tage in der gelben Zone verweilen.
Erledigt: Alles, was Sie abgearbeitet und somit erledigt haben, wandert in die grüne Zone. Tipp: Die grüne Ablage sollten Sie täglich leeren und nach obigem Ordnungsschema ablegen.
Wie Sie sehen, kann so erst gar kein unübersichtliches Knäuel unerledigter Aufgaben entstehen. Allerdings setzt diese Methode auch einiges an Disziplin voraus.
Deshalb hier noch ein paar wichtige Tipps:

  • Bleiben Sie immer ruhig, und bewahren Sie Ihr inneres Gleichgewicht. Lieber öfter mal tief durchatmen! Eine gute Hilfe ist autogenes Training.
  • Verfallen Sie nicht in blinden Aktionismus.
  • Teilen Sie sich Ihre Arbeit immer gut ein.
  • Verzetteln Sie sich nicht in Details. Wenn Sie zu sehr auf Kleinigkeiten achten, verlieren Sie den Überblick.
  • Üben Sie bewusst den so genannten Helikopterblick, denn mit etwas Abstand sieht manches anders aus.
  • Machen Sie sich einen Stundenplan. Legen Sie genau fest, welche Arbeiten Sie zu welchen Zeitpunkten erledigen wollen, und halten Sie an diesem Rhythmus fest.
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