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Erfolgreiche Unternehmensplanung: So erreichen Sie Ihre Ziele

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Urheber: ra2 studio | Fotolia

Von Iris Schuler,

Eine sorgfältige Unternehmensplanung reduziert Risiken, hilft dabei, alles im Blick zu behalten und gibt konkrete Ziele vor. Sie können einiges dafür tun, dass Sie durch eine durchdachte Unternehmensplanung Ihr Unternehmen stabilisieren.

Für eine erfolgreiche Unternehmensplanung müssen Sie zunächst Ihre aktuelle Situation analysieren. Diese Vorarbeit ist unbedingt nötig, wenn Sie durch die Unternehmensplanung  Ihren Umsatz erhöhen bzw. stabilisieren und Ihren Gewinn steigern möchten. Damit Sie Ihre Lage realistisch bewerten können, müssen Sie vor allem ehrlich zu sich selbst sein.

Diese Fragen können Ihnen helfen, herauszufinden, wo Ihr Unternehmen zurzeit steht.

1. Gewinn pro Stunde für die Unternehmensplanung
Wie viel Gewinn vor Steuern haben Sie im letzten Jahr erzielt? Wie viele Stunden arbeiten Sie im Schnitt? Welchen Stundenlohn können Sie kalkulieren?

2. Den Gewinn für die Unternehmensplanung bewerten
Sind Sie mit Ihrem Stundenlohn zufrieden? Könnte der Stundenlohn besser sein?

3. Ziele für die Unternehmensplanung
2016 wird ein schwieriges Jahr. Haben Sie sich Ziele gesetzt, die Sie realistisch erreichen können?

4. Arbeitsstruktur für die Unternehmensplanung
Haben Sie ausreichend Zeit eingeplant, wichtige Aufgaben eines Unternehmers zu erledigen? Versuchen Sie Nebensächliches zu delegieren.

5. Kundenakquise in der Unternehmensplanung
Was haben Sie vor, um neue Kunden zu gewinnen? Haben Sie im letzten Jahr mehr neue Kunden gewonnen als Bestandskunden verloren?

6. Kundepflege als Teil der Unternehmensplanung
Wie zufrieden sind  Ihre Kunden? Kennen Sie die Wünsche Ihrer Kunden? Was für eine Beziehung haben Sie zu Ihren Kunden?

7. Marketing in der Unternehmensplanung
Ziehen Sie in Betracht, Ihr Angebot zu verändern oder zu erweitern, um Kundenwünsche besser zu erfüllen? Was tun Sie, um sich von Ihren Mitbewerbern abzusetzen?

8. Kosten in der Unternehmensplanung
Kennen Sie Ihre Kostenstruktur? Wo fallen die meisten Kosten an? Suchen Sie regelmäßig nach Sparpotenzialen?

9. Liquidität für die Unternehmensplanung
Sind Sie immer zahlungsfähig? Planen Sie Ihre Zahlungsfähigkeit?

10. Controlling für die Unternehmensplanung
Planen Sie Ihren Gewinn? Stellen Sie die geplanten Werte den aktuellen Zahlen gegenüber?

Sie können nicht erwarten, dass Sie in all diesen Bereichen eine Bestnote bekommen. Es reicht aus, wenn Sie in der Unternehmensplanung Folgendes berücksichtigen:

1. Formulieren Sie Ziele
2. Verbessern Sie die Arbeitsstruktur
3. Kümmern Sie sich um Kundenakquise und Kundenpflege
4. Senken Sie Ihre Kosten

Wie Sie Ziele richtig formulieren

Als Unternehmer brauchen Sie Ziele. Die Formulierung von realistischen Zielen ist das Fundament für jedes erfolgreiche Unternehmen. Wichtig ist, dass Sie für Ihre Unternehmensplanung realistische Ziele annehmen und ehrlich zu sich selbst bleiben. In diesem Jahr müssen Sie deshalb die Wirtschaftskrise in Ihrer Unternehmensplanung auf jeden Fall berücksichtigen. Wie Sie für Ihre Unternehmensplanung Ziele abstecken, lesen Sie in diesem Beitrag.

