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Kaufmännisches Bestätigungsschreiben: So fixieren Sie mündliche Vereinbarungen sicher

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Von Astrid Engel,

Stellen Sie sich vor, Sie sind Fliesenlegermeister und verhandeln mit einem Bauherren über einen Auftrag. Sie sollen Fußbodenfliesen verlegen und einigen sich mündlich auf einen Preis von 3.000 €. Am nächsten Tag erhalten Sie einen Brief, in dem Ihnen der Bauherr die Vereinbarung vom Vortag bestätigt, Fußbodenfliesen zu einem Preis von 3.000 € einzubauen. Auch wenn Sie rein rechtlich bereits durch die mündliche Vereinbarung einen wirksamen Vertrag abgeschlossen hatten - durch ein solches kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist er nun auch beweisbar.

Anforderungen an ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Ein solches so genanntes kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist in der Praxis der einzige Fall, in dem Schweigen des Empfängers als Zustimmung gewertet wird. Vorausgesetzt, es treffen folgende Bedingungen zu:
1. Es bezieht sich inhaltlich auf vorangegangene Verhandlungen.
2. Es erfolgt zeitlich unmittelbar nach den Verhandlungen.
3. Es bestätigt den Inhalt der Verhandlungen richtig.
4. Der Empfänger ist Kaufmann oder betätigt sich in großem Umfang gewerblich.

Wenn Sie auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben nicht reagieren, haben Sie zugestimmt

Anders wäre es, wenn kaufmännisches Bestätigungsschreiben Ihre bereits getroffene Vereinbarung verändern würde. Angenommen, der Bauherr schreibt Ihnen am nächsten Tag, dass Sie nur 2.500 € für Ihre Leistung erhalten, sollten Sie dem innerhalb von ein bis zwei Tagen widersprechen. Anderenfalls muss der Bauherr damit rechnen, dass Sie seinem Schreiben zustimmen.
Dass auch immer wieder routinierte Unternehmer in die Falle „kaufmännisches Bestätigungsschreiben“ tappen, zeigt dieser Fall:
Der Investor eines Einkaufszentrums kündigte den Vertrag mit einem Auftragnehmer und wollte dann zu den gleichen Konditionen mit dessen bisherigem Subunternehmer weiterarbeiten. Mündlich war alles klar. Die schriftliche Auftragsbestätigung  des Subunternehmers enthielt dann aber andere Konditionen. Der Investor widersprach nicht und erhielt später eine wesentlich höhere Rechnung als erwartet. Er weigerte sich zu zahlen, worauf der Subunternehmer den ausstehenden Werklohn einklagte.
Nachdem das OLG Oldenburg die Klage zunächst abgewiesen hatte, gab der BGH dem Subunternehmer in seinem Urteil vom 18.07.2006 – 12 U 18/06 Recht. Von dem Investor könne erwartet werden, dass er nach kaufmännischer Sitte einem Schreiben– wenn nötig – widerspricht.
Praxis-Tipps: Prüfen Sie ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben immer unverzüglich und widersprechen Sie, wenn Ihre Vereinbarungen nicht richtig wiedergegeben wurden. Wenn Sie sich selbst eine mündliche Vereinbarung bestätigen lassen wollen, sollten Sie dennoch lieber auf Nummer sicher gehen und auf eine schriftliche Bestätigung bestehen. So haben Sie wieder einen schriftlichen Vertrag.

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