Reporting zwischen Transparenz und Komplexität

Die erfolgreiche Führung eines Unternehmens setzt voraus, dass den obersten Führungsebenen regelmäßig und in standardisierter Form entscheidungsrelevante Informationen zusammengestellt werden. Denn nur so kann das Management qualitativ fundierte und zukunftsgerichtete Entscheidungen treffen.

Reporting als wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation

Um motivierend zu wirken, müssen Ziele transparent und erreichbar sein. Entsprechend wichtig ist es auch, dass über ein funktionierendes Berichtswesen sichergestellt ist, dass alle an der Zielerreichung Beteiligten über den Stand der Dinge informiert sind und wissen, was noch zu tun ist, um die angestrebte Strategie auch tatsächlich erfolgreich umzusetzen.

Berichte als Instrument des Reportings

Standardisierte Berichte sind ein wichtiges Instrument zur Unterstützung der strategischen und operativen Unternehmensführung. Regelmäßige Berichte werden nicht ausnahmslos intern eingesetzt, sondern auch um gegenüber Stakeholdern, wie Geschäftspartnern und Kunden z. B. einen Projektfortschritt nachzuweisen. Auch im Umgang mit Anteilseigner wird auf den Einsatz solcher Controllingberichte gesetzt, bspw. um dazulegen, welche möglichen Wertsteigerungen in Zukunft zu erwarten sind.

Dos and dont’s des Reportings

Auf der einen Seite ist das Informationsbedürfnis sowohl im Unternehmen als auch gegenüber externen Partnern in den letzten Jahren exponentiell gestiegen. Und auch die zur Verfügung stehenden Daten sind u. a. aufgrund verbesserter Serverkapazitäten und Möglichkeiten, Informationen zu generieren, stark gestiegen. Auf der anderen Seite wird es immer komplexer, die relevanten von den irrelevanten Informationen und Daten zu trennen und sie interessant aufzubereiten.

Versuchen Sie nicht alles abzubilden, mit diesem Versuch werden Sie scheitern. Die große Kunst eines erfolgreichen Reportings ist es, nicht alle, sondern die entscheidungsrelevanten Daten aufzubereiten.

Ist der kritische Umfang von Berichten und Analysen erreicht, hat das zwei gravierende Nachteile: Viele Mitarbeiter nehmen eine Vielzahl von Berichten als lästige Pflichtübungen wahr und leiten diese nicht selten ungeöffnet in einem E-Mail-Ordner weiter. Frei nach dem Motto: „Erst erledige ich mein Alltagsgeschäft, also die Mitarbeiterführung oder die Kundengewinnung, dann kümmere ich mich um die Zusatzinformationen.“ Auf den ersten Blick richtig, auf den zweiten Blick wird deutlich, dass die Berichte dann nicht als das wahrgenommen werden, was sie eigentlich sein sollten: Eine wichtige Unterstützung bei der Erledigung des Alltagsgeschäfts und kein Selbstzweck.

Was ein gutes Reporting ausmacht

Das Controlling sollte die Empfänger grundsätzlich beim Aufsetzen der Berichte beteiligen. Fragen Sie, welche Informationen der Empfänger auf den ersten Blick visualisiert haben muss und welche hingegen für ihn irrelevant sind. Zweitens versenden Sie Berichte nicht häufiger als notwendig. Welche Frequenz angebracht ist, hängt von den individuellen Inhalten ab.