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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Wie Sie Provisionen per "Gutschrift" abrechnen

 

Von Astrid Engel,

Der Begriff "Gutschrift" wird in zwei verschiedenen Bedeutungen verwendet. Fast jedem Kaufmann ist die Gutschrift ein Begriff, mit der mangelhafte oder zurückgegebene Ware gutgeschrieben wird.

Der Begriff "Gutschrift" wird in zwei verschiedenen Bedeutungen verwendet. Fast jedem Kaufmann ist die Gutschrift ein Begriff, mit der mangelhafte oder zurückgegebene Ware gutgeschrieben wird.

Es gibt jedoch auch noch eine andere Form der Gutschrift, die meistens als Provisionsgutschrift verwendet wird (§ 14 Abs. 5 UStG). Wesentlicher Unterschied zur Rechnung: Bei dieser Gutschrift rechnet der Leistungsempfänger die Leistung ab.

So kann ein Handelsvertreter beispielsweise selbst nicht feststellen, ob und wann das von ihm vermittelte Geschäft zustande gekommen ist. In solch einem Fall ist das von ihm vertretene Unternehmen (= Leistungsempfänger) zur Abrechnung verpflichtet.

Kann jeder der Vertragspartner auf Grund seiner eigenen Geschäftsunterlagen abrechnen, ist eine Abrechnung sowohl mit Rechnung als auch mit Gutschrift möglich. Beispiel:

Vertreter Willi Wirbel vertritt die Firma "Werkzeugbau Gustl & Söhne KG". Mit ihr hat er für eine bestimmte Vermittlung ein festes Honorar vereinbart. Da er weiß, dass das Geschäft zustande gekommen ist, kann er abrechnen und dem Unternehmen eine Rechnung schreiben. Andererseits kann auch das Unternehmen den Provisionsanspruch des Vertreters ermitteln und mit einer Gutschrift abrechnen:

Werkzeugbau Gustl & Söhne KG
Gewerbestraße 52 · 82211 Breitbrunn

Herrn
Willi Wirbel
Unterbrunner Straße 1
82345 Oberbrunn

USt.-ID des Empfängers: xxxxxxxxx

GUTSCHRIFT Nr. xxx
Breitbrunn, 2.4.2009

Für die Vermittlung des Auftrags der Musterfirma AG im März 2009 schreiben wir Ihnen gut:
Provision gem. Vereinbarung 1.000 Euro
zzgl. 19 % MwSt. 190 Euro
Gutschriftbetrag 1.190 Euro

Umsatzsteuerberechtigung vor der Gutschrift prüfen

Ist die Mehrwertsteuer in der Gutschrift ausgewiesen, muss sie an das Finanzamt abgeführt werden. Das gilt auch dann, wenn der Empfänger der Gutschrift, also z. B. Ihr Handelsvertreter, gar nicht zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt ist.

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Sie dürfen den Betrag dann aber nicht als Vorsteuer geltend machen. Stellen Sie also sicher, dass Sie Mehrwertsteuer nur dann ausweisen, wenn der Empfänger der Gutschrift zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt ist. Lassen Sie sich schriftlich vom Empfänger der Gutschrift mitteilen, wie seine Steuernummer oder USt-IdNr. lautet und ob er umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer ist.

Pflichtangaben in einer Gutschrift

1. Vollständiger Name + Anschrift des Gutschrift-Empfängers (= Leistender)

Der Empfänger der Gutschrift muss eindeutig zu identifizieren sein (Name, bei natürlichen Personen auch der Vorname, Anschrift).

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Gutschrift-Empfängers

3. Ihr vollständiger Name + Anschrift (= Leistungsempfänger)

4. Ausstellungsdatum der Gutschrift

5. Belegnummer: Jede Gutschrift muss einmalig sein. Nummerieren Sie sie fortlaufend.

6. Zeitpunkt der Leistung (Monatsangabe)

7. Art und Umfang der gutgeschriebenen Leistung 

8. (Netto-)Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung 

Gegenüber einem umsatzsteuerpflichtigen Empfänger der Gutschrift nennen Sie den Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer.

Achtung: Ist der Empfänger der Gutschrift nicht umsatzsteuerpflichtig, tritt an die Stelle des Netto-Betrags der Brutto-Betrag!

9. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuersatz 

Ist der Empfänger der Gutschrift umsatzsteuerpflichtig, geben Sie den Steuersatz von derzeit 19 % an, der auf das (die) Netto-Entgelt(e) entfällt. (Abkürzung USt. oder MwSt., beides ist möglich!)

10. Auf das Netto-Entgelt entfallender Umsatzsteuer-Betrag

Ist der Empfänger der Gutschrift umsatzsteuerpflichtig, weisen Sie den Umsatzsteuer-Betrag aus, der auf das Netto-Entgelt entfällt.

Achtung: Weisen Sie gegenüber einem Kleinunternehmer unberechtigt Umsatzsteuer aus, kann Ihnen der Vorsteuerabzug versagt werden!

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