Rechtskataster – als Logistikunternehmen Ihre Rechtspflichten systematisch erfassen

Welche Rechtspflichten müssen Sie in Ihrem Unternehmen beachten?

Diese am Anfang stehende Frage ist ohne Zweifel wie wichtigste. Zahlreiche Verantwortliche in klein- und mittelständischen Transportunternehmen sind sich mit Sicherheit nicht dessen bewusst, wie viel verschiedene Rechtsvorschriften (nationale und EU-Vorschiften) sie im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit zu beachten haben.

Viele Ihrer Rechtspflichten benötigen Sie unmittelbar, um Genehmigungen und Erlaubnisse (EU-Gemeinschaftslizenz, Ausnahmegenehmigungen usw.) zu bekommen. Andere spielen eine Rolle bei der Frage der straf- oder bußgeldrechtlichen Verantwortlichkeit bei Verstößen. Hier den Überblick zu behalten ist schwer.

Praxistipp: Wir empfehlen Ihnen, die Rechtspflichten unterschiedlicher Rechtsbereiche, aber auch unterschiedlicher Ebenen von Rechtspflichten getrennt voneinander zu erfassen. Das betrifft vor allem die für Ihr Unternehmen wichtigen Bereiche wie Straßenverkehrsrecht, Umwelt-, Arbeitsschutz und -sicherheit, IT-Sicherheit und Datenschutz einerseits und weitere Rechtsbereiche andererseits.

Um die besondere Bedeutung von Rechtsvorschriften hervorzuheben, die für die Genehmigungen Ihres Unternehmens relevant sind, sollten diese gesondert dargestellt werden. Hierzu gehören vor allem das GüKG GBZUGV und die VO (EG) 1071.

In welcher Form listen Sie Ihre Rechtspflichten am besten auf?

Eine einfache Excel-Tabelle reicht, um die einschlägigen Rechtspflichten aufzuführen, die Verantwortlichen für die Einhaltung der Pflichten zu benennen und die Pflichten den entsprechenden Geschäftsbereichen zuzuordnen. Mit aufgeführt werden auch die Quelle und das Datum der letzten Überprüfung der Liste. Gesetze und Rechtsverordnungen ändern sich immer wieder – das müssen Sie unbedingt beachten.

In der systematischen Aufstellung der Rechtspflichten kommt der Zuordnung der Verantwortlichkeiten eine ganz besondere Bedeutung zu. Nicht nur, dass die Geschäftsleitung Verantwortlichkeiten wirksam delegieren muss, sie muss auch dafür sorgen, dass nicht nur die verantwortlichen, sondern alle Mitarbeiter von den für ihre Tätigkeit relevanten Pflichten und dazugehörigen Verantwortlichkeiten Kenntnis erlangen.

Die Information sowohl der Verantwortlichen wie auch der anderen Mitarbeiter kann per Aushang, individuelle Mitteilungen oder durch Zugriff auf das unternehmensinterne Intranet erfolgen.

Praxistipp: Beachten Sie, dass die Maßnahmen, die der Einhaltung von Rechtspflichten dienen, schriftlich dokumentiert werden müssen. Je höher die Dokumentationsdichte zur Rechtskonformität ist, desto höher ist die Gerichtsfestigkeit des Unternehmens zu bewerten.

Sofern die verantwortlichen Mitarbeiter Kenntnis vom Inhalt der Pflichten und dem Zugriff auf die Datenquelle haben, kann dies für kleine und mittlere Unternehmen bereits den (Mindest-)Bedarf abdecken. Dies setzt selbstverständlich die Vollständigkeit und ständige Korrektheit der Tabelle voraus.

Auf welche Rechtsquellen können Sie in Ihrem Rechtskataster verweisen?

Nahezu alle für Ihr Unternehmen relevanten Gesetze und Rechtsverordnungen können Sie in stets aktueller Fassung unter https://www.gesetze-im-internet.de nachlesen.

Wie halten Sie Ihre Rechtspflichten fortlaufend auf dem neuesten Stand?

Gerade in einem kleinen und mittleren Unternehmen, für das Sie verantwortlich sind, wird üblicherweise keine „juristische Abteilung“ vorgehalten. Deshalb stellt sich für Sie irgendwann die Frage, wer und wie kann das eingeführte Rechtskataster aktualisiert und bei Bedarf erweitert werden. Das Problem für Ihr Unternehmen liegt darin, dass dies parallel zum laufenden Geschäftsbetrieb erfolgen muss. Bei größeren Logistikunternehmen gibt es in der Regel Mitarbeiter, deren Aufgaben- und Verantwortungsbereich genau diese Tätigkeit umfasst: die Kontrolle der Einhaltung der Vorschriften, die Aktualisierung der Rechtspflichten und Verantwortlichkeiten sowie die erforderliche Fortbildung der zuständigen Mitarbeiter.

In Ihrem kleinen und mittleren Unternehmen wird diese Tätigkeit zum Teil von Ihnen im Rahmen Ihrer Geschäftsführung selbst oder von Mitarbeitern übernommen, deren eigentliche Aufgaben im operativen Bereich liegen.

Da Sie als Unternehmer zu einem rechtskonformen Betrieb verpflichtet sind, besteht für Sie auch die Verpflichtung, Fortbildungen und Qualifizierungen zu gewährleisten, die durch neue Rechtspflichten und gegebenenfalls die damit verbundenen technischen Änderungen erforderlich werden.