Für die Unternehmensplanung sollten Sie in Haupt- und Unterziele unterscheiden. Legen Sie für Ihre Unternehmensplanung zunächst die Hauptziele fest. Fragen Sie sich dazu, was Sie erreichen möchten. Anschließend überlegen Sie sich zu den Hauptzielen passende Unterziele (Etappenziele). Diese Struktur hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und nicht in blinden Aktionismus zu verfallen.

Sie sollten Ihre Ziele immer im Blick haben. Nur konkrete und realistischerweise erreichbare Ziele machen in Ihrer Unternehmensplanung Sinn. Konkret ist ein Ziel dann, wenn Sie es genau beschreiben und beziffern können. Können Sie das, können Sie auch einschätzen, ob das Ziel für Ihr Unternehmen machbar ist.

Unternehmensplanung: 2 bis 3 Hauptziele reichen völlig aus

Erfahrungsgemäß reichen zwei bis drei Hauptziele mit jeweils fünf Unterzielen völlig aus. Bündeln Sie besser Ihre Energie auf eine überschaubare Anzahl von Zielen. Diese Vorgehensweise ist meist effektiver und bringt mehr, als wenn Sie an vielen Stellen ein bisschen verändern und verbessern.

Praktische Beispiele für eine Unternehmensplanung

Hauptziel: Umsatzsteigerung von mindestens 10 Prozent

Unterziele:
- 20 Prozent der Arbeitszeit für Kundenakqise und -pflege
- 10 neue Kunden gewinnen
- Konzentration auf die 5 ertragsreichsten Angebote
- Kostenreduzierung um 5%

Hauptziel: Arbeitszeit auf 10 Stunden pro Tag und 50 Stunden pro Woche begrenzen

Unterziele:

- Konzentration auf die wichtigen Arbeiten
- An Mitarbeiter delegieren
- Samstag und Sonntag konsequent freinehmen

Wo Sie Kosten sparen können

Wer seinen Gewinn erhöhen will oder muss, sollte sich auf jeden Fall die Kosten näher anschauen. Es macht Sinn, gleich zu Anfang des Jahres nach Sparmöglichkeiten zu suchen. So können Sie Ihre Unternehmensplanung darauf abstimmen. Prüfen Sie über das Jahr regelmäßig, wie Sie weitere Kosten sparen können. Denken Sie an alle Bereiche, lassen Sie keinen aus.

Diese Übersicht gibt Ihnen ein paar Anregungen, in welchen Bereichen Sie Kosten sparen können:

  • Kosten sparen bei Anschaffungen: Muss es wirklich immer neu sein? Der neue PC, Pkw oder die neue Maschine? Können Sie die Anschaffung verschieben oder vielleicht gebraucht erwerben?
  • Kosten sparen bei Verträgen: Können Sie günstigere Vertragsbedingungen aushandeln zum Beispiel bei Ihrem Vermieter eine geringere Miete?
  • Kosten sparen durch weniger Geschäftsreisen: Ist das persönliche Treffen wirklich notwendig? Würde eine Telefonkonferenz vielleicht reichen? Können Sie mehrere Termine zusammenfassen?
  • Kosten sparen bei den Mitarbeitern: Nutzen Sie sozialabgabenfreie Gehaltsextras anstelle von Lohnerhöhungen?
  • Kosten sparen bei der Energie: Gibt es einen günstigeren Anbieter? Haben Sie schon einmal die Angebote verglichen? Lohnt sich der Wechsel zu einem anderen Energieanbieter?
  • Kosten sparen durch Versicherungen: Benötigen Sie alle abgeschlossenen Versicherungen, oder sind Sie überversichert? Können Sie durch den Wechsel zu einer anderen Gesellschaft Kosten sparen?

Wie Sie festlegen, welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen

Viele Unternehmer kümmern sich mal eben schnell um dies und das, anstatt an Mitarbeiter zu delegieren. Diese Zeit fehlt ihnen, um sich intensiv mit der Entwicklung des Betriebs zu beschäftigen. Berücksichtigen Sie in Ihrer Unternehmensplanung, dass Sie selbst nur Aufgaben erledigen, die Ihren Betrieb voranbringen. Wie Sie lernen zu delegieren, lesen Sie in diesem Beitrag.

