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Geschäftsidee Sortierdienst: Gut verdienen am Ablagechaos

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Von Bettina Steffen,

Sortierdienste machen endgültig Schluss mit dem Ablagechaos. Der Sortierdienst kommt - und das Chaos geht. Was bleibt, ist ein strukturiertes Ablagesystem, in dem der Kunde alle Unterlagen schnell und problemlos wiederfindet.

Zu den Aufgaben professioneller Sortierdienste gehören das Ordnen und Archivieren von privaten Unterlagen und Firmenakten wie Briefen, Rechnungen, Zeitungen, aber auch Briefmarken und Münzsammlungen.

Marktnische im Wandel: So arbeiten Sortierdienste heute

Als sich die Marktnische Sortierdienst Anfang dieses Jahrhunderts entwickelte, wussten viele Leute nicht, was ein Sortierdienst überhaupt ist, und nur wenige Unternehmer waren in diesem Bereich tätig.

Heute haben sich die Aufgaben dieser Spezial-Dienstleister weiterentwickelt. Die Sortierdienst-Anbieter sind heute Büromanager. Das Aufräumen steht jedoch oft am Anfang eines Rundum-Angebots für Büros. So kombinieren Sortierdienste das reine Sortieren mit verschiedenen Zusatzangeboten, beispielsweise Eventmanagement, Buchhaltung, Sekretariatsleistungen oder Seminare.

Auch die Zahl der Sortierdienste hat sich enorm weiterentwickelt. Der Verein für Büroorganisation und Büroordnung bestand 2001 gerade mal aus 18 Mitglieder. Aus dem Verein wurde der Berufsverband BooND e. V. für Bürodienstleister (www.boond.de). Dieser zählt heute über 100 Büroservice-Unternehmen. Sie haben alle das gleiche Ziel: Ordnung und Struktur. Aber alle setzen dabei ihre eigenen Schwerpunkte.

Hier zwei Beispiele für Spezialisierungen im Bereich Sortierdienste:

Sekretariatsleistungen für Firmen und Privatpersonen
Eine Sortierdienst-Anbieterin kombiniert das den Sortier-Service mit ihrer Kompetenz im Sekretariat. Sie managt alles, was im Büro anfällt. So kümmert sie sich um den Brief- und Zahlungsverkehr, erledigt die vorbereitende Buchhaltung, reicht Rezepte ein, organisiert Einladungen, plant Termine und fertigt Übersichten an. Diesen Service nehmen sowohl Privat- als auch Firmenkunden in Anspruch.

Beratung, Training, Seminare  für bessere Strukturen in Unternehmen
Noch ein Stück weiter haben sich diese beiden Damen vom Sortieren wegbewegt. Zwei Gründerinnen aus Bayern und aus Nordrhein-Westfalen richten ihr Angebot ausschließlich auf die Beratung von Firmenkunden aus. Die Sortierarbeit erledigen sie nur in seltenen Fällen selbst, Beratung macht den Großteil ihrer Aufträge aus.

Des weiteren bieten sie Unternehmen eine Interims-Sekretariatsbetreuung an: Hier unterstützt die Sortierdienst-Spezialistin die Sekretärin bei der Strukturierung eines Ablagesystems. Das schafft den unter stetigem Zeitdruck stehenden Sekretärinnen mehr Zeit für das Wesentliche, sie müssen sich nicht mit dem täglichen Hin- und Herräumen von Unterlagen aufhalten.

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Kritische Erfolgsfaktoren der Geschäftsidee Sortierdienst:

1. Akquise.
Bringen Sie sich ins Gespräch: Gründer eines Sortierdienstes müssen ihre zukünftigen Kunden in vielen Fällen erst von der Notwendigkeit ihrer Dienstleistung überzeugen. Interesse wecken Sie vor allem durch persönliche Kontakte  sei es auf einem Unternehmertag oder einer Handwerksmesse. Schriftliche Unterlagen wie etwa selbst gestaltete Flyer dienen eher dazu, dass sich Ihre Gesprächspartner an Ihr Angebot später erinnern.

2. Konkurrenz.
Zu den direkten Mitbewerbern von Sortierdiensten zählen Buchführungshelfer, die Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten. Außerdem bieten Büroservice Unternehmen bei Bedarf ebenfalls an, Unterlagen zu sortieren oder Ablagen zu führen. Profilieren Sie sich als Spezialist in Sachen Ordnungssysteme und überzeugen Sie durch Ihre Kompetenz.

3. Verhandlungsgeschick.
Sicheres Auftreten gegenüber Kunden und Lieferanten von Büroartikeln gehört zu den Grundvoraussetzungen erfolgreicher Sortierdienste. Wer sein Licht unter den Scheffel stellt, vergibt viele Chancen.

4. Diskretion.
Sortierdienstleister gehen mit sensiblen Unterlagen ihrer Kunden um, seien es  Liebesbriefe und Versicherungspolicen von Privatleuten oder Steuerbescheide und Lieferanten-Mahnungen ihrer Geschäftskunden. Sprechen Sie niemals über Ihre Auftraggeber. Namen von Referenzkunden dürfen Sie nur mit deren Zustimmung weitergeben. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Papiere, die Sie zum Sortieren mit nach Hause nehmen, nicht in fremde Hände gelangen können.

5. Kaufmännische Grundkenntnisse.
Beste Voraussetzungen für einen Sortierdienst bringen Gründer mit, die eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen haben beziehungsweise mit Büroarbeit vertraut sind. Wichtig ist die Kenntnis der gesetzlich geforderten Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen.

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