Was Ihnen die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sagt

Was leistet eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Erfassen Sie Ihre Belege monatlich mit einer Buchführungs-Software, steht Ihnen monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung zur Verfügung. Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine Liste der Umsätze und Kosten. Dabei werden die Werte des soeben abgelaufenen Monats, aber auch das aufgelaufenen Ergebnis des bisherigen Jahres ausgewiesen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist für Sie und Ihr Unternehmen wichtig. Es reicht nicht aus, dass Sie sich erst am Jahresende im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz mit Ihrem Betriebsergebnis beschäftigen. Sie sollten jederzeit, auch innerhalb eines Geschäftsjahres, wissen, wo Sie stehen. Nur so erkennen Sie negative Entwicklungen rechtzeitig und können diese korrigieren, bevor das Jahr abgelaufen ist.

Betriebswirtschaftliche Auswertung: die Grundstruktur ist wichtig

Auf den ersten Blick scheint es schwierig, die betriebswirtschaftliche Auswertung lesen zu können. Lassen Sie sich jedoch nicht abschrecken. Egal, welche Software Sie oder Ihr Steuerberater nutzen, eine automatisch erstellte betriebswirtschaftliche Auswertung hat immer die gleiche Grundstruktur. Das ist gesichert, weil die betriebswirtschaftliche Auswertung an gesetzlichen Vorgaben des Handelsrechts angelehnt ist. Haben Sie diese Grundstruktur einmal verstanden, können Sie ab sofort monatlich in kürzester Zeit erkennen, wie derzeit die wirtschaftliche Situation Ihres Betriebs ist.

Was bedeutet die betriebswirtschaftliche Auswertung in Spalte 1?

Stellen Sie sich Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung vor oder nehmen Sie ein Beispiel zur Hand. Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist in Spalten und Zeilen unterteilt. In den Spalten finden Sie absolute und relative Werte zu Umsätzen und Kosten. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt mit den absoluten Werten, wie hoch Ihre Erlöse und Kosten sind. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, finden Sie Netto-Werte, ansonsten Brutto-Werte. Die relativen Werte unterstützen Sie, die Zahlen miteinander zu vergleichen und mögliche Auffälligkeiten schnell zu erkennen.

In Spalte 1 stehen die Umsatz- und Kostenarten. Hier erkennen Sie, welche Positionen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung mit Zahlen unterlegt werden:

• Umsatzerlöse in der BWA: Erlöse aus dem Verkauf Ihrer Produkte oder Dienstleistungen
• Bestandsveränderungen in der BWA: Bestandsveränderungen sollten Sie buchen, wenn Sie regelmäßig mehr beziehungsweise weniger einkaufen oder herstellen, als Sie verkaufen. Dies ist meistens in Produktionsbetrieben der Fall.
• Aktivierte Eigenleistungen in der BWA: Aktivierte Eigenleistungen sind nur für Bilanzierer relevant.

Wundern Sie sich nicht, dass die Zeilen Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen in der BWA für Kleinbetriebe häufig nicht ausgefüllt sind.

Ebenfalls in Spalte 1 finden Sie die

• Gesamtleistung in der BWA: Die Gesamtleistung ist die Summe der vorherigen Zeilen.

In Kleinbetrieben machen die Umsatzerlöse 95 Prozent und mehr der Gesamtleistung aus. Bestandsveränderungen und aktivierte Eigenleistungen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung spielen meist keine Rolle. Es genügt, wenn Sie Umsatzerlöse und Gesamtleistung gleich setzen.

Ein weiterer Posten ist der

• Materialeinsatz / Wareneinkauf in der BWA: In dieser Zeile steht, wie viel Material Sie verbraucht bzw. Waren Sie eingekauft haben. Die Grundlage dieser Beträge sind die <link glossar begriff _blank>Rechnungen über Ihren Einkauf.

Der ausgewiesene Wert für den Materialeinsatz oder Wareneinkauf ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie monatlich so viel einkaufen, wie Sie verbrauchen oder verkaufen. Kaufen Sie hingegen auf Vorrat, sinkt im Einkaufsmonat der Rohertrag überproportional. Denken Sie darüber nach, ob es sinnvoller ist, in kleineren Mengen einzukaufen, damit Sie weniger Material oder Waren vorfinanzieren müssen.