Zu den wichtigen Aufgaben für Sie als Chef eines Unternehmens gehören die betriebswirtschaftliche Planung sowie die Neukundengewinnung und die Pflege bestehender Kundenbeziehungen. Beschwerden sollten zudem zu Ihren Tätigkeiten gehören. Routinearbeiten hingegen können Ihre Mitarbeiter übernehmen. Legen Sie in Ihrer Unternehmensplanung bereits fest, wer sich darum kümmert.

Erstellen Sie für die Unternehmensplanung eine Übersicht aller Arbeiten, die Sie aktuell ausführen. Am besten führen Sie über einen bestimmten Zeitraum konsequent Liste, damit Sie für die Unternehmensplanung nichts vergessen. Unterscheiden Sie jetzt zwischen den Aufgaben: Sichert eine Arbeit unmittelbar den Erfolg des Unternehmens? Muss ich diese Arbeit selbst übernehmen?

Nur wenn Sie beide Antworten mit ja beantworten, ordnen Sie diese Aufgabe in der Unternehmensplanung Ihnen selbst zu.

Unternehmensplanung: Delegieren!

Aufgaben, die Sie delegieren wollen, geben Sie in vollem Umfang ab. Schauen Sie sich für die Unternehmensplanung Ihre Liste an, welche Aufgaben Sie abgeben können. Überlegen Sie, ob es sich lohnt eine Aushilfe, oder einen neue Mitarbeiter einzustellen. Kalkulieren Sie für diese Variante den Lohn und die Lohnnebenkosten. Alternativ können Sie auch andere Selbstständige auf Rechnung arbeiten lassen. Denken Sie beispielsweise an einen Steuerberater, einen Schreibservice oder einen Werbeprofi. Dies ist die flexiblere Variante, und Sie bekommen für jeden Bereich bestmögliches Fachwissen.

Delegieren will gelernt werden. Achten Sie deshalb auf folgende Vorgehensweise:

  • Erklären Sie genau, was getan werden soll und wie Sie sich die Ausführung wünschen
  • Bieten Sie in der Einarbeitungsphase Ihre Unterstützung an
  • Kontrollieren Sie die Ergebnisse

Wichtiges Ziel: Kundenakquise und -pflege

Ein häufiges Unterziel von Planungen ist die verstärkte Kundenakquise und -pflege. Gerade in Zeiten der Krise benötigen Sie eine ausreichende Anzahl zufriedener Kunden, die die Existenz Ihres Unternehmens sichern.

Kundenakquise und -pflege ist für Sie als Unternehmer eine zentrale Aufgabe. Für die Unternehmensplanung ist die Gewinnung neuer Kunden genauso wichtig wie die Betreuung vorhandener Kunden.

Wie lautet in Ihrer Unternehmensplanung das Ziel in diesem Bereich? Möchten Sie 5,20 oder 100 neue Kunden gewinnen? Planen Sie realistisch, die Zahl der neuen Kunden ist abhängig von der Art Ihres Geschäfts. Es macht keinen Sinn, in der Unternehmensplanung zu ehrgeizige Zahlen anzunehmen. Das würde im Nachhinein nur frustrieren.

Mit den Zahlen im Kopf sollten Sie sich nun um passende Maßnahmen zur Kundenakquise kümmern. Für eine gute Kundenakquise gibt es unzählige Maßnahmen. Diese Serie beschreibt Ihnen zwei Wege, die besonders viel versprechend sind.

Kundenakquise in der Unternehmensplanung: Probieren Sie es unkonventionell

Zur Kundenakquise gehört manchmal ein bisschen Mut. Es lohnt sich, Methoden zu probieren, die Ihre Mitbewerber in der Regel nicht anwenden. Möchten Sie beispielsweise neue Firmenkunden gewinnen, suchen Sie in Branchenverzeichnissen oder im Internet Geschäfte und Firmen in Ihrem Einzugsbereich heraus. Wer könnte an Ihrer Ware oder Ihren Dienstleistungen interessiert sein?

