Konsignationslager: Geld-Spar-Tipps für Logistiker

Bevor Sie nämlich den Schritt zum Konsignationslager tun, müssen Sie sich über eine Tatsache im Klaren sein: Ohne die Mitarbeit Ihrer Lieferanten geht nichts. Und die werden zunächst von Ihrem Ansinnen gar nicht begeistert sein, denn diese Art des Materialflusses bedeutet für sie mehr Arbeit und spätere Zahlungseingänge.

Doch lassen Sie sich von solchen Bedenken nicht allzu sehr irritieren: Wenn Ihre Lieferanten nämlich an einer weiteren Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen interessiert sind, wird ihnen nichts anderes übrig bleiben, als mitzuspielen.

Tipp: Ein wichtiges Argument für Konsignationslager sollten Sie bei den Gesprächen mit Ihrem Lieferanten immer wieder anbringen: Durch so ein Lager wird die Zusammenarbeit zwischen ihm und Ihnen wesentlich enger. Ein Wechsel des Lieferanten wird damit schwieriger, und so wird die Zusammenarbeit für alle Partner sicherer und berechenbarer.

Doch damit der Wechsel zum Konsignationslager auch reibungslos klappt und Sie sowie auch Ihre Lieferanten hiervon nachhaltig profitieren können, sollten Sie unsere 15-Punkte-Liste akribisch abarbeiten:

1. Prüfen Sie bereits im Vorfeld, ob sich ein Konsignationslager überhaupt umsetzen lässt. Dabei sollten Sie auch einen Wirtschaftsprüfer beziehungsweise den Chef Ihrer Buchhaltung mit einbinden. Wenn Sie das nicht tun, sind Schwierigkeiten beim Jahresabschluss und bei der Inventur programmiert.
2. Machen Sie sich Gedanken, wer die Materialdisposition und auch das Auffüllen der Lager in Zukunft übernehmen soll. Soll beispielsweise der Lieferant sich um den Lagerbestand kümmern und dafür sorgen, dass der Lagerbestand sich immer innerhalb der vorgesehenen Grenzen bewegt, oder sollen diese Aufgaben von eigenen Mitarbeitern erledigt werden? Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass dies Ihr Lieferant übernehmen soll, müssen Sie mit ihm zusammen prüfen, ob er dazu überhaupt in der Lage ist. Achtung: Bedenken Sie, dass Sie sich mit der Übergabe dieser Funktionen sehr eng an den Lieferanten binden und absolutes Vertrauen in seine Leistungsfähigkeit haben müssen.
3. Prüfen Sie genau, bei welchen Warengruppen sich ein Konsignationslager für Sie lohnt. Als Faustregel sollten Sie immer bedenken, dass der Kapitalbindungseffekt bei Teilen, die einen eher geringen Wert haben sowie häufig und in großer Stückzahl entnommen werden, oft gering ist.
4. Legen Sie zusammen mit Ihren Lieferanten genau fest, wann der Gefahren- und Eigentumsübergang stattfindet. Dabei sollten Sie bedenken, dass Ihr Lieferant Teile und Waren, die sich in Ihrem Haus befinden, nur noch schwerlich vor Gefahren schützen kann. Wünscht er also einen Gefahrenübergang bei Anlieferung, erweisen Sie sich als fairer Partner. Dafür sollten Sie sich in Sachen Eigentumsübergang sichern, dass dieser erst bei der Entnahme aus dem Lager stattfindet.
5. Legen Sie genau fest, wann und wie die Wareneingangsprüfung stattfinden soll. Grundsätzlich ist es eine gute Idee, sie direkt nach der Warenanlieferung vorzunehmen.
6. Bedenken Sie, dass nach der Wareneingangsprüfung Sie und Ihre Mitarbeiter die Verantwortung für eventuelle Bestandsdifferenzen übernehmen. Nur wenn ein Lieferant auch die Warenausgabe managt und Ihre Mitarbeiter nicht selbst direkt auf die Teile zugreifen können, liegt die Verantwortung für etwaige Differenzen beim Lieferanten.
7. Ein sehr wichtiger Punkt ist auch die Klärung von Garantie- beziehungsweise Gewährleistungsfragen. Hier sollten Sie darauf bestehen, dass die Fristen dafür frühestens ab dem Zeitpunkt des Eigentumsübergangs zu laufen beginnen. Oft können Sie mit harten Verhandlungen sogar durchsetzen, dass die Fristen erst dann anfangen zu laufen, wenn das Teil bei Ihrem Kunden in Betrieb genommen wird. Das ist aber ein recht komplexes Thema, bei dem Sie und auch Ihr Lieferant sich jeden Teileweg und eventuell auch den Produktions- bzw. Inbetriebnahmevorgang genau ansehen müssen. Auch hier gilt: Für häufig geforderte und eher preiswerte Teile lohnt sich ein Garantie- bzw. Gewährleistungsanlauf, der erst bei Inbetriebnahme stattfindet, eher weniger.
8. Legen Sie zusammen mit Ihrem Lieferanten genau fest, wie die Bestandsinformationen zum Lieferanten gelangen sollen. Die einfachste Methode ist dabei die regelmäßige Meldung. In Einzelfällen kann es aber auch sinnvoll sein, einem Lieferanten einen beschränkten Zugriff auf Ihr Warenwirtschaftssystem einzuräumen. Als Faustregel gilt hier: Bei eher selten abgenommenen und teureren Teilen genügt die regelmäßige Meldung, bei besonders kritischen Teilen oder Massenteilen kann eine permanente Meldung über Ihr Warenwirtschaftssystem die bessere Lösung sein.
9.  Klären Sie in jedem Fall auch, wie mit Rücklieferungen ins Konsignationslager verfahren wird. Solche Rücklieferungen bedingen nämlich immer Änderungen beim Bestand und bei den Eigentümerverhältnissen. Diese Dinge sollten Sie gerade bei teuren Teilen eindeutig festlegen. Wenn Sie das nicht machen, kommt nämlich die Kapitalbindung, die Sie eigentlich verbessern wollten, schleichend wieder!
10. Denken Sie auch an Dinge wie Preiserhöhungen oder Lagerbestands-Bewertungen. Hier sollten Sie genau vereinbaren, wann diese durchgeführt werden können bzw. müssen. Wenn Sie hier nicht sauber definieren, ist Ihnen spätestens bei der Inventur oder beim Jahresabschluss jede Menge Ärger sicher.
11. In der Logistik und auch in der Produktion ist immer alles im Fluss. Da kann es schon einmal vorkommen, dass Ihr Unternehmen Waren oder Anlagen nicht mehr anbieten und produzieren will. Hier sollten Sie mit Ihrem Lieferanten genau definieren, was mit eventuell nicht mehr benötigten Teilen oder Komponenten im Konsignationslager geschieht.
    Legen Sie also für solche Fälle vertraglich fest, wie es um die Rückgabemöglichkeit nicht mehr benötigter Waren bestellt ist. Handelt es sich um Standard- oder Katalogware, sollte dies kein Problem darstellen. Werden Teile oder Komponenten von Ihrem Lieferanten exklusiv für Sie hergestellt, sieht die Sache schon anders aus.
    Seien Sie hier fair und verlangen Sie nicht, dass die Teile kostenfrei zurückgegeben werden können. Im Prinzip sollte das auch kein Problem sein, wenn Sie Ihr Produktportfolio mittelfristig planen. Lässt sich absehen, dass ein solches Teil in Zukunft nicht mehr oder nur noch selten gebraucht wird, passen Sie die Disposition entsprechend an. Und bestellen nur noch kleinere Mengen.
    Tipp: Je individueller und komplizierter diese Teile sind, umso kleiner sollte die Bestellmenge sein.
12. Schauen Sie sich vor dem Schritt zum Konsignationslager immer genau an, ob Sie identische Teile von verschiedenen Lieferanten beziehen. Ist das der Fall, müssen Sie absolut sicherstellen, dass die Bestände genau auseinandergehalten werden. Das kann sich als recht knifflige Angelegenheit erweisen, insbesondere dann, wenn es sich um Standardteile handelt, die in großen Mengen angeliefert werden.
    Denn hier muss genau festgelegt sein, wann welche Teile von welchen Lieferanten in die Produktion kommen. Nur so gehen Sie Rechnungstellungs- und auch Inventurproblemen sicher aus dem Weg.
13. Denken Sie ganz am Anfang einer Lieferantenbeziehung auch schon an deren Ende. Wenn Sie nämlich bei den Kündigungsmodalitäten unsauber arbeiten, sind nicht nur Ärger, sondern eventuell auch schwer wiegende Produktionsprobleme zu erwarten. Legen Sie deshalb vertraglich genau fest, wann und wie ordentliche Kündigungen von beiden Seiten erfolgen können.
    Denken Sie dabei auch immer an außerordentliche Kündigungen und legen Sie die Bedingungen für diese harte Kündigungsart genau fest. Wenn Sie das nicht tun, riskieren Sie finanzielle und – was noch schlimmer ist – produktionstechnische Probleme. Hier hat es schon Fälle gegeben, bei denen Unternehmen wichtige Kunden verloren haben, weil sie wegen stockender Materialversorgung nicht produzieren und liefern konnten.
14. Legen Sie bei den Kündigungsmodalitäten auch explizit fest, was mit den vorhandenen Lagerbeständen geschehen soll. Werden sie vom Lieferanten zurückgenommen, oder sind Sie verpflichtet, diese noch abzunehmen? Denken Sie hier immer daran, dass die kontinuierliche Produktion das oberste Gebot ist.
    Sehen Sie deshalb bei einer Kündigung vertraglich eine Übergangszeit vor, wie lange der Lieferant noch liefern muss. Dehnen Sie diese Zeit aber nicht unnötig aus, denn ein gekündigter Lieferant wird auch bei einer vertraglichen Lieferverpflichtung sicher nicht mehr so sorgfältig arbeiten wie bisher.
15.  Klären Sie unbedingt auch die Frage, in welchen Fällen und in welchem Umfang ein Lieferant Waren oder Teile wieder aus dem Konsignationslager entnehmen kann, um beispielsweise andere Kunden damit zu beliefern. Legen Sie deshalb für jede Warengruppe genau fest, wie hoch der Mindestbestand ständig sein muss.
    Wichtig ist bei einer Warenentnahme durch den Lieferanten auch, wie dieser Vorgang rechnungstechnisch gehandhabt wird. Dabei sollten Sie sich ansehen, wann der Eigentumsübergang stattfindet. Diesen können Sie ja für einzelne Warengruppen durchaus verschieden definiert haben.
    Wenn Sie das übersehen, ist spätestens dann Ärger und Streit programmiert, wenn die Rechnung geprüft wird. Schlimmstenfalls bezahlen Sie Waren und Teile, die Ihr Mitbewerber an seine Kunden verkauft hat.

    Fazit: Wenn Sie diese Punkte für alle Waren, Teile und Komponenten akribisch abgearbeitet haben, werden Sie sich freuen können, dass der Materialfluss genauso gut – oder gar besser – funktioniert und Sie obendrein noch jede Menge Geld sparen.

    Tipp: Es geistern immer wieder so genannte Kennziffern durch die Gegend, die zeigen, wie viel Prozent der Warenumsatzmenge durch die Einführung eines Konsignationslagers gespart werden konnten.
    Liegen Ihre Werte unter diesen „Kennziffern“, sollten Sie sich keine grauen Haare wachsen lassen, wenn das Vergleichsunternehmen nicht genauso wie Ihr Betrieb aussieht. Hierbei werden nämlich oft Äpfel mit Birnen verglichen. Und Hand aufs Herz: Welche Unternehmen sind denn absolut vergleichbar?