Weitere Umsatz – und Kostenarten lauten:

• Rohertrag in der BWA: Der Rohertrag ergibt sich, wenn Sie von der Gesamtleistung die Materialkosten oder den Wareneinkauf abziehen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Ihnen mit dieser Position, welcher Anteil des Umsatzes nach Abzug der Kosten noch übrig bleibt, um die restlichen Kosten zu decken. Die betriebswirtschaftliche Auswertung macht an diesem Punkt Angaben, ob Sie den geplanten Gewinn realisieren können. Der geplante Gewinn entspricht bei einem Handelsunternehmen im Wesentlichen der Handelsspanne.
• Sonstige betriebliche Erlöse in der BWA: Es gibt auch Erlöse, die mit der eigentlichen Leistungserstellung des Unternehmens nicht zu tun haben. Dazu zählen zum Beispiel die private Nutzung Ihres Geschäftswagens oder Telefons und Verkäufe von Leergut oder Anlagevermögen. Diese Erlöse fließen in den zu versteuernden Gewinn ein. Deshalb ist es sinnvoll, Sie monatlich zu buchen. Häufig wird diese Position jedoch erst im Rahmen der <link glossar begriff _blank>EÜR oder Bilanz eingerechnet.
• Betrieblicher Rohertrag in der BWA: Das ist die Summe aus dem Rohertrag plus die sonstigen betrieblichen Erlöse.
• Kostenarten und Gesamtkosten in der BWA: Hier stehen alle Kosten, die in Ihrem Betrieb im betrachteten Monat angefallen sind. Die Materialkosten sind dabei außen vor. Prüfen Sie, ob Sie wirklich alle Kosten erfasst haben.

Für jede Kostenart gibt es in der Buchführung ein Konto. Überlegen Sie, auf welche Konten Sie die Kosten buchen. Je nachdem, wie Sie buchen, ist die betriebswirtschaftliche Auswertung unterschiedlich. Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist in ihrer Interpretation anders, wenn Sie zum Beispiel die Kosten für den neuen Büroanstrich unter „Raumkosten“ oder unter „Reparaturen/Instandhaltung“ erfassen.

Es macht Sinn, zur besseren Übersicht die wichtigsten Kosten für Ihren Betrieb zusammenzufassen. Ordnen Sie die Kosten dann nach Oberbegriffen. So definieren Sie Kostenarten, die in der BWA erscheinen und mit den Buchungskonten identisch sind. Der Aufwand für diesen Kontenplan lohnt sich, weil die betriebswirtschaftliche Auswertung so aussagekräftiger wird. Wenn Sie sich im Vorfeld schon für eine richtige Verbuchung entscheiden, sparen Sie zudem zusätzlich Zeit, weil Sie Fehlersuche und Korrektureingaben minimieren.

Was ist die wichtigste Zeile der betriebswirtschaftlichen Auswertung?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung hat eine besonders wichtige Zeile. Es geht um das Betriebsergebnis. Das Betriebsergebnis ergibt sich, wenn Sie von der Gesamtleistung die Material- und sonstigen Kosten abziehen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Ihnen mit diesem Wert auf einen Blick, wie erfolgreich Sie gewirtschaftet haben. Grundsätzlich gilt: Je höher das Betriebsergebnis desto besser ist das für Ihr Unternehmen.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung weist noch weitere Zeilen auf:

• Neutrale Aufwendungen und Erträge in der BWA: Bestimmt gibt es in Ihrem Unternehmen Geschäftsfälle, die nicht direkt etwas mit ihrer eigentlichen Tätigkeit zu tun haben. Sie bekommen z.B. Zinsen für betriebliche Gelder, die Sie angelegt haben, Sie bekommen Betriebssteuern erstattet oder müssen solche nachzahlen, oder Sie spenden für einen gemeinnützigen Zweck. Solche Geschäftsfälle beeinflussen ebenfalls das Gesamtergebnis und bekommen deshalb ihren Platz in der BWA. Neutrale Aufwendungen und Erträge haben jedoch mit der eigentlichen Geschäftstätigkeit nichts zu tun und werden deshalb als neutrale Erträge und Aufwendungen bezeichnet und in der BWA separat erfasst und dargestellt.
• Vorläufiges Ergebnis in der BWA: Wenn Sie die neutralen Aufwendungen plus die neutralen Erträge vom Betriebsergebnis abziehen, erhalten Sie das Ergebnis vor Steuern. Mit anderen Worten können Sie auch sagen, dass dieser Wert Ihren Gewinn oder Verlust ausdrückt, den Sie mit Ihrem Betrieb im betrachteten Zeitraum erwirtschaftet haben. Vorläufig ist das Ergebnis der BWA deshalb, weil häufig am Jahresende noch Korrekturen vorgenommen werden. In den meisten Fällen sind diese Korrekturen in der BWA jedoch in geringem Umfang, dass die Kernaussage der BWA bleibt.

Neben der Spalte mit dem Umsatz- und Kostenarten gibt es weitere Spalten in der BWA. In der zweiten Spalte finden Sie die Erlöse und Kosten des soeben abgelaufenen Monats.

Was beinhalten die jeweiligen Spalten der betriebswirtschaftlichen Auswertung?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung listet in der ersten Spalte Umsatz- und Kostenarten auf, in der zweiten Spalte stehen die Zahlen des Auswertungsmonats. Wenn Sie die Leistung Ihres Betriebs für den abgelaufenen Monat bewerten möchten, sind die zweite und dritte Spalte besonders wichtig. Lesen Sie in diesem Beitrag, was die betriebswirtschaftliche Auswertung in der dritten Spalte und außerdem noch aufzeigt.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt in der dritten Spalte, wohin Ihr Umsatz fließt. Sehen Sie hier, wie sich die einzelnen Kostenarten zur Gesamtleistung Ihres Betriebs verhalten. Die Gesamtleistung wird dabei auf 100 Prozent gesetzt.

In der vierten Spalte werden dann Erlöse und Kosten in ein Verhältnis zu den Gesamtkosten gesetzt. Die Gesamtkosten werden wieder auf 100 Prozent gesetzt, die anderen Positionen stehen in Bezug zu diesem Wert. Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Ihnen in dieser Spalte deutlich, welches Ihre größten Kosten-Positionen sind. Beachten Sie, dass Kosten für Material und Waren in einer BWA nicht zu den Gesamtkosten zählen. Sie spielen eine Rolle bei der Ermittlung des Rohertrags.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung bringt in der 5. Spalte Erlöse und Kosten in ein Verhältnis zu den Personalkosten. In diesem Teil der BWA werden die Personalkosten auf 100 Prozent besetzt und alle anderen Werte darauf bezogen. Die betriebswirtschaftliche Auswertung lässt Sie so sehen, welche Umsätze Sie mit € 100,- Personalkosten bekommen haben.

In der 6. Spalte beschreibt die betriebswirtschaftliche Auswertung einen Aufschlag in Prozent. Die betriebswirtschaftliche Auswertung setzt bei dieser Position den Material- und Wareneinsatz gleich 100 Prozent und stellt diesen Wert ins Verhältnis zum betrieblichen Rohertrag. Diese Zahl in Ihrer BWA bietet Ihnen Einblick, wie hoch Ihr Rohertrag ausfällt, wenn Sie für € 100,- einkaufen. Aus dem Rohertrag müssen Sie als Unternehmer die restlichen Kosten decken und Ihren Gewinn ziehen.

In den Spalten 7 bis 11 weist die betriebswirtschaftliche Auswertung kumulierte Werte auf. Im Prinzip enthalten diese Spalten die gleichen Aussagen wie die Spalten zwei bis sechs. Die Bezugsbasis bildet hier jedoch nicht der jeweilige Monat, sondern zeigt Werte, die bisher im abgelaufenen Jahr angefallen sind. Für eine betriebswirtschaftliche Auswertung im Juni wäre es also eine Darstellung von Januar bis Juni. Die kumulierte Darstellung in einer BWA ist wichtig, damit Sie den abgelaufenen Monat mit dem Gesamtjahr vergleichen können. Ist die monatliche Entwicklung ähnlich der gesamten Entwicklung? Abweichungen könnten auf Probleme hinweisen.

Worauf ist bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung zu achten?

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung können Sie monatlich erhalten. Achten Sie darauf, dass Ihr Steuerberater oder Buchhalter zeitnah nach Monatsende die Buchungen vornimmt. Dann liegt Ihnen die betriebswirtschaftliche Auswertung etwa 14 Tage nach Ablauf eines Monats vor. Es lohnt sich, ein bisschen Zeit zu investieren, damit Sie Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung verstehen und die Botschaften entschlüsseln.

Sie sollten sich bewusst machen, dass jede betriebswirtschaftliche Auswertung nur so gut ist wie die Daten, die in sie fließen. Damit die betriebswirtschaftliche Auswertung aussagekräftig ist, sollten Sie Ihre Geschäftsvorfälle möglichst vollständig erfassen. Wenn Sie einen Buchhalter oder Steuerberater beschäftigen, sorgen Sie dafür, dass alle Belege und notwendigen Informationen vorliegen. Wenn Unkenntnis herrscht, welcher Geschäftsfall sich hinter einem Beleg verbirgt, entstehen Fehlbuchungen, die Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung verfälschen können.

Genauso sollten Sie wissen, dass gewisse Ereignisse das Monatsergebnis der BWA verzerren können. Dazu zählen zum Beispiel Einmalzahlungen für Versicherungen oder Weihnachtsgeld. Der betroffene Monat, in dem die Zahlung stattfindet, wird zu hoch belastet, dafür andere Monate zu gering. Wichtig ist, dass Sie diese Vorfälle im Kopf haben und Abweichungen in der BWA erklären und einordnen können.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung bietet Zahlen für einen Rendite-Check

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Ihnen mit dem Rendite-Check, ob in Bezug auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens ein konkreter Handlungsbedarf besteht. Betrachten Sie dazu zunächst das Betriebsergebnis in der BWA. Das Betriebsergebnis der BWA im Verhältnis zur Gesamtleistung wird auch Rendite genannt. Stellen Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Frage: Liegen die monatliche und die kumulierte Rendite in etwa im gleichen prozentualen Bereich?

Falls sich eine Abweichung ergibt, weist diese auf einen Fehler oder auf eine abweichende Entwicklung in Ihrem Betrieb hin. Die Abweichung kann sowohl positiv wird als auch negativ sein.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung und der Kosten-Check

Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Ihnen, dass die Rendite im betrachteten Monat vom kumulierten Wert abweicht? Schauen Sie dann als erstes auf Ihre Gesamtleistung und stellen Sie sich folgende Frage: Gibt die betriebswirtschaftliche Auswertung an, dass sich Ihre Umsätze im Vergleich zu anderen Monaten gravierend verändert haben? Das erkennen Sie, indem Sie die kumulierte Gesamtleistung der 7. Spalte durch die Anzahl der abgelaufenen Monate des Jahres teilen. Anschließend vergleichen Sie diesen Wert mit dem Euro-Wert in Spalte 2.

Prüfen Sie nun Veränderungen bei den Kosten in der BWA. Betrachten Sie dazu die Spalten 3 und 8 im Vergleich. Konzentrieren Sie sich in der BWA auf die Werte, bei denen die Kosten ins Verhältnis zur Gesamtleistung gesetzt werden. Vergleichen Sie die Monatswerte der BWA in Spalte 3 mit den kumulierten Werten der BWA in Spalte 8. Gibt es Abweichungen, sollten Sie diese analysieren:

Abweichungen können schlicht und einfach Buchungsfehler bedeuten. Haben Sie Einnahmen oder Ausgaben vergessen? Sind die Konten richtig? Abweichungen in der BWA können natürlich genauso auf eine Entwicklung hinweisen. Sie können mit einer BWA ganz einfach erkennen, wo sich positive oder negative Trends abzeichnen. So können Sie Stärken ausbauen und Schwächen einschränken.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung und der Ergebnis-Check

Geht es um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens, sollten Sie selbstverständlich immer langfristig denken. Die betriebswirtschaftliche Auswertung bietet Ihnen mit dem Ergebnis-Check ein interessantes Instrument für die langfristige Planung. Schauen Sie sich dazu Ihr vorläufiges Ergebnis in Zeile 31 an. Besonders interessant ist der kumulierte Wert in Spalte 7. Rechnen Sie den Wert aufs Jahr hoch und beantworten Sie ehrlich die Frage, ob Sie mit diesem Ergebnis gut leben können.