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Besuchen Sie dann den Ansprechpartner ohne Vorankündigung. Gehen Sie in sein Unternehmen, oder passen Sie ihn wie zufällig schon vor dem Eingang ab. Entscheidend ist, dass Sie Ihr Angebot kurz und knapp formulieren können, es Ihrem Gegenüber schmackhaft machen können. Dieser Text soll zwar spontan klingen, es macht aber Sinn, ihn vorher einzuüben.

Sie werden nicht bei jedem Versuch Erfolg haben. Sie werden jedoch mit jeder Kurzpräsentation sicherer werden. Sie werden lernen, wie Sie potenzielle Kunden ansprechen müssen, um Erfolg zu haben. Sie werden ein Gefühl für die richtige Kundenakquise bekommen. Außerdem werden Sie lernen, mit Absagen umzugehen. Auch das ist ein Teil der Kundenakquise. Werden Sie vertröstet, scheuen Sie sich nicht, zwei bis drei Wochen später noch mal anzurufen. Schließlich haben Sie einen guten Aufhänger: Ihren spontanen Besuch.

Vielleicht kommt Ihnen diese Methode seltsam vor. Erfahrungsgemäß können Sie jedoch damit viel erreichen. Wer hartnäckig ist, aber nicht unverschämt, wird früher oder später die Gelegenheit zu einer Präsentation bekommen. In der Regel ergeben sich aus 100 Versuchen vier bis acht Gespräche und davon dauerhaft zwei bis drei neue Kunden.

Pflegen Sie die Beziehungen zu Ihren Stammkunden

Viele Unternehmer denken, Kundenpflege wäre eine besonders aufwändige Aufgabe und zudem noch kostenintensiv. Es ist tatsächlich so, dass viele Unternehmer genau aus diesen Gründen auf eine durchdachte Kundenpflege verzichten. Schaffen Sie in Ihrer Unternehmensplanung auf jeden Fall Platz für die Kundenpflege. Gerade in Krisenzeiten ist es sehr wichtig, Kundenpflege zu betreiben, um bestehende Kunden an das eigene Unternehmen zu binden.

Selbstverständlich ist es mögliche, aufwändige Aktionen zur Kundenpflege zu starten. Es geht aber auch ganz einfach. Sie können beispielsweise schon viel erreichen, wenn Sie Ihre Stammkunden regelmäßig ansprechen und nachfragen, wie zufrieden diese mit Ihrem Angebot sind. Bei diesen Gesprächen erfahren Sie, ob Ihre Stammkunden etwas vermissen oder sich vielleicht etwas von Ihnen wünschen würden. Unterschätzen Sie den Wert dieser Gespräche nicht. Sie sind wertvoll für die Kundenpflege und gehören in Ihre Unternehmensplanung.

Verfallen Sie jetzt nicht in wilden Aktionismus, indem Sie einen Stammkunden nach dem nächsten abklappern. Für Gespräche zur Kundenpflege brauchen Sie ein System. Halten Sie nach jedem Gespräch in Stichworten die wichtigsten Punkte des Gesprächs fest. Dabei müssen Sie ehrlich zu sich selbst sein. Notieren Sie sowohl positive als auch negative Aussagen.

Als Nächstes folgt die Auswertung Ihrer Aufzeichnungen. Auch diese Zeit müssen Sie in Ihre Unternehmensplanung einplanen.

Haben Ihre Kunden Dinge bemängelt, wie zum Beispiel Unpünktlichkeit, müssen Sie nach Möglichkeiten suchen, wie Sie sich verbessern können. Besonders akuter Handlungsbedarf besteht dann, wenn mehrere Kunden dasselbe bemängeln.

Bekommen Sie dagegen positives Feedback, z.B. dass Sie eine Reklamation besonders schnell und zuverlässig bearbeitet haben, sollten Sie diese Stärke nutzen und publik machten. Das kann in einem anderen Gespräch mit einem Kunden sein, in Verkaufsgesprächen oder der Werbung.

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