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Organigramm: Strukturen und Hierarchien in Unternehmen visualisieren

 
©Julien Eichinger | Adobe Stock

Von Redaktion Wirtschaftswissen,

Um Ordnung und Struktur in einem Unternehmen zu schaffen, kann eine Visualisierung hilfreich sein. Mit einem Organigramm kann diese Aufgabe realisiert werden. Wir zeigen Ihnen, welche Arten von Organigrammen es gibt und wo die Vor- und Nachteile der Visualisierungstechnik liegen.

Was ist ein Organigramm?

Die Bezeichnung „Organigramm“ setzt sich aus den Begriffen „Organisation“ und „Diagramm“ zusammen. Mit einem Organigramm wird somit eine Organisationsstruktur grafisch abgebildet. Von diesem Schaubild lassen sich Hierarchien, einzelne Abteilungen oder Aufgaben in einem Unternehmen übersichtlich ableiten.

Das Organigramm enthält visuelle Stilmittel wie Icons, Pfeile oder Linien, um z.B. bestimmte Beziehungen oder Abhängigkeiten hervorzuheben. Darüber hinaus kann das Schaubild mit Grafiken oder Fotos von einzelnen Mitarbeitenden ergänzt werden. Das Ziel des Organigramms besteht darin, die Rollen innerhalb eines Unternehmens zu visualisieren und zu verdeutlichen, wer wessen Vorgesetzter ist und wie die einzelnen Abteilungen aufgebaut und strukturiert sind. Mithilfe eines Organigramms lassen sich also Prozesse in Organisationen, Unternehmen, aber auch in Vereinen oder Behörden sichtbar machen und somit verbessern.

Synonyme für das Organigramm sind auch „Stellenplan“ oder „Strukturplan“.

Wie entstand das Organigramm?

Die Geschichte des Organigramms reicht ins Jahr 1855 zurück. Damals hat der Eisenbahner Daniel McCallum erstmals ein Organigramm gezeichnet. Er bildete damit die Organisationsstruktur der New York and Erie Railroad ab. Das Organigramm war damals noch bis in die 1920er-Jahre primär ein Werkzeug für Ingenieure. Erst später wurde das Schaubild auch von Unternehmensmanagern und der Wirtschaft genutzt.

Seit 1920 wurde der Begriff „Organizational Chart“ verwendet.

Heute werden Organigramme in Unternehmen jeder Branche sowie in Behörden, Vereinen oder auch Teams eingesetzt, um Strukturen zu veranschaulichen.

Wofür werden Organigramme eingesetzt?

Die Einsatzmöglichkeiten für Organigramme sind vielfältig:

  • Transparente Darstellung aller Verantwortungsbereiche in einer Organisation, einer Abteilung oder einem Unternehmen.
  • Veranschaulichung von Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen Abteilungen in einem Unternehmen.
  • Verdeutlichung, wer in einem Unternehmen Führungsaufgaben übernimmt und weisungsbefugt ist.
  • Visualisierung von Umstrukturierungen im Change Management.
  • Sichtbarmachen von möglichen Karrierewegen in einem Unternehmen.
  • Visuell unterstützte Personalplanung unter Berücksichtigung der individuellen Fähigkeiten.
  • Überblick über die Rechteverwaltung in einem IT-Netzwerk.
  • Effiziente Verteilung von Ressourcen für ein Projekt.

Was sollten Sie beachten, wenn Sie ein Organigramm erstellen?

Um ein Organigramm effektiv zu nutzen, sollten Sie im Vorfeld folgende Fragen für sich beantworten.

  1. Was soll genau dargestellt werden?
  2. Wie umfassend soll die Struktur wiedergegeben werden?
  3. Welche Informationen und Daten benötigen Sie für die Erstellung?
  4. Welches Tool soll für die Aufstellung eines Organigramms genutzt werden?
  5. Mit welchen Symbolen soll gearbeitet werden, um Strukturen und Beziehungen darzustellen?

Sind alle Vorüberlegungen abgeschlossen, können Sie mit dem Erstellen starten.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen. Wir zeigen Ihnen die geläufigsten Formen.

Hierarchische Organigramme

Diese Variante von Organigrammen wird am meisten genutzt. Dabei wird eine Struktur abgebildet, meist hierarchisch von oben nach unten absteigend. Je weiter unten sich eine Person bzw. eine Abteilung befindet, desto geringer ist die Verantwortung, die respektive Autorität oder die Weisungsbefugnis. Hierarchische Organigramme ähneln optisch dem Aufbau einer Pyramide.

Der große Vorteil des hierarchischen Organigramms ist die klar ersichtliche Organisationsstruktur mit Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation. Diese „Top-Down“-Liste hat jedoch einen Nachteil, denn sie bietet kaum eine Möglichkeit, Positionen flexibel anzuordnen. Wird außerdem mit vielen Ebenen gearbeitet, kann die hierarchische Darstellung schnell unübersichtlich werden.

Flaches Organigramm

Flache Organigramme haben in der Regel maximal zwei Hierarchieebenen. Auf diese Weise lassen sich z.B. flache Hierarchien in Unternehmen oder einer Abteilung abbilden.

Das Organigramm bietet sich somit an, um die Beziehungen zwischen der Führungsebene und der Mitarbeiterschaft zu visualisieren. Für größere Unternehmen bietet diese Form des Organigramms zu wenige Zwischenebenen.

Matrix-Organigramm

Gibt es in einem Unternehmen für Mitarbeitende mehr als eine vorgesetzte Person, bietet sich das Matrix-Organigramm an. Denkbar ist z.B. eine Organisationsstruktur mit Projektmanagern, die an mehreren Projekten mitarbeiten, wie es im agilen Projektmanagement häufiger vorkommen kann.

Nachteilig an dieser Organisationsform ist, dass manche Mitarbeitende mehreren Führungskräften unterstehen und auf diese Weise mögliche Interessenkonflikte entstehen können.

Wie erstellen Sie ein Organigramm?

Wir stellen Ihnen vier Praxistipps zum Erstellen eines Organigramms dar.

  1. Teilen Sie Ihr Organigramm von Beginn an in übersichtliche Einheiten. So bleibt das gesamte Schaubild übersichtlicher und die jeweiligen Beziehungen zwischen Abteilungen und Führungskräften werden klarer ersichtlich. Verwenden Sie z.B. Einheiten wie „Abteilung“, „Team“, „Projekt“ oder „Standort“.
  2. Ergänzen Sie Details zu einzelnen Personen oder Abteilungen. So verdeutlichen Sie deren Positionen und Rollen nochmals.
  3. Verwenden Sie bestimmte Farben und Formen, um Bereiche hervorzuheben oder unterscheidbarer zu machen.
  4. Versuchen Sie das Organigramm so anzulegen, dass es sich leicht ergänzen oder ändern lässt. Dann müssen Sie bei Anpassungen nicht noch einmal ganz von vorn anfangen.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Organigramms?

Vorteile

  • Durch grafische Aufbereitung leicht verständlich.
  • Einfach zu erstellen.
  • Sorgt für mehr Struktur im Unternehmen oder einer Organisation.
  • Erhöht die Transparenz bei Verantwortlichkeiten und der Kommunikation.

Nachteile

  • Darstellung kann sehr vereinfacht sein und wird komplexen Strukturen nicht gerecht.
  • Kann schnell an Aktualität verlieren und ist so nicht mehr aussagekräftig.
  • Keine standardisierte Darstellungsform.
  • Kann schnell unübersichtlich werden.
  • Geben keine Anhaltspunkte zu Führungsstil oder Corporate Identity.

Fazit: Organigramme sind schnell erstellbar, gehen aber nicht in die Tiefe

Um die Organisationsstruktur, Verantwortlichkeiten und Rollen innerhalb einer Organisation, eines Betriebs, einer Abteilung oder eines Unternehmens schnell und einfach zu visualisieren, bieten sich Organigramme hervorragend an. Allerdings stoßen sie bei komplexeren Strukturen an ihre Grenzen. Dann können die Schaubilder schnell unübersichtlich werden. Beim Erstellen von Organigrammen gilt es deshalb, immer die Waage zwischen Übersichtlichkeit und Vollständigkeit zu halten